¿Qué es el reclutamiento de personal para eventos?

¿Cuál es la mejor manera de reclutar personal idóneo para los eventos?

¿Cuáles son los pasos para el proceso de reclutamiento y selección del personal para los shows musicales en vivo?

Reclutar a las personas adecuadas para el show

La tarea de planificación de recursos humanos para un evento implica predecir actividades que se llevarán a cabo a lo largo del ciclo del evento, por ello es necesario contar con personas y equipos competentes para completar esas actividades con éxito. Reclutamiento se refiere a la atracción de un número suficiente de candidatos competentes para un puesto, mientras que la selección se refiere a los procesos utilizados para designar una persona en esa posición. Este proceso se puede ilustrar de la siguiente manera:

• En primer lugar, es necesario contar con personal específico para el tipo de show a desarrollar
• Seguidamente, debemos utilizar métodos adecuados de reclutamiento y selección
• Asimismo, debemos hacer coincidir el solicitante adecuado con el puesto vacante
• Igualmente, debemos revisar los procesos de reclutamiento y selección y modificarlos según sea necesario

Es importante que las personas encajen con las necesidades del puesto de trabajo, ya que las consecuencias de los errores cometidos durante el proceso de reclutamiento y selección, serán evidentes durante el desarrollo del evento. En un show musical en vivo no podemos simplemente ofrecer reembolsos si se producen deficiencias en el proceso de entrega del show debido a que se contrataron personas equivocadas.

Otra consideración básica es la construcción de una gran oferta de mano de obra con disponibilidad permanente para eventos futuros. Esta estrategia puede reducir considerablemente los costos de publicidad para la contratación, entrevistas y otros gastos. Además, los costos de inducción y capacitación de nuevos empleados pueden reducirse si los

trabajadores permanecen en una organización de eventos.

Reclutamiento

Para cada evento, es necesario atraer, examinar y seleccionar trabajadores calificados e idóneos a través de un proceso formal o informal de reclutamiento, que implica los siguientes aspectos:

• En primer lugar, debemos determinar las vacantes de la organización
• En segundo lugar, crear una estrategia de abastecimiento de personal
• En tercer lugar, es importante preparar y publicar información de las vacantes
• En cuarto lugar, establecer el procesamiento y medición de aplicaciones o solicitudes de empleo
• Por último, siempre debemos notificar a los solicitantes sea positiva o negativa la decisión

Si los organizadores del evento utilizan agencias de reclutamiento o administran este proceso internamente, es importante que se formulen procedimientos y procesos eficaces, posiblemente para cada evento individual, con el fin de garantizar que los candidatos idóneos se emparejan con los trabajos planificados. El reclutamiento ineficaz puede acarrear déficits significativos en el rendimiento y en las finanzas del evento.

Los métodos de reclutamiento y selección deben atraer a un número suficiente de candidatos idóneos y deben ser justos en relación con las posibilidades de los candidatos que han de ser seleccionados. El reclutamiento implica los siguientes puntos:

• La atracción de los candidatos adecuados
• Igualmente, la reducción de candidatos inadecuados
• Seguidamente, la selección de candidatos adecuados
• Finalmente, la transición de un candidato exitoso a un empleado efectivo

185-30_1202_ilu01. Reclutamiento de personal – Proceso de selección

Casi todas las empresas enfrentarán problemas al tratar de llevar a cabo estas actividades, como la escasez de candidatos calificados y aspectos relacionados con el entorno macro de la organización. Sin embargo, debido a la naturaleza temporal de la industria de eventos, el movimiento geográfico, la complejidad de las relaciones con los stakeholders y fluctuaciones en los factores ambientales, incluida la cobertura con los medios de comunicación, el desafío de contratar personal idóneo es aún mayor para los eventos.

Diseño de trabajos de eventos

Antes de comenzar el proceso de reclutamiento, el planificador del evento debe completar un análisis de trabajo en profundidad para evaluar los puestos que deben ser ocupados. Esto incluye la recopilación de información sobre las tareas que deben completarse antes, durante y después de la entrega del evento. El resultado final del análisis de trabajo será una lista de descripciones de trabajos, con competencias específicas de los candidatos que serán reclutados para estos trabajos.

Aclarar diseños y descripciones de puestos de trabajo

Una descripción del trabajo deberá incluir la siguiente información clave:

• Inicialmente, el título de trabajo o rol
• Asimismo, las tareas y actividades relacionadas con el evento incluidas en el trabajo. Estos se vincularán a los objetivos del rol. Los indicadores de rendimiento también se pueden estipular en este punto
• De igual forma, los niveles de responsabilidad y cualquier afiliación departamental dentro de la organización del evento, así como el nombre del gerente de línea para el puesto
• Por último, la escala salarial

Establecer la idoneidad de los solicitantes

Una vez establecidos los parámetros del trabajo, debemos establecer la idoneidad requerida de los aspirantes a los puestos. A continuación, veremos algunos de los aspectos requeridos:

• Las cualificaciones educativas formales, certificaciones relacionadas con eventos, verificación de antecedentes penales, certificaciones de salud y seguridad requeridos por el evento
• Las competencias, incluyendo habilidades, conocimientos y experiencia previa
• Cualquier característica física exigida por el trabajo

185-30_1202_ilu02. Reclutamiento de personal – Requerimiento de aspirantes

Cada uno de ellos puede expresarse en términos de esencial o mínimo y requisitos deseables, para evitar malentendidos durante la fase de selección, y para asegurarnos de contratar a las mejores personas para los diversos puestos del evento.

A medida que las tareas de eventos se vuelven más complejas, hay una necesidad de encontrar empleados que posean una amplia gama de habilidades. Un productor de eventos, por ejemplo, puede poseer altos niveles de innovación y