Transcripción

El logro de la excelencia o la madurez en la gestión de proyectos es más probable, a través de un proceso repetitivo que se pueda utilizar en todas y cada una de las partes del proyecto. Este proceso repetitivo se le conoce como la “metodología de gestión de proyectos”. De ser posible, las empresas deben mantener y apoyar una metodología única para la gestión de proyectos. Las buenas metodologías integran otros procesos dentro de la metodología de gestión de proyectos.

Existen cinco procesos, de los cuales, algunas empresas han decidido tomarlos todos e integrarlos a su metodología de gestión de proyectos. Estos son:

Figura 2.1. Procesos de integración de metodologías

Gestión de proyectos: se compone de los conceptos básicos y los principios de planificación, programación y control de trabajo.

Gestión de calidad total: es el proceso que garantiza que el resultado final va a satisfacer las expectativas de calidad del cliente.

La ingeniería concurrente: es el proceso de llevar a cabo el trabajo en paralelo, en lugar de secuencial, esto, con el fin de comprimir el calendario, sin incurrir en riesgos graves.

Control de cambios de alcance: es el proceso de controlar la configuración del resultado final, de tal forma que el valor añadido se proporcione al cliente.

La gestión del riesgo: es el proceso de identificación, cuantificación y respuesta a los riesgos del proyecto, sin ningún impacto significativo sobre los objetivos de este.

Las metodologías no gestionan los proyectos, las personas son quienes lo hacen. Es la cultura de la empresa la que ejecuta la metodología. Es por eso que la alta dirección debe crear una cultura corporativa que soporte la gestión de proyectos y demuestre fe en la metodología. Si esto se hace correctamente, entonces los siguientes beneficios que se pueden esperar son:

• Un tiempo de comercialización más rápido, a través de un mejor control del alcance del proyecto.

• Menor riesgo general del proyecto.

• Mejor proceso de toma de decisiones.

• La satisfacción del cliente mayor, cosa que conduce a un aumento del negocio.

• Más tiempo disponible para actividades de valor añadido, en lugar de la política interna y la competencia interna.

Por poner un ejemplo, una empresa descubrió que a sus clientes les gustaba tanto su metodología y que los proyectos tuvieron tanto éxito, que la relación entre el contratista y el cliente mejoró, al punto de que los clientes comenzaron a tratar al contratista más como un socio, que como un proveedor.

En resumidas cuentas, una metodología es una serie de precesiones, actividades y herramientas que forman parte de una disciplina específica (como por ejemplo la gestión de proyectos) y que están diseñadas para lograr un objetivo específico. Cuando los productos, servicios o clientes tienen requisitos similares y no requieren importantes adaptaciones; es necesario para el desarrollo de las empresas implementar metodologías que proporcionen cierto grado de coherencia en la forma en que se gestionan los proyectos. Este tipo de metodologías se basan, a menudo, en políticas y procedimientos rígidos. De esta forma, pueden tener éxito, al igual que pueden fallar.

La mayoría de empresas, en la actualidad, parecen reconocer la necesidad de una o más metodologías de gestión de proyectos. No obstante, tampoco se trata de crear metodologías erróneas o de darle mal uso a las que se han creado. Muchas veces, las empresas se precipitan en el desarrollo o la adquisición de una metodología, sin ninguna comprensión de su necesidad. Incluso muchas veces se ven impulsados, muchas veces, por el hecho de que sus competidores tienen esa metodología. 

Jason Charvat afirma:

“El uso de metodologías de gestión de proyectos es una estrategia de negocio que permite a las empresas maximizar el valor de los proyectos de la organización. Las metodologías deben evolucionar y ser ajustadas para acomodar la empresa, cambiar de enfoque o de dirección. Es casi una forma de pensar o una modalidad que da nueva forma a la totalidad de los procesos de la organización, dígase ventas y marketing, diseño del producto, planificación, implementación, reclutamiento, financiación y apoyo a las operaciones. Representa un cambio cultural radical para muchas organizaciones. Así como las industrias y empresas cambian, de igual manera es necesario que sus metodologías lo hagan, de lo contrario, se pierde el “punto”.

Las metodologías también son un conjunto de formularios, guías, plantillas y listas de control que se pueden aplicar a un proyecto o situación específica. Puede que no sea posible crear una única metodología, aplicable a toda empresa y que sea funcional para todos y cada uno de los proyectos. Algunas compañías, han logrado el éxito, al mantener más de una metodología. A menos que el director del proyecto sea capaz de adaptar la metodología de gestión de proyectos empresariales a sus necesidades, tal vez, mediante el uso de un enfoque preliminar; más de una metodología deba ser necesaria.

Hay varias razones por las que las buenas intenciones suelen conducir a la empresa por mal camino. A nivel ejecutivo, las metodologías pueden fallar, si los ejecutivos tienen una mala comprensión de estas y creen que una metodología es lo siguiente:

• Una solución rápida.

• Una “bala de plata”.

• Una solución temporal.

• Un enfoque de “libro de recetas”, para el éxito del proyecto.

En los niveles de trabajo, las metodologías también pueden fallar si:

• Son abstractas y de alto nivel.

• No son funcionales o no se refieren a áreas cruciales.

• No hacen caso a los estándares de la industria, ni a las mejores prácticas.

• Existe falta de integración real en el negocio.

• Compite por recursos similares, sin abordar este problema.

• No dispone de métricas de rendimiento.

• Toma mucho tiempo para completar el trabajo, debido a la burocracia y la administración.

Otras razones por las que las metodologías pueden conducir al fracaso del proyecto incluyen:

• Las metodologías se deben seguir al pie de la letra, incluso si los supuestos y factores de entrada ambientales han cambiado.

• La metodología se centra en el pensamiento lineal.

• La metodología no permite pensar fuera de la caja.

• La metodología no permite cambios de valor que no son parte de los requisitos originales.

• La metodología es demasiado detallada.

• La metodología utiliza una terminología no estándar.

• La metodología requiere de mucho tiempo para ser utilizada.

La decisión sobre qué tipo de metodología utilizar no es una tarea fácil. Hay muchos factores por considerar, tales como:

• La prioridad del proyecto.

• Lo importante que es el proyecto para la empresa.

• La flexibilidad que la metodología y sus componentes tienen.

• El tamaño del equipo y el alcance del proyecto administrado.