¿Qué es exactamente una propuesta en el negocio de producción de eventos?

¿De qué forma desarrollamos una propuesta que impacte a los clientes y los motive a otorgarnos su visto bueno y contratación final?

¿Cómo podemos usar la tecnología en una propuesta a fin de ganar el negocio?             

Una propuesta es un matrimonio de ideas creativas que se genera luego de tener una clara comprensión de los requerimientos del cliente, además el productor debe conocer el alcance de los recursos que cuenta para realizarla. Es el momento donde el productor unifica y da forma a lo que podría llegar a ser el evento esperado por el cliente.

El productor redacta la propuesta en base a la gestión inicial de conceptualización del evento y del resultado de las negociaciones realizadas con los distintos proveedores de todos los servicios necesarios para el montaje.

Una propuesta ganadora cubre todas las áreas:

• Es creativa y coincide con la visión y los objetivos del cliente
• Es única en su presentación
• Es oportuna
• Y se ajusta al presupuesto del cliente

Podemos unificar estos aspectos en términos de: contenido, formato y uso de la tecnología

Contenido

El contenido es la parte fundamental de la propuesta escrita, incluye descripciones detalladas y precios de todos los servicios y productos que el cliente requiere para el evento. El factor clave en este punto es el entendimiento o la comprensión, ya que sin ello la visión del productor nunca coincidirá con la del cliente y ese debe ser el objetivo en una propuesta.

Los componentes principales del contenido son:

Antecedentes de la empresa: Se construye, incluyendo una breve historia de la empresa y una biografía del propietario a fin de establecer la credibilidad. Por ejemplo, tiempo de la empresa en la industria, referencias de clientes con sus respectivos contactos actualizados, premios en la industria y credenciales o certificaciones del productor.

Descripción de los servicios y productos a proporcionar:  Algunos de ellos son:

• En primer lugar, la descripción creativa del programa de entretenimiento con biografías breves de los intérpretes.
• Igualmente, la descripción creativa de la decoración
• Debe incluir también, una breve descripción y listados del sistema de audio, asimismo, del sistema de iluminación y sus componentes
• De igual forma, breve descripción y lista de cualquier equipo de presentación visual y su objetivo
• Descripciones y listas de otros servicios como efectos especiales, puesta en escena, carpas, cercas y manejo de desechos si son responsabilidad del productor
• Por último, descripción y listado de servicios, incluyendo sus costos estimados, de servicios no proporcionados por el productor, pero necesarios para la producción del evento, con responsabilidad de contratación y pago directo por parte del cliente. Por ejemplo: aparejos, seguros, conexiones de energía eléctrica, plantas eléctricas, calefacción o aire acondicionado, permisos, licencias, salas verdes y alimentación del personal

El lenguaje utilizado en la propuesta debe ser imaginativo y descriptivo, sin llegar a ser abrumador. El objetivo es que el cliente se forme una imagen mental de lo que va a contratar. Todo lo escrito debe ser perfecto en cuanto a la gramática y a su ortografía. Conceptos simples, concretos y muy claros, se inicia con una descripción general de cada servicio para crear expectativa en el cliente y luego atomizarlo hasta los componentes individuales, con párrafos descriptivos para cada componente principal.

Gráficos: Hoy en día para ganar negocios es esencial incluir imágenes en la propuesta. Su objetivo es formar en el cliente una imagen mental precisa de los servicios de la empresa y ayudan a justificar su costo. Estas fotos pueden ser:

• Fotos reales de la producción de eventos pasados similares a la de la propuesta
• También pueden ser fotos de otros eventos, siempre y cuando otorguen crédito a la empresa
• De igual forma se pueden incluir bocetos de un diseñador
• O incluso, cortos videos en CD o publicados en un sitio web

Estas fotos o videos deben ser proporcionados en la mejor calidad posible, a fin de que el cliente detalle claramente cada uno de los elementos propuestos.

Presupuesto: El presupuesto por lo general es lo que más le interesa al cliente, aunque no siempre, ya que es posible que evalúe otros aspectos con el mismo valor que este. Un presupuesto no debe estar oculto sino a la vista de manera sencilla y dividida en tantos componentes pequeños como sea posible. Se recomienda presentarlo en un formato tipo lista de compras, ya que permite al cliente escoger lo que desea. Para ello, usamos precios separados por cada artículo que se describe.

Los recargos, manos de obra y tarifas de alquiler o compra, deben ser incluidos para cada artículo, así como cualquier impuesto aplicable, esto evita sorpresas para el cliente en el resultado final. Es importante que el productor esté bien informado y describa las características específicas de cada elemento en el presupuesto.

Formato:

El formato se refiere a cómo verá el cliente la propuesta físicamente. Podemos ver a continuación algunas consideraciones al respecto:

• Fuente: La fuente estándar para las propuestas de eventos es Time New Roman 12 puntos, aunque también puede usarse Arial 12 puntos. Hay versiones con estilos de fuente únicas, lo importante es que sea legible y no menor a 12 puntos
• Tamaño y diseño: Si la propuesta se va a hacer por escrito, es importante evaluar si se debe aplicar el tamaño estándar: 8 ½ x 11 pulg. O si es preferible, de acuerdo a la demanda del cliente un estilo más cuadrado tipo 8 x 8 pulg. Igualmente si se entrega en papel blanco estándar, o en un papel de color, o en un papel especial brillante o mate. Considere convertir los archivos a PDF para una impresión más fácil. Para propuestas muy largas, se recomienda dividir la información e incluir una tabla de contenidos con pestañas para facilitar su uso por parte del cliente
• Cubierta y encuadernación: Evaluemos si la propuesta será una compilación suelta de documentos y fotos o encuadernada en un solo tomo. Igualmente el tipo de encuadernación: espiral, cerlox, pegado, carpeta de anillos o alguna idea innovadora. Tomemos en consideración si la portada será la imagen corporativa del productor o algo totalmente diferente
• Unicidad: El formato de la propuesta en manos del cliente debe tener la cualidad de ser única, irrepetible, que marque precedente, que motive al cliente a revisarla, leerla y tomarla en cuenta para ser candidata a la mejor propuesta. No obstante, hay que tener cuidado con una creatividad exagerada, ya que puede ser contraproducente si ofertamos en empresas conservadoras. Es importante mantener un equilibrio

Uso de la tecnología

El el mundo de los negocios de hoy, y especialmente en eventos especiales donde se espera que la tecnología se mantenga al día con las tendencias, esta puede ser una ventaja si se usa en la propuesta. Existen algunas consideraciones potencialmente costosas:

• Cantidad de esfuerzo: Algunas tecnologías conllevan mucho esfuerzo de tiempo y dinero, por ello esto debe ser proporcional al valor del contrato y a las posibilidades reales de ganar el contrato. Muchos ofertantes para un contrato, o contratos de bajo valor no justifica inversión de tiempo y dinero en la preparación de sofisticadas presentaciónes tecnológicas
• CADD: Un dibujo con la tecnología CADD, es esencial para garantizar una presentación real, a todo color, tridimensional del escenario y de todas las áreas del venue. Es una presentación extremadamente impresionante, la cual requiere de mucha inversión de tiempo, por lo que el productor debe evaluar, medir y calcular la relación costo-valor de su uso para la presentación
• CDs y DVDs: A través de programas muy sencillos de manejar, por ejemplo PowerPoint, se pueden lograr excelentes vídeos corporativos con gráficos, sonido y estadísticas incorporadas, para ser utilizados en la presentación, estos pueden ser entregados personalmente en un CD o DVD, vía correo o en una presentación en vivo con una laptop y si está disponible, con un videobeam
• Gráficos y fotos: El productor puede hacer una compilación de fotos, gráficos y logotipos de clientes, de eventos realizados con éxito en el pasado y ser entregados en una presentación de PowerPoint
• Uso de internet: Productores astutos publican propuestas en sus sitios web para que sus clientes puedan verlo en cualquier momento mediante una contraseña para el acceso de clientes. Es importante mantenerlo actualizado y enriquecer cada vez más su contenido con vídeos, fotos, entrevistas, noticias, agenda de eventos. De esta manera se puede ahorrar considerablemente la inversión de tiempo y dinero en la creación de una propuesta única que debe incorporar estos elementos

Entregar al cliente una propuesta ganadora

Por último, pero no menos importante, es decidir la mejor forma de entregar, presentar y hacer seguimiento a la propuesta una vez que la reciba el cliente. A continuación las opciones más comunes:

• Courier o correo electrónico: La entrega física a través de un courier es muy eficaz ya que garantiza que el cliente tenga en sus manos la propuesta a tiempo, además, si esta tiene un embalaje especial o un diseño innovador, es la forma más apropiada de entrega. El correo electrónico es eficiente, aunque no permite mostrar al cliente el alcance completo de la creatividad del productor, sin embargo, permite adjuntar archivos de fotos, vídeos, entre otros

• Presentación en vivo: Su objetivo es atraer y animar a todos los asistentes por parte del cliente estimulando todos sus sentidos, a fin de mostrarles la visión del productor para el evento:

Su uso aumenta la probabilidad de ganar el negocio

El productor tiene mayor tiempo de conversación para conocer mejor al cliente

Es la oportunidad de llevar muestras de telas, sillas, decoración, sonido, incluso una degustación en caso que el catering esté dentro de los servicios de la propuesta

Considerar llevar regalos para los asistentes, alusivos al evento o a la empresa de producción 

• Tiempo y seguimiento: La propuesta debe estar a tiempo en las manos del cliente en el día indicado de entrega, en caso de no poder cumplir es muy importante notificar al cliente con antelación. Una vez entregada, se debe realizar el seguimiento sistemático, más no abrumador, mediante correos electrónicos, llamadas telefónicas a fin de verificar el progreso y confirmar si el cliente necesita alguna información adicional.