¿Para qué es necesario contar con un coordinador de presupuesto?

Published On Mar-09-2017

Transcripción

El coordinador del proceso de confección y seguimiento del presupuesto permite la comunicación entre la dirección general de la organización y los diferentes responsables. Además, debe explicar a los responsables el proceso presupuestario correspondiente.

Entre algunas de las principales funciones del coordinador del presupuesto, encontramos:

• Debe guiar a los diferentes responsables del presupuesto, durante las etapas de planeación, confección y aplicación de la herramienta presupuestaria. Igualmente, según su criterio, puede emitir recomendaciones fundamentadas en las valoraciones hechas durante el seguimiento del proceso.

• Debe conocer y entender el contenido de la estrategia para que, en el momento de realizar la transmisión de la información a los responsables, esta pueda ser comprendida de forma correcta.

• Debe asegurarse de que los objetivos estratégicos estén presentes en el presupuesto, para así realizar las mediciones de cumplimiento de estos.

• El funcionamiento óptimo del presupuesto está ligado a la aplicación de metodologías y de procedimientos de trabajo. Por lo tanto, diseñar y realizar las tareas necesarias para determinar estos dos aspectos es responsabilidad del coordinador.

• Debe realizar la coordinación de las sesiones o reuniones de personal necesarias, con la finalidad de desarrollar y plantear el presupuesto. Además, debe emitir el soporte y la documentación necesaria.

• Como parte del proceso, es requerido que el coordinador del presupuesto extraiga los informes resultantes de los procesos de confección, aplicación y control del presupuesto.

• Es importante que el coordinador del presupuesto logre la cohesión de los presupuestos resultantes. Como ya habíamos analizado durante el curso, puede que el presupuesto total esté conformado por otros presupuestos específicos, por lo que, lograr la integración de estos, es vital para realizar los procesos de control respectivos.

• Es el responsable de realizar la supervisión general del presupuesto, por lo tanto, es esencial que determine las herramientas adecuadas para la aplicación y control de este. Además, debe confeccionar los informes correspondientes, para que las desviaciones puedan ser analizadas, esto último, con el fin de determinar su influencia sobre los resultados del presupuesto.

• Para efectuar procesos de comunicación y retroalimentación a los responsables, debe utilizar todos los medios suficientes para acceder a la información del presupuesto, definir las desviaciones, sistemas de análisis, fiabilidad, plazos de entrega, seguridad y calidad. El resultado de conocer estos datos es la generación de un sistema simplificado de información.

• En caso de que se cuente con herramientas informáticas para la confección y seguimiento del presupuesto, el coordinador debe ser capaz de conocerlas y entenderlas bien, para manejar una base de datos fiable e íntegra.

• Debe desarrollar un calendario que le permita generar revisiones y reuniones periódicas de seguimiento, así como de control del presupuesto. Esta agenda varía dependiendo del tipo de organización y de sus actividades actuales.

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