¿De
qué manera podemos optimizar y potenciar la ejecución del tiempo del show?
¿Cuáles
son las etapas de programación del tiempo para eventos?
¿Qué
técnicas se usan para lograr la programación del tiempo?
Las etapas de programación
Las etapas de la
programación comprenden el componente del evento: desglose, análisis de
actividad y decisión del orden de finalización y van engranadas entre sí. A
continuación desglosaremos todas las etapas de la programación a fin de
optimizar y potenciar las prácticas del evento:
185-30_0505_ilu01. Etapas engranadas de la programación
Desglose del componente del evento
En la industria
de eventos, el producto es el evento en sí. Es importante desglosarlo en todos
sus componentes, teniendo en cuenta sus aspectos tangibles e intangibles
descritos en los objetivos de la planificación inicial del evento. Es
importante tener objetivos claros y es esencial que el productor del evento
regrese a los objetivos iniciales del evento, a fin de garantizar que los
aspectos intangibles los cuales son los más desebles e importantes, no se hayan
perdido. Esta descomposición del evento no es simplemente eficaz como medo de
identificar los objetivos del cliente, sino que también proporciona un lenguaje
común para el evento.
La información de
desglose del componente del evento puede utilizarse para crear la gestión de la
estructura del evento. Puede ser que varias actividades se completen con
ciertos grupos de personas y otras sean completadas por especialistas externos.
El desglose del
componente del evento, proporciona al cliente, proveedores, agencias
interesadas, y a los diferentes equipos que trabajan en el evento, una visión
clara del evento en general.
Análisis de actividad
Una vez definidos
los componentes del eventos, la siguiente etapa es analizar cada elemento de
trabajo que debe completarse durante la planificación, implementación y control
del evento. Se trata de un proceso de descomposición mediante el cual se puede
dividir un evento complejo en unidades de trabajo más pequeñas que se pueden
gestionar fácilmente, el resultado, es el análisis de su actividad.
El uso de este
enfoque tiene varios beneficios, estas unidades manejables pueden asignarse a
subcontratistas o equipos de eventos diferentes, dependiendo de su ámbito de
gestión. Estas unidades de actividades separadas también pueden proporcionar
una base para el cálculo del costo. Posteriormente, cada una de estas
agrupaciones puede dividirse en más actividades, por lo que eventualmente como
cada unidad se expande, se mostrara todo el trabajo que debe ser completado.
El análisis de
actividad se convierte en la representación de todo el proyecto del evento.
Como tal, el equipo del evento, el cliente, los proveedores, los patrocinadores
y los voluntarios deben entenderlo fácilmente, y da una referencia rápida para
todos los aspectos del evento, además, asegura que nada se olvide o se deje de
hacer.
Decidir el orden para completar las actividades
Esto puede denominarse análisis de ruta crítica. El
análisis de ruta crítica es una planificación y herramienta de programación que
puede ayudar a agilizar todos los procesos a emprender. Examina la relación
entre todos los recursos y las actividades que deben realizarse para entregar el
evento. Todas estas actividades ahora deben organizarse en orden cronológico u
horario para programar cada actividad. La programación resultante es una red de
tareas interconectadas y la ruta crítica en la red es la secuencia más corta
posible de actividades necesarias para obtener la ejecución del evento.
Cuando todas las actividades estén vinculadas, se puede
trazar una línea para establecer el tiempo de duración total del evento. Existe
hoy día una variedad de paquetes de software informático que son útiles para
analizar el enorme número de tareas y vínculos esenciales para cualquier
evento, como por ejemplo Microsoft Project. El programa tiene la capacidad de
mostrar un mínimo de tres estimaciones de tiempo para cada actividad. También,
mostrará la hora de inicio más temprana, la última hora de inicio y la hora de
inicio más probable.
Asimismo, calculará varios caminos críticos y preverá las impresiones,
sobre la base de una excepción, de una lista de actividades que se están
quedando rezagadas en la programación, lo que permite al productor o
administrador del evento tomar medidas par corregir la situación. Esta corrección
puede incluir agregar recursos
adicionales o retrasar un actividad y transferir recursos a otra actividad.
Planificación de red – El método de la ruta crítica
El método de ruta crítica o del camino crítico, es un
algoritmo utilizado para el cálculo de tiempos y plazos en la planificación de
proyectos. En la administración y gestión de proyectos de eventos, una ruta
crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con
la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en que es
posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la
duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta
crítica afecta a la hora de término planeada en el proyecto, y se dice que no
hay holgura en la ruta crítica.
Un proyecto puede tener varias rutas críticas parlelas. Una
ruta paralela adicional a través de la red con la duración total cercana a la
de la ruta crítica, aunque necesariamente menor, se llama ruta sub-crítica.
