¿Cuáles son las
responsabilidades y acuerdos que se establecen en un contrato de eventos?
¿Cuáles son los
términos claves de un contrato de eventos?
Los contratos de eventos
El
contrato es la documentación de la relación entre el evento y varios stakeholders; es un acuerdo que
establece las responsabilidades entre dos o más partes y es jurídicamente
vinculante. Todas las partes interesadas o stakeholders entienden la necesidad
de tener un contrato formal y dejar por escrito todos los acuerdos de la
negociación, con el fin de protegerse contra posibles problemas que pudieran
sobrevenirse en el futuro.
185-30_0706_ilu01.
Relación entre las partes involucradas y el contrato
Ley contractual
La
preparación y ejecución del contrato son partes vitales del rol de la gestión
de eventos, por lo que es importante que los productores y administradores de
eventos comprendan los términos claves utilizados en ellos. Los términos claves
de un contrato de eventos se definen como:
Partes: los nombres de las partes
involucradas deben definirse claramente.
Oferta: la oferta es el servicio o producto
licitado por una parte a otra, incluyendo servicios de consultoría, productos,
entretenimiento, servicios para shows musicales en vivo, acuerdos de patrocinio
y así sucesivamente.
Consideración: la cláusula de consideración define
lo que una parte proporcionará el otro al aceptar una oferta. Esto suele ser
dinero o derechos.
Aceptación: cuando ambas partes aceptan una
oferta, ejecutan o firman el acuerdo, confirmando que entienden y convienen
cumplir con sus términos y condiciones.
185-30_0706_ilu02.
Términos claves de un contrato
Un
contrato se compone de dos partes principales: los términos y condiciones, y
las cláusulas. Los términos y condiciones se consideran esenciales para el
contrato. Las cláusulas comprenden la parte fija del contrato. Definen y
expanden los términos y condiciones, entre ellas encontramos las cláusulas de
Cancelación, fuerza mayor, facturación, seguro, indemnización y por último las
cláusulas de responsabilidad, las cuales son de suma importancia para los
eventos.
Estos
aspectos intrínsecos en el contrato son útiles como fondo para el evento, algunos
contratos son vitales para la producción y entrega exitosa del show y requieren
una consideración especial.
Los contratos del venue
El
contrato del venue es uno de los
contratos más complejos. Contiene muchas cláusulas específicas y, cuando se
trata de estos acuerdos, una serie de aspectos deben tomarse en consideración. Estas
cláusulas son normalmente vinculantes legalmente. Pueden resumirse de la
siguiente manera:
Cláusulas de cancelación: incluyen los detalles de los
reembolsos disponibles y los costos pagaderos en caso de cancelación por
cualquiera de las partes.
Condiciones de pago: incluyen detalles de depósito y
calendarios de pago. Detalles completos de los costos y el gasto estimado del
evento en el venue. Igualmente incluye costos proyectados del rider del
artista, por ejemplo, alimentos y bebidas, alquiler de habitaciones, muebles y
ropa de cama, propinas y cargos por servicio, impuestos, cargos de ajuste,
entre otros.
Cláusula de no asistencia, establece el gasto mínimo de
alimentos y bebidas si el artista no asiste, se requerirá que el organizador
del evento pague estos gastos. Si el lugar es un hotel, y el contrato incluye
reservas de habitaciones, se debe establecer en la cláusula, el número mínimo
de habitaciones que deben ser pagadas, incluso si no están ocupadas.
Cláusulas de provisión de personal y
seguridad, incluye
tasas de horas extras y número de personal requerido.
Cláusulas de daños en el venue, incluye indemnización, seguro, problemas de
responsabilidad, licencias y permisos.
