Transcripción
La gente tiende a utilizar las auditorías y comprobaciones de estado como sinónimos. Ambos están diseñados para asegurar los resultados del proyecto como un éxito respetable. Asimismo, ambos deben realizarse en proyectos que parecen dirigirse hacia un resultado exitoso, así como en aquellos que parecen destinados al fracaso. Hay lecciones aprendidas y las mejores prácticas se pueden descubrir desde ambos puntos, tanto desde éxitos como desde fracasos. Además, el análisis detallado de un proyecto que parece exitoso en el momento, puede llevarnos a cuestiones superficiales que demuestren que el proyecto está realmente en problemas.
¿Quién realiza las comprobaciones de estado?
Un desafío que enfrenta la empresa, es si la comprobación de estado debe ser realizada por personal interno o por consultores externos. El riesgo del uso de personal interno es que ellos pueden tener lealtades o relaciones con la gente del equipo del proyecto. Por lo tanto, pueden no ser totalmente honestos, a la hora de determinar el verdadero estado del proyecto o de detectar quién tuvo la culpa.
El uso de consultores externos o facilitadores, a menudo, se constituye la mejor opción. Los facilitadores externos pueden llevar a la mesa:
• Una multitud de formas, directrices, plantillas y listas de control utilizadas en otras empresas y proyectos similares.
• Una promesa de imparcialidad y confidencialidad.
• Un enfoque de “solo los hechos”, el cual es de esperar que sea libre de políticas.
• Un entorno donde la gente puede hablar libremente y expresar sus sentimientos personales.
• Un entorno relativamente libre de las cuestiones del día a día.
• Las fases del ciclo de vida.
Hay tres fases del ciclo de vida para las comprobaciones de estado del proyecto:
• La revisión del modelo de negocio y la historia del proyecto
• La investigación y descubrimiento de los hechos
• La preparación del informe de verificación del estado
La revisión del modelo de negocio y la historia del proyecto requiere del líder de comprobación de estado para tener acceso al conocimiento de su propiedad e información financiera. El líder probablemente tenga que firmar un acuerdo de confidencialidad y cuestiones de no competencia, antes de ser autorizado para realizar la comprobación de estado.
En la fase de investigación y descubrimiento, el líder prepara una lista de preguntas por contestar. Estas pueden venir desde el “cajón” de preguntas de conocimiento de la empresa consultora o pueden aparecer también en forma de plantillas, guías, listas de control o formas. Asimismo, pueden cambiar de un proyecto a otro, y de una industria a otra.
Algunas de las áreas críticas que deben ser investigadas incluyen:
• Resultados con relación a las líneas de base.
• Capacidad para cumplir con las previsiones.
• Beneficios y análisis de valor.
• Gobernación.
• Participación de los interesados.
• Mitigación de riesgos.
• Planificación de contingencias.
La fase final es la preparación del informe. Este debe incluir:
• Un listado de los temas.
• Análisis de fallo, en él, posiblemente se identifican a las personas que crearon los problemas.
• Análisis de las deficiencias.
• Oportunidades y vaivén de acciones correctivas.
• Soluciones al planificar.
Las comprobaciones de estado del proyecto no son el típico "hermano mayor que está restringiendo tus actividades”. Más bien, son la parte de la supervisión del proyecto. Sin estas comprobaciones de estado, las posibilidades de fracaso del proyecto se incrementan significativamente. Las comprobaciones de estado del proyecto también nos proporcionan una visión sobre cómo mantener los riesgos bajo control. La realización de comprobaciones de estado y la toma de medidas correctivas tempranas, son sin duda alguna, una mejor opción que gestionar un proyecto con dificultades.
