¿Por qué el personal es
el recurso más valioso de un evento?
¿Cuál es la importancia
de motivar a los empleados y voluntarios de un evento?
¿De qué manera podemos
motivar al personal eficazmente?
¿Cuál es el beneficio
de la organización al mantener empleados y voluntarios motivados?
La importancia de motivar al personal y a los voluntarios
El recurso más valioso y
más caro de una organización es su gente. En la industria de eventos, el nivel
de servicio prestado a los clientes y la eficiencia interna de la organización
dependen en gran medida de las personas, el recurso humano, y su constante
rendimiento. El productor de eventos tiene que gestionar este valioso y costoso
recurso con el mismo cuidado que cualquier otro recurso. Muchas de las
estrategias incluidas en proceso de reclutamiento de personal, es decir,
planificación, abastecimiento, selección y evaluación del rendimiento, se
utilizan cuando el personal está en el desarrollo del evento con recursos
humanos y voluntarios pagados.
Sin embargo, la
diferencia entre la gestión de los recursos no humanos y los recursos humanos
es que las acciones tomadas con el inventario, equipos y máquinas son resultados
predecibles, mientras que las personas no son predecibles. A veces en un
determinado conjunto de circunstancias las personas reaccionarán de una manera,
y a veces en circunstancias similares, sin razón aparente, reaccionarán de
manera diferente.
Comprender esto es
crucial para todos los productores de eventos. Las personas son uno de los recursos
que el gerente o productor tendrá que dirigir y emplear. Son posiblemente los
más importantes y, por lo tanto, los productores deben reconocer las necesidades
de una persona con los objetivos de la organización en beneficio de su
empleador, para sí mismos, para el cliente y para los resultados del evento.
Requisitos básicos que conducen a la automotivación
La capacidad de motivar
a otros miembros del personal es un componente de las habilidades del
administrador, gerente o productor de eventos. Sin esta motivación, los
empleados remunerados y los voluntarios pueden carecer de entusiasmo por lograr
los objetivos de la organización y un servicio al cliente de calidad. Sin
motivación, también pueden mostrar una falta de preocupación para sus compañeros
de trabajo y clientes.
Sacar lo mejor de las personas
se logrará mediante una combinación de los siguientes factores:
- Asegurarse de que las
personas de la organización tengan todos los materiales necesarios y equipo
para hacer el trabajo
- Asegurarse de que el
personal sepa qué hacer y cómo hacerlo, esto a menudo se establece y es explicado
en la descripción del trabajo
- Fomentar la
automotivación y el desarrollo
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Motivar al personal – Requisitos básicos de automotivación
El desempeño individual
generalmente está determinado por tres factores:
- El primero, la motivación
para hacer el trabajo
- El segundo, la capacidad
para hacer el trabajo
- En tercer lugar, los
recursos para hacer el trabajo
Si un empleado carece
de la capacidad podemos capacitar a esa persona, si otros recursos son el
problema podemos suministrarlos según sea necesario; sin embargo, si falta
motivación, entonces la tarea para el productor de eventos es mucho más
difícil.
Los aspectos físicos de
las condiciones de trabajo son factores importantes para aumentar la eficiencia.
Estos aspectos físicos incluían la ubicación y el diseño, condiciones de
seguridad, y métodos para simplificar el trabajo. Si los aspectos físicos no
son agradables, si el diseño del trabajo no permite que sea eficiente, si las
condiciones son incómodas, y si el trabajo incluye pasos innecesarios, entonces
no es probable que el personal esté motivado para permanecer en la
organización. De hecho, gran parte de su energía se absorberá en la lucha para adaptarse
a las difíciles condiciones de trabajo en las que se espera que funcionen.
Poder de la gente
Las organizaciones de
eventos utilizan voluntarios para llenar algunos puestos de trabajos que de
otra manera podrían ser atendidos con empleados temporales. Podría ser más
económico contratar personal temporal para cubrir ciertas tareas veniales, por
ejemplo, recolección de basura, y utilizar recursos voluntarios para tareas
significativas. Las personas motivadas proporcionarán altos niveles de servicio
para el cliente sin costo adicional para la organización, y al mismo tiempo estarán
buscando constantemente la forma más eficiente de utilizar otros recursos.
Personal motivado en shows
musicales en vivo
Muchos empleados en la
industria de eventos disfrutan del contacto con el cliente, y generalmente
prefieren ser alegres y serviciales. Hacen todo lo posible para dar un buen
servicio. Esta actitud puede existir incluso si reciben un salario deficiente, con
condiciones de trabajo ineficientes y mala administración. Tienen el deseo de
servir y ofrecer un buen servicio a pesar, en algunos casos, de una mala
organización y la falta de recursos. La razón de esto es que están ganando satisfacción
de satisfacer las necesidades del cliente.
Hay personas que se
sienten atraídas a estar cerca del cliente genuinamente y, dada la oportunidad
o el estímulo, prefieren dar un buen servicio, incluso sin una recompensa
adicional para motivar, como por ejemplo propinas. Sin embargo, donde una
propina u otra recompensa se ha convertido en la costumbre, no es probable que
la gente se mantenga motivada durante mucho tiempo si las propinas de repente
dejan de venir, y de hecho si la propina se considera como parte de su
remuneración.
Nuestro desafío es alentar
a todo el personal, ya sean contratados por nosotros, contratados por nuestros
proveedores y trabajadores voluntarios, a proporcionar un alto nivel de
servicio.
Voluntarios en la industria de eventos
Los voluntarios del
evento no son diferentes de otro tipo de personal voluntario. Sin embargo,
existen algunos rasgos que deben tener los voluntarios de eventos, veamos a
continuación algunos de ellos:
- Por lo general, están
muy entusiasmados con el evento en sí
- También, carecen de
experiencia y necesitan capacitación
- Igualmente, muchos
quieren divertirse en el evento
- Muchos prefieren
responsabilidades a corto plazo, especialmente en labores como eventos
musicales
- Asimismo, pueden ser
más artísticamente creativos que técnicamente creativos
- Finalmente, pueden
estar llenos de buenas intenciones, pero dejan las cosas al azar, o esperan que
otros hagan el trabajo
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Motivación de empleados y voluntarios – Rasgos de los voluntarios de eventos
Sin embargo, se
reconoce que esta lista contiene muchas generalizaciones y que hay una gran
variedad de eventos, que atraen a una amplia gama de voluntarios.
Los voluntarios de eventos
ofrecen sus servicios y tiempo libre, por lo general a cambio de la asistencia
al evento, y no esperen remuneración. Esto presenta un mayor desafío para el productor
de eventos en términos de utilizar diferentes medios de motivación. Es posible
construir un sistema adecuado de procedimientos de recompensa y reconocimiento
que podrían actuar como motivadores para el personal y para los voluntarios.
