Hemos dado los primeros pasos de
autorización y planeamiento del evento para obtener la descomposición de
trabajo.
¿Qué procesos debemos completar para
llevar el evento a una implementación exitosa?
Los procesos que siguen implican la programación
del trabajo, su ejecución y supervisión, asà como el cierre del evento. Veamos
sus componentes más importantes.
Ejecución del proyecto
PMBOK establece 49 procesos a lo largo de sus 10 áreas
de conocimiento que podemos ver detallados en la siguiente tabla. El
planeamiento y la descomposición de trabajo son solo la punta del iceberg,
constituyendo los procesos 1.1, 10.1, 1.2, y 2.1 a 2.4. La implementación del
resto del proyecto requiere de los 42 procesos restantes. Para términos de este
curso, y debido a que los shows musicales son diferentes unos de otros, realizaremos
a continuación un análisis simplificado de estos 42 procesos.
- El Event Manager debe enfocarse en las
áreas de integración y alcance, con el fin de gestionar la ejecución de lo
planeado y aplicar el monitoreo y control necesarios para garantizar que los
entregables definidos por la EDT se generen a tiempo y de acuerdo al
presupuesto.
- De lo contrario, debe emplear
los procesos relacionados con control de cambios para tomar decisiones según se
establece en 1.6. Esto genera la necesidad de ajustar la documentación, asÃ
como las lÃneas base de alcance, cronograma y costos en los procesos 2.4, 3.5,
4.3 y sus homólogos en el grupo de procesos de monitoreo y control.
- El resto de la
planificación puede ser delegada a especialistas en las áreas respectivas, que
por lo general conforman lo que se conoce como el comité organizador del
evento. El Event Manager autoriza
dichos planes durante el proceso 1.2, el cual reune y revisa todos los
documentos generados durante el proceso 1 de las áreas 3 a 9, y el proceso 2
del área 10.
- Una vez aprobados los
planes, el Event Manager ejecuta 1.3
para supervisar la ejecución previa al evento y aplicar todos los procesos de
monitoreo y control necesarios. Este ámbito también implica la presentación del
show, junto con todos los procesos de respuesta a riesgos e imprevistos que
fueron identificados como amenazas a la continuidad del espectáculo en los
procesos 8.2 a 8.5.
- Al finalizar el show,
se procede con el cierre de todos los procesos pendientes, incluyendo
desmontaje, pagos a proveedores, cierre de planilla, reportes a patrocinadores
o inversionistas, y evaluaciones globales de satisfacción. El proceso 1.7.
genera como entregable las actualizaciones a los documentos del proyecto, el
informe final, y las actualizaciones respectivas a los procesos de la
organización. En la producción de shows musicales, esta información tiene un
propósito doble: analizar la eficiencia de la producción con el fin de
identificar áreas de mejora, y generar plantillas de documentación para su uso
futuro en eventos similares.
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Procesos para dirección de proyectos (PMBOK)
Distribución del
trabajo
Veamos un resumen de los procesos implicados en la
distribución del trabajo. A manera resumida, el EDT genera paquetes de trabajo,
los cuales corresponden a diferentes equipos o subcomités según la estructura
de la organización o la jerarquÃa funcional establecida por la EDT. Cada
paquete de trabajo implica numerosas tareas, por lo que requiere ser analizado
para identificar cada una. En la tabla, esto corresponde al proceso 3.2, en el
que se genera como entregable una lista de actividades y responsables. Esta
lista ofrece una visibilidad directa sobre lo que hay que hacer y quién debe
hacerlo; y es el insumo de los procesos de secuenciación y estimación de
duración de las actividades, correspondentes a 3.3 y 3.4. Con esta información
como insumo, se procede con el desarrollo del cronograma mediante un diagrama
Gantt, que permite establecer la relación entre la duración de las actividades
y los recursos disponibles para completarlas, con el fin de trazar una lÃnea
base para predecir el plazo de duración del proyecto y usarlo como referencia
durante el resto del proyecto para tomar decisiones respecto al cumplimiento de
las metas establecidas, con especial énfasis en estar listos para la
presentación del show.
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Distribución de trabajo
De esta
manera se implementa un proyecto mediante los procesos de PMBOK
Reto
Realiza la distribución de trabajo a partir de un EDT.
Define las actividades, sus duraciones y secuencias, con el fin de crear un
diagrama gantt que te permita estimar la duración del proyecto.
Comparte tus resultados en la plataforma VK
Tiempo recomendado: 35 minutos
Cierre
El Event Manager
debe tener una perspectiva global que le permita tomar decisiones
objetivamente. Para lograrlo, le conviene realizar una planificación sólida, y
una distribución del trabajo que tome en cuenta los plazos requeridos y la
disponibilidad de recursos, con el fin de obtener una lÃnea base de cronograma
que sea precisa. Al estimar con eficacia la duración de las tareas y
secuenciarlas apropiadamente, se hace posible garantizar la generación de
entregables que culmina con la presentación del espectáculo originalmente
planeado, al mismo tiempo que se genera insumos para enfrentar las amenazas e
imprevistos desde una postura informada respecto a su posible impacto en el
cronograma y la calidad del evento.
