Transcripción

Seguimiento y control del presupuesto de ventas e ingresos

Cuando una empresa realiza controles en los objetivos de venta, puede ayudar a la organización a enfrentar y corregir los siguientes aspectos:

• Deficiencias en la red o estructura comercial.

• Actuaciones de la competencia que afecten la sostenibilidad del negocio.

• Optimizar los objetivos de ventas, en función de productos y servicios más rentables.

• Novedades en normativas o en los mercados.

Realizar un seguimiento de los ingresos previstos es una de las partes más importantes del control del presupuesto. Es importante, para la organización, detallar y determinar la razón por la que se presentan las desviaciones.

En caso de que la organización esté superando los objetivos de ventas previstos, puede que la razón sea interna (se están haciendo bien las cosas) o externa (el mercado, por alguna razón, demanda más los productos o servicios).

Para efectuar un correcto control de las ventas previstas frente a las ventas reales, es recomendable analizar lo siguiente:

• Análisis de las ventas por periodos: meses, semanas, días, entre otros. Esto dependerá de la importancia o la necesidad de respuesta en cada uno de los casos.

• Efectuar un control por zona, región, actividad, vendedores, delegación, productos o cualquier otro tipo de desglose que sea importante analizar.

• Efectuar un control de las ventas, relacionándolas con la rentabilidad comercial.

Seguimiento y control del presupuesto de gastos comerciales

Los gastos comerciales están estrictamente relacionados con el cumplimiento de los objetivos comerciales. Por lo tanto, es importante analizar y evaluar la forma en que los diferentes objetivos de ventas pueden llegar a afectar:

• Los objetivos de ventas se consiguen, pero los gastos comerciales son excesivos.

• Los objetivos de ventas se consiguen, pero los gastos comerciales no son utilizados de una forma total.

• Los objetivos de ventas no se consiguen, pero los gastos comerciales son utilizados según lo establecido en el presupuesto, o se han utilizado más gastos comerciales de los previstos.

Algunas desviaciones, entre los gastos previstos y los reales, son:

• Cuando los gastos por concepto de publicidad son superiores a los previstos, puede que sea por un mayor número de campañas a las previstas o porque los costos son más elevados que los previstos.

• Cuando se incluye mayor número de personal de ventas que lo previsto, con ventas inferiores a las previstas.

• Cuando los gastos por viajes y representación para visitar clientes actuales o potenciales son mayores de lo previsto con ventas bajas.

• Costos por servicio postventa y devoluciones superiores a lo previsto.

Seguimiento y control de los costos de producción

Sabemos que uno de los presupuestos más importantes de una organización es el de producción, ya que permite la previsión en esta, mediante la transformación de la materia prima. El presupuesto de producción, considera los costos directos e indirectos de fabricación.

Por lo tanto, es fundamental realizar un seguimiento de este presupuesto, con el fin de asegurar el cumplimiento del plan de ventas y de inventarios. Igualmente, es fundamental contar con este seguimiento, para asegurar la capacidad de producción óptima, en cada momento.

Por ello, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Contar con un control sobre los pedidos y las órdenes de fabricación. Esto permite tener los productos fabricados a tiempo.

• Contar con un inventario de productos terminados óptimo y ajustado a la cantidad de inventario previsto.

• Para evitar costes innecesarios, es preciso establecer las capacidades de fabricación de las máquinas y del personal humano.

• Controlar los costos indirectos de fabricación, mediante la definición de los que forman parte de los costos fijos y de los que son variables.

Algunos aspectos que pueden considerarse como desviaciones en el presupuesto de producción son:

Materia prima:

• Calidades de la materia son inadecuadas.

• Uso de cantidades de materia mayores a las previstas.

• Materia con precios superiores a los previstos.

• Cambios no previstos en los materiales.

Mano de Obra:

• Aumento en el pago de horas extras, tanto para mano de obra directa como para mano de obra indirecta.

• Aumento en la improductividad del personal, debido a que el tiempo de dedicación, en ciertas actividades, supera el previsto.

Maquinaria:

• Sobre la utilización de las maquinarias, esto produce mayor cantidad de reparaciones y mantenimiento. Esta sobreutilización es generada debido a que la previsión de horas máquina es inferior a las horas reales.

• Mantenimiento ineficiente o inoportuno.

Costos indirectos:

• Costos departamentales resultaron mayores que los costos previstos.

• Los gastos generales resultaron mayores que los gastos generales previstos.

Seguimiento y control de los presupuestos de gastos de distribución, almacenaje y transporte

Los gastos de distribución, almacenaje y transporte afectan las compras y las ventas de la empresa. Para mantener un seguimiento y control efectivo de estos gastos, es necesario evaluar estos aspectos:

• Cuando estamos frente a los gastos de transporte de ventas, es necesario que se controle su relación directa con las ventas y analizar la razonabilidad de las rutas.

• Los gastos de almacenaje incluyen costos por concepto de personal, instalaciones, maquinaria, entre otros. En la mayoría de los casos, las desviaciones desfavorables son provocadas por una mala organización de las rutas y una forma incorrecta de confeccionar los envíos y recepciones.

Seguimiento y control de los presupuestos de gastos de estructura

Como ya sabemos, los gastos de estructura no forman parte de los procesos productivos, ni logísticos ni comerciales. Sin embargo, son los costos que brindan soporte a estos. Es fundamental considerar lo siguiente para dar un seguimiento idóneo a estos costos:

1. Según los datos previstos en el presupuesto, realizar un análisis de las desviaciones para cada uno de los gastos de estructura. 

2. Analizar si todos los gastos de estructura son necesarios. No es posible asumir gastos que no estén dirigidos a las ventas o a los resultados de explotación.

3. Estos costos son fijos. Por lo tanto, es indispensable analizar su continuidad, respecto a su costo, ya que, en algunos casos, estos gastos resultan ser mayores a los costos relacionados con la producción.

4. La actividad comercial de cada empresa define el análisis de los costos de estructura, así como su categorización como fijos o variables.

Podemos decir que el que estos gastos se mantengan debajo de lo presupuestado, no asegura que la empresa esté operando de manera correcta. Lo anterior, debido a que estos costos son juzgados, según el servicio, en plazo y calidad, que estos proporcionan. Esto no quiere decir que los costos reales tengan que sobrepasar a los presupuestados, para asegurar excelencia en el servicio, pues debe existir un equilibro, entre la calidad del servicio y su costo.

Seguimiento y control de los presupuestos de inversiones

Este tipo de presupuestos está ligado normalmente a la adquisición de un activo. Por lo tanto, su seguimiento no está estrictamente relacionado con el presupuesto general de la organización.

Sin embargo, es importante que todas las inversiones que la empresa realice, estén categorizadas, en función de su finalidad, algunos de los tipos más comunes de inversión son los siguientes:

• Renovación o reemplazo de instalaciones.

• Renovación o reemplazo de equipos o maquinaria.

• Inversiones de expansión, estas permiten el aumento de la capacidad productiva.

• Inversiones de innovación para el mejoramiento y modernización de los procesos.

Una vez que la organización define cuál o cuáles serán sus inversiones, es necesario que realice un seguimiento, con el fin de verificar la evaluación de las mismas. Los aspectos que deben analizarse son:

1. Que las inversiones hayan sido adquiridas, con base en lo aprobado en los presupuestos. Igualmente, es necesario analizar los costos financieros resultantes, en caso de que se adquiera un crédito para realizar la inversión.

2. Es importante también verificar que la inversión genere algún tipo de utilidad a la operación de la organización. Sería contradictorio realizar inversiones, sin obtener resultados tangibles.