Comprende cómo emitir y firmar contratos de eventos: aspectos legales
Published On Apr-20-2020
¿Cuáles son los aspectos legales que debemos considerar al
momentos de emitir contratos para eventos?
¿Cómo puedo comprobar
que un contrato está listo para la firma?
Emisión y firma de contratos
Aunque
emitir y firmar contratos son procedimientos sencillos, hay algunos puntos legales
que son importantes mencionar. Estos puntos se aplican a todos los tipos de
contratos, sin importar quién sea el emisor.
Emisión de contratos
Muchas
empresas productoras de eventos emiten docenas, incluso cientos de contratos anualmente.
Estandarizar este proceso hace que sea más fácil rastrear los contratos y
comprobar si han sido firmados o cambiados. Estas son algunas consideraciones
que se deben tomar en cuenta:
- Siempre
debe incluirse una fecha límite para recibir el contrato de vuelta. Normalmente se acompaña de un depósito inicial.
- Al
menos dos copias firmadas deben enviarse a la parte receptora junto con los riders. Esto se aplica a las copias
enviadas. Si los contratos se envían por fax o por correo electrónico, el
receptor es responsable de mantener una copia. El método más seguro es enviar
los contratos con un mensajero privado.
- Si
ambas partes, por ejemplo, el productor y el proveedor, desean emitir sus
propios contratos, esto crea lo que los abogados llaman: la batalla de las
formas. Es importante evitar que hayan cláusulas, términos, condiciones o
declaraciones contradictorias en ninguno de los contratos. Si los hay, debe
hacerse un intento de que ambas partes acuerden una interpretación correcta y
ponerlo por escrito. Debemos tener en cuenta que legalmente, cualquier cambio
debe ser firmado por ambas partes en el contrato para que estos sean válidos. Para
esto a veces se requiere el envío de los contratos de ida y vuelta varias
veces.
- Según,
la regla de buzón, un contrato firmado que se envíe por correo es efectivo al
momento en que se deposita en un buzón de correo. Los contratos por fax y por
correo electrónico son generalmente aceptados, pero para estar en el lado
seguro, un ejemplar impreso por correo es lo mejor.
- Una
copia impresa de cualquier contrato firmado debe mantenerse en el expediente
como un seguro contra bloqueos de equipos, robos y pérdida de datos.
- Todas
las cláusulas, términos y condiciones de un contrato son negociables antes y
hasta que es firmado por ambas partes.
- Si
hay algún cambio en un contrato firmado, siempre es mejor volver a emitir un
contrato revisado que incluya la fecha de revisión. Si esto es imposible, la parte
receptora debe autorizar los cambios por escrito, ya sea por correo electrónico
o fax.
- Si
es posible, es mejor utilizar algún tipo de contrato electrónico para poder ahorrar
tiempo. La tarea de emitir muchos contratos a menudo con los mismos proveedores,
clientes, y venues, se hace más fácil
mediante el uso de un programa de base de datos como Microsoft Access o uno de
los excelentes programas de planificación de eventos disponibles en el mercado.
Básicamente, un programa de este tipo permite la incorporación de muchas bases
de datos individuales, por ejemplo, clientes, proveedores y venues. Con cierta
personalización, se pueden crear todos los tipos de contratos necesarios para
cualquier evento introduciendo los datos sólo una vez.
185-30_0704_ilu01. Aspectos
Legales Ineludibles – Preparación de Contratos
Firma de contratos
La
estandarización de los procedimientos y formas es la mejor manera de garantizar
que los contratos estén completos, sin fallas:
- Todos
los detalles y nombres del evento deben comprobarse para verificar su precisión
- Todas
las firmas deben estar fechadas. Esto se aplica a ambas partes.
- Ambas
partes deben asegurarse de que la otra parte tiene autoridad de firma. Lo mejor
es que la misma persona que firma el contrato también sea responsable para
firmar cheques, a fin de para minimizar las complicaciones de facturación.
- Si
otra persona, con el poder legal correspondiente, firma el contrato de un
proveedor o de un productor, todos los detalles deben ser revisados al menos
dos veces, para asegurarse de que están de acuerdo con los servicios para los
que ha sido contratado el proveedor o productor.
185-30_0704_ilu02. Aspectos
Legales Importantes – Firma de Contratos
