¿Cuál es la metodología a aplicar para minimizar errores o alteraciones de pautas en la puesta en escena de un show musical en vivo?

¿De qué manera el productor garantiza el éxito del show antes de su inicio?

¿Cuáles son las prioridades del productor con respecto al desempeño del equipo de producción del evento?

Fase preliminar del evento

En la fase preliminar al inicio del show el productor tiene la responsabilidad de garantizar que los servicios, el personal, que los equipos funcionen y operen correctamente sin novedad alguna. Para ello, hay que determinar cuáles son las tareas que debe cumplir el productor para pasar revista paso a paso y dar luz verde de modo que se pase a la siguiente fase, es decir, la puesta en escena del show musical en vivo.

Es imprescindible para un productor, antes de la hora pautada para iniciar el show, ejecutar una serie de tareas sistemáticas para garantizar que no habrá contratiempos, dificultades técnicas, operativas o logísticas durante la fase de ejecución del show.

Tareas del productor - Horas antes del evento

A continuación, daremos una lista de tareas generales que el productor realizará horas antes del inicio del show:

•   En primer lugar, es necesario conceptualizar y finalizar los detalles del evento con respecto a los recursos que se utilizarán bajo la responsabilidad del productor, entre ellos están: la decoración, el entretenimiento, la iluminación, el audio, la tecnología de presentación visual, la puesta en escena y otras áreas técnicas como: las carpas, los efectos especiales, la gestión de residuos, la energía, el aparejo y las cercas. Se deben llevar a cabo reuniones con el equipo de producción según sea necesario para alcanzar los objetivos y que el show se lleve a claro sin problemas.

•   En segundo lugar, es necesario llamar a todos los proveedores de los servicios para confirmar los nombres reales del personal que trabajará en el evento. También el productor debe asegurarse que todo el equipo de trabajo tenga tanta información como sea posible sobre el evento: para quién es, el trasfondo del cliente y cómo ellos, los proveedores, encajan en los objetivos generales del evento.

•   En tercer lugar, hay que asegurarse de que todos los stakeholders del evento, incluyendo el venue, los proveedores y otras personas involucradas que no pueden ser subcontratadas por el productor, como caterings, tengan los mismos detalles del evento que el productor, por ejemplo, la fecha, la ubicación y el horario correcto.

•   En cuarto lugar, el productor delegará tanto como sea posible, incluso a proveedores y subcontratistas, por ejemplo, la responsabilidad para diseñar la decoración de un evento se puede delegar al diseñador. Dicho diseñador, si se requiere, tiene la para cambiar por su cuenta el diseño del show dentro de ciertas pautas, en lugar de buscar la aprobación continuamente por pequeños cambios de parte del productor o el cliente.

•   En quinto lugar, se debe permitir que todos los trabajadores del equipo que no sean de producción, por ejemplo, el personal del venue y el gerente de catering, sepan cuáles son las prioridades del equipo de producción, asimismo, el orden jerárquico de todo el personal que trabaja en el evento.

•   En sexto lugar, es necesario asegurarse que el equipo conoce el estándar esperado de vestimenta y es necesario llevar insignias u otra ropa que los identifique como parte del equipo.

•   Séptimo lugar, es necesario revisar todos los procedimientos de gestión de riesgos. Debe ser un esfuerzo de equipo verificar los reglamentos y las normas de seguridad para todas las áreas del evento a fin de garantizar el cumplimiento al pie de la letra. Si existe alguna circunstancia sobre que estos procedimientos que no estén claros, el productor del show será categórico para dar la orden de no iniciar el evento hasta tanto no se resuelva, aclare, o se tome la decisión correspondiente.

185-30_1001_ilu01. Tareas del productor horas antes del evento

Tareas del productor – Ultimando detalles para el inicio del show

Todo el trabajo del productor se dedica a dirigir el equipo de producción en la creación, ejecución y cierre del evento, un trabajo por ciento basado en la gestión de recursos humanos. El productor debe conocer a su equipo, lo que son capaces de hacer y lo que deben lograr. En esta fase, es necesario que el estilo de liderazgo cambie a uno más autocrático debido a la urgencia de las tareas a realizar y también debido al hecho que todo el equipo de producción debería, en este momento, saber exactamente cuáles son sus tareas y el tiempo que tienen para completarlas.

Para garantizar la operatividad del personal durante todo el evento es necesario que el productor mantenga la armonía, el respeto y la consideración entre todos los integrantes del equipo de producción indistintamente su jerarquía o tarea asignada, incluso si es personal subcontratado el productor debe integrarlos y consolidarlos al tomar en consideración los siguientes pasos:

•  En primer lugar, el productor debe ser equitativo en el trato con todos los miembros del equipo y evitar en todo momento la acepción de personas.

•  En segundo lugar, el productor atenderá inmediatamente cualquier conflicto que aparezca entre el personal para disuadirlos y proseguir con sus labores lo antes posible.

•  En tercer lugar, cualquier decisión que tome el productor para mantener la integración y consolidación del equipo de producción siempre apuntará a preservar la integridad del evento.

•  Por último, el productor garantizará a todo el personal el equipo de trabajo necesario, por ejemplo, radios de alta frecuencia, vestimenta, herramientas según su labor para un desempeño óptimo y, sobre todo, ofrecer un ambiente adecuado de trabajo donde prevalezca la armonía y el compañerismo.

185-30_1001_ilu01. Tareas del productor para ultimar detalles antes del show

Conclusión

El productor de eventos debe estar capacitado para solventar o tomar las acciones requeridas en caso de cualquier eventualidad que se presente durante la puesta en escena del show musical en vivo en el ámbito técnico, operativo y de recursos humanos. Para minimizar cualquier falla en la programación del evento es necesario realizar una revisión exhaustiva de los procesos que realiza cada uno de los proveedores y el personal a fin de garantizar, con paciencia y dedicación, el rotundo éxito del evento.