¿De qué manera el productor de
eventos puede construir contratos eficientes?
¿Cuáles son los cinco pasos
principales para una correcta construcción y emisión de contratos?
¿Qué otros aspectos
importantes deben tener en cuenta los productores al momento de la construcción
de contratos de shows musicales en
vivo?
La construcción de un contrato
Los contratos
son esenciales para la gestión de eventos, muchos de los riesgos del evento son
transferidos a terceros a través de un contrato de seguro. El proceso de
construcción de un contrato comprende cinco pasos principales: la intención, la
negociación, la aceptación inicial, el acuerdo sobre las condiciones y la
firma.
185-30_0907_ilu01. Cinco pasos principales para la construcción de
contratos
El proceso de
construcción de un contrato puede facilitarse si la gestión de eventos tiene contratos
estándar en los que sea posible insertar el nombre del proveedor y cualquier
condición especial. Dicha situación protege a la compañía de eventos y a su
productor de evaluar contratos desconocidos de patrocinadores, proveedores y
animadores que pueden consumir tiempo.
Para eventos
grandes y contratos más complejos, después completar las negociaciones, se
envía un borrador al maestro de acuerdos. Es un resumen de cualquier punto
específico importante donde se enumeran todos los servicios o productos
específicos que se proporcionarán. El contrato se puede renegociar o terminar
con el acuerdo de todas las partes, la versión final debe contener una cláusula
que permita a ambas partes ir un arbitraje si sucede algún desacuerdo durante
su duración.
Las marcas y logotipos
Otro tipo de
problema para la gestión de eventos es la propiedad de marcas comerciales y
logotipos, puesto que la protección de la titularidad de marcas está cubierta generalmente
dentro de la legislación. La compañía de eventos debe estar consciente de los
riesgos que afronta si alguien tergiversa su evento. Existe un peligro
inminente cuando se promueve un evento y se exageran los beneficios que tendrá
el asistente. Es necesario que las descripciones del servicio o productos sean
siempre exactas ya que los consumidores descontentos pueden tomar acciones
legales para obtener daños punitivos cuando sienten que la publicidad de un
evento hizo afirmaciones falsas.
La ley de
descripciones comerciales se puede utilizar para argumentar tales casos, se
convierte en un delito si un comerciante:
- Aplica
una descripción comercial falsa del servicio o producto que ofrece en el evento
- Hace
declaraciones falsas sobre la provisión de cualquier servicio, incluidos
alojamientos e instalaciones donde se desarrollará el evento.
En el
contexto de shows musicales en vivo,
existen algunas actividades que constituyen claramente infracciones de los
derechos de propiedad en un evento, por ejemplo, el uso no autorizado de un
logotipo o reclamos falsos a proveedores o el uso de material de difusión sin
derechos de autor en un sitio web.
Igualmente,
existen algunas prácticas más sutiles, por ejemplo, mercancías o servicios no
autorizados o no oficiales; publicaciones no autorizadas o no oficiales; actividades
para la promoción de ventas o acrobacias publicitarias no autorizadas;
emisiones no autorizadas como publicidad virtual, publicidad web de contenido
deportivo, proyecciones en vivo de películas o videos, fotografías, comentarios
telefónicos, textos en línea y comentarios de audio.
El deber de cuidado
Un principio
jurídico fundamental aplicado a los acontecimientos es tomar los cuidados
razonables para evitar actos u omisiones que lesionen a empleados,
contratistas, usuarios, participantes o visitantes. Se llama deber de cuidado y
está cubierto por el área de la ley conocida como los agravios. Un agravio es
una violación del deber adeudado a otras personas y es impuesta por la ley, y allí
se difiere de los deberes derivados de los contratos entre las partes que
acuerdan realizar el contrato.
A diferencia
del derecho penal, que se ocupa del castigo y la disuasión, la ley de agravios
se refiere a la indemnizaciónpor una violación del la ley. El deber de cuidado se
consagra dentro de la legislación de diversos países en la ley de responsabilidad
de suministro para bienes y servicios
Para la
gestión de eventos, el deber de cuidado significa que la toma acciones prevenga
cualquier riesgo previsible de lesiones a las personas directamente afectadas o
implicadas en el evento. Incluiría al personal del evento, los voluntarios, los
intérpretes, el público o espectadores y el público en las zonas circundantes.
Ley de discriminación por discapacidad
Los
productores de eventos deben garantizar que sus shows musicales en vivo sean accesibles a todos los miembros de la
sociedad. Es necesario tener en cuenta que millones de personas dentro de cada
país tiene alguna forma de discapacidad, la ley de discriminación por
discapacidad tiene como objetivo garantizar que las personas discapacitadas no
sean tratadas de manera menos favorable que otras.
Es ilegal que
un proveedor de servicios discrimine a una persona discapacitada al negarse a
proporcionarle deliberadamente cualquier servicio que preste dentro o fuera del
venue. El productor de eventos considerará
las necesidades de las personas discapacitadas desde las primeras etapas de
planificación del evento con el fin de garantizar que sean accesibles para
ellos, además de mejorar los servicios para los no discapacitados.
El seguro
Cualquier
estrategia en la minimización de responsabilidad es la obtención del seguro
correcto. Empresas de seguros reconocidas mundialmente proporcionan algunas sugerencias
útiles sobre la adquisición de un seguro. Veamos algunas de ellas, centradas en responsabilidades
legales:
- El
contrato con el venue: hay que
verificar si el venue asume alguna
responsabilidad adicional más allá del derecho común.
- Confirmar
si el productor del evento proporciona la seguridad adecuada para la propiedad
de los expositores que queda en el lugar.
- Verificar
si el productor del evento se responsabiliza por el robo de la propiedad de los
expositores, en el caso de que no haya tomado precauciones razonables
- Investigar
si el productor de eventos asume los pasivos o promueve contratos que pueden están
fuera del alcance de su seguro de responsabilidad civil existente.
- Es
necesario asegurarse que la póliza de seguros contiene las definiciones
correctas en las actividades de la empresa y la extensión geográfica de la
cobertura del seguro.
- Si el contrato
indica que se requieren ciertos niveles mínimos de cobertura es necesario
indicar si se necesita obtener una cobertura adicional para el evento.
- Informar
si el productor acepta la responsabilidad por la negligencia de otras partes
como los propietarios del venue, los contratistas
o los expositore del evento.
- Si un
contrato principal hace responsable al productor de eventos de las acciones de
los subcontratistas, o expositores, es necesario asegurarse que los contratos
con los subcontratistas y expositores incluyan igualmente la misma cláusula
legal.
- Comprobar
que los seguros de los subcontratistas contengan una cláusula que indemniza al
productor por su negligencia.
Hay diversos tipos
de seguros que se pueden contratar para los eventos musicales en vivo. Entre
ellos están: el seguro meteorológico, el seguro de accidentes personales para
las obras voluntarias, el seguro de propiedad, incluido el dinero; el seguro de
indemnización de trabajadores, el seguro de responsabilidad pública y el seguro
responsabilidad de los empleadores. La elección de la cobertura de seguro a
contratar lo dictará la estrategia de gestión de riesgos desarrollada por el
equipo de la gestión de eventos.
185-30_0907_ilu02. Construcción del contrato – Otros aspectos importantes
