Transcripción

Todos los presupuestos deben ser trazables a través del presupuesto "log", el cual incluye:

• Presupuesto distribuido.

• La dirección de reserva.

• Presupuestos no distribuidos.

• Cambios en el contrato.

El presupuesto de rendimiento distribuido o normal es un presupuesto por fases. Este se da, cada vez que se libera, a través de cuentas de costos y paquetes de trabajo. La dirección de reserva, generalmente, es la cantidad en dólares establecida para las categorías de problemas imprevistos y contingencias resultantes, especialmente al llevar cabo el trabajo de alcance de los intérpretes. A veces, las personas interpretan la reserva de gestión como su propio “pequeño gatito” de fondos con un propósito especial.

A continuación, se presentan varias interpretaciones sobre cómo utilizar el control de la gestión de reservas.

1. La reserva de gestión es en realidad, un exceso de beneficios y debe evitarse su uso generalmente. Debe ser reservado como beneficio adicional tan pronto como sea posible (contabilidad).

2. La dirección de reserva debe ser gastada en cualquier actividad que añada características o funcionalidad adicional al producto. Nuestros clientes tendrán gusto de eso. También construir buenas relaciones con los clientes, para el trabajo futuro (Marketing).

3. La dirección de reserva debe utilizarse únicamente en aquellas actividades que agreguen valor a nuestra empresa, especialmente a nuestra imagen, en la comunidad (alta dirección).

4. La dirección de reserva debe ser utilizada como parte de la gestión del riesgo, en el desarrollo de estrategias de mitigación de riesgos producidos durante la ejecución del proyecto. 

5. La reserva de gerencia se debe utilizar en las horas adicionales, las cuales son necesarias para demostrar que nuestra comunidad técnica puede mejorar las especificaciones, en lugar de simplemente cumplir con ellas. Esta es nuestra fuerza. La dirección de reserva también debe utilizarse como "capital semilla", para explorar las ideas descubiertas, mientras se trabaja en el proyecto.

Algunas personas confunden la reserva de gestión, con la definición de una "reserva" de fondo "de contingencia". En una opinión personal, la dirección de reserva está controlada por el administrador de la organización y de proyectos en desarrollo y se utiliza para escaladas en los salarios, precios de las materias primas y tasas de gastos generales. La reserva de gerencia también puede ser usada para problemas imprevistos que puedan ocurrir. En caso contrario, no debe utilizarse para encubrir malas estimaciones de planificación o excesos de presupuesto. Tampoco debe ser utilizada para los cambios de alcance.

Los cambios en el alcance deben ser pagados a través de la reserva de cliente o fondo de contingencia. En otras palabras, la reserva de gerencia se aplica generalmente a la organización ejecutante, mientras que la de contingencias es controlada por el cliente. Esto se debe a los cambios en el alcance que pueden ser solicitados por la organización ejecutante. No obstante, hay una excepción. Si la organización ejecutante solicita un cambio de pequeño alcance, el costo de conveniencia, en el tablero de control de cambios; el pago de pasajes aéreos, comidas y alojamiento pueden estar prohibidos. En este caso, la reserva puede ser utilizada y considerada como una actividad de buena voluntad, por parte de la organización ejecutante.

La reserva de gerencia debe considerar los riesgos que constituye el proyecto. Algunos proyectos probablemente no requieran ninguna reserva de gestión en absoluto, mientras que otros podrían requerir una reserva del quince por ciento.

Siempre existe la cuestión de quién debe mantener una reserva de gestión utilizada al final del proyecto. El proyecto se encuentra bajo un contrato de precio fijo y firme, por lo que la reserva de gestión se convierte en una serie de beneficios adicionales para la organización ejecutante. Si el contrato es un tipo de costo reembolsable, la totalidad, o parte de la reserva de gerencia no utilizada, probablemente tendría que devolverse al cliente. Aunque la reserva de gerencia pueda aparecer como un elemento de línea, en la estructura de división del trabajo; no es ni una parte del presupuesto distribuido, ni parte de la línea base de coste. Los presupuestos se establecieron con base en los supuestos que se gastarán, mientras que la reserva de gerencia es dinero que usted trata de no gastar. Sería inapropiado considerar la reserva de gerencia como un presupuesto sin distribuir. Además del presupuesto de funcionamiento "normal" y del presupuesto de la reserva de gerencia, existen otros dos:

Presupuesto no distribuido: es el presupuesto asociado a cambios en el contrato, donde las limitaciones de tiempo impiden la planificación para incorporar el cambio, en el presupuesto de funcionamiento. (Este esfuerzo puede ser por tiempo limitado).

Presupuesto sin asignar: Representa una agrupación lógica de las tareas de contrato que aún no han sido identificadas o autorizadas.