Elementos que conforman un sistema de control interno (parte I)

Published On Mar-10-2017

Transcripción

Los elementos que conforman un sistema de control interno son los siguientes:

1. Plan de organización:

Sabemos que existe una serie compleja de definiciones para el concepto de organización. Sin embargo, entenderemos por organización, una estructura formalizada, la cual permite la identificación y gráfica de actividades y funciones. De esta manera, es posible determinar los cargos y líneas de autoridad, así como los niveles de responsabilidad y coordinación.

Por lo tanto, se puede determinar que un organigrama define la estructura formal de la entidad. Esto implica:

• Determinar las funciones y las actividades fundamentales que se deben desarrollar y cumplir, en función de la consecución de los fines de la entidad.

• Integrar las funciones y actividades en unidades orgánicas.

• La jerarquización de la autoridad, con el fin de que cada uno de los grupos o individuos, separados por una división de funciones, realicen sus labores de forma coordinada y enmarcada en líneas de responsabilidad.

• Identificar las áreas clave y las líneas de formación.

Un plan de organización adecuado está sustentado principalmente por:

• La separación o independencia de unidades operativas, sin que esto altere los canales de comunicación.

• Reconocimiento de la necesidad de una efectiva segregación de funciones.

• Establecimiento de una línea de responsabilidad y una delegación de autoridad apropiadas.

A continuación, se resumen algunos factores por considerar para realizar una evaluación del plan de organización institucional:

• Desarrollar una estructura organizacional lo más simple posible.

• Las responsabilidades funcionales de la empresa deben segregarse de forma correcta, con el fin de que una sola persona no controle la totalidad de las etapas relacionadas con una operación.

• Cada uno de los funcionarios debe estar facultado para la toma de decisiones y cumplir, de forma efectiva, con sus atribuciones. Esto permite que no se generen atrasos por o inercia en la entidad.

• La responsabilidad de cada una de los funcionarios debe establecerse de forma correcta. De esta manera, se evita que la responsabilidad sea evadida o excedida. La delimitación de la responsabilidad evita la transferencia de deficiencias incurridas a otros funcionarios, por inacción o acción inapropiada.

• Los funcionarios que asignan o delegan funciones o autoridad a sus subordinados deben implementar mecanismos adecuados de control. Esto permite determinar si las tareas se han realizado de forma correcta.

• Los colaboradores que ejecuten trabajos asignados o que se les haya delegado autoridad deben consultar al supervisor asignado, en caso de que se genere algún tipo de excepción.

• Todos los colaboradores de la organización deben informar a su supervisor de los resultados de su trabajo.

• La organización debe ser flexible para aceptar cambios en la estructura organizacional.

• Los organigramas o manuales de funciones son de utilidad para comprender la organización de la entidad, sus líneas de autoridad y asignación de funciones y responsabilidades. Esto permite la duplicación de funciones, o el conflicto al asignarlas.

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