La gestión de la cadena de suministro

Los recursos y las especialidades que se utilizan para cada show son diversos y pueden obtenerse de muchos proveedores diferentes. Algunos de los recursos pueden estar bajo el control directo del productor del evento, y otros pueden ser subcontratados a especialistas previamente acordados, por ejemplo, contratistas de iluminación y sonido, proveedores de catering, músicos y empresas pirotécnicas y efectos especiales.

Es necesario examinar las relaciones que son esenciales a lo largo de la cadena de proveedores, y la contribución que esta red ofrece en la creación de una ventaja competitiva para la confiabilidad de cada show presentado.

La cadena de suministro es el flujo completo de productos y servicios en, a través y desde la organización. La gestión de esta cadena normalmente implicará tratar directamente con el personal de gestión de compras, suministro e inventario. La retroalimentación que fluye es esencial, porque permite al productor de eventos evaluar qué tan bien recibieron los productos, suministros y servicios contratados, y si deberían realizar algún  cambio en el futuro.

La gestión de la cadena de suministro

La gestión de la cadena de suministro se ocupa de gestionar el flujo de materiales e información. Éste flujo de recursos debe gestionarse desde sus propios orígenes hasta el punto en que el cliente lo consume, es decir, desde el montaje del show hasta su puesta en escena.

En un evento pueden haber muchas cadenas de suministro diferentes y un variado flujo de recursos. Todos ellos tienen que ser administrados y coordinados para entregarlos en el momento que se consumen. La gestión de la cadena de suministro es un enfoque holístico que se extiende hacia adelante, en la organización del productor de eventos, al cliente y a los asistentes al show, y hacia atrás a través de los muchos proveedores y a sus propios proveedores. Al tener este enfoque holístico y la integración a través de los límites de la empresa, puede haber un sustancial beneficio para todos los stakeholders. Debe ser visto como una cadena, y cualquier rotura en esa cadena tendrá un efecto adverso en el cliente o asistente al show.

El objetivo es desarrollar una cadena de suministro integrada para lograr esos factores de éxitos críticos exigidos por los clientes, la organización y otros stakeholders. Distinto a la mayoría de las demás industrias, el proyecto que el productor de eventos es responsable no puede fallar. Debe suceder a tiempo, y no hay posibilidad de repetición. Si los recursos entregados no son del estándar correcto, el productor de eventos raramente tiene tiempo suficiente para buscar otro proveedor. Una buena gestión de proyectos debe dejar tiempo para una revisión legal de todos los contratos.

Los objetivos básicos de la compra

Los productores de eventos son responsables de proporcionar los servicios del evento al costo correcto, en el momento adecuado, en la especificación, calidad, y duración correctas. El show debe alcanzar una amplia gama de objetivos fijados por los diversos stakeholders, y para cumplir esos objetivos, el productor de eventos tiene que comprar y adquirir todos los recursos que componen el evento. A continuación mostramos los cinco objetivos para lograr una compra que cumpla con estas especificaciones:

• Inicialmente debe ser adquirido al precio justo
• También, debe ser entregado en el momento adecuado y previamente establecido
• Asimismo, deben ser entregado con la calidad adecuada y esperada
• El siguiente objetivo, debemos recibirlo en la cantidad correcta
• Y finalmente, recibido desde la fuente correcta

185-30_0610_ilu01. Objetivos básicos de la compra – Gestión cadena de suministro

Estos requisitos se hacen aún más desafiantes cuando muchos de los recursos se compran a través de terceros y cuartos. Igualmente importante, es la necesidad de obtener eficiencia integral en su entrega.

Puntos de decisión en la compra para la organización de shows musicales en vivo

La compra sigue una cadena de decisiones, las cuales se identifican a continuación:

• Cuando inicialmente se considera que un evento debe seguir adelante, hay una necesidad de una gama de productos y servicios. Se debe evaluar detalladamente sobre la mejor manera de adquirirlos, en la empresa o desde una compañía externa.
• La siguiente etapa es crear una especificación clara de lo que se requiere.
• Algunas organizaciones pueden tener una lista predilecta de proveedores. Esto proporciona contactos útiles

con respecto a las empresas confiables que entregan la compra de servicios según la especificación de calidad, además que respetan y valoran el trabajo de la organización del productor de eventos.

• Los proveedores deben ser abordados por un precio y una visión general de lo que podrían proporcionar. Medir su capacidad y flexibilidad de provisión.
• Cuando se reciben las cotizaciones, es importante examinar de manera justa y comprobada que lo que se ofrece es según la especificación inicial aprobada
• Cuando el administrador de eventos esté satisfecho con los bienes y servicios requeridos en todos los aspectos, incluido el precio competitivo y la provisión adecuada, entonces un acuerdo se puede hacer con el proveedor. Esto puede llamarse una orden de compra, pero en realidad lo que sucede es que se forma una relación contractual entre el evento, el productor y el proveedor
• Los bienes y servicios deben entregarse según lo previsto. En muchos casos dentro la industria de eventos la entrega y el consumo en realidad serán simultáneos. Por ejemplo, una banda de rock entrega sus servicios en el momento en que está tocando para la audiencia
• La etapa final es una revisión. Verificamos si el producto o servicio comprado se entrega como se esperaba y según su requerimiento inicial

185-30_0610_ilu02. Puntos de decision en la compra – Gestión cadena de suministro y proveedores

Los criterios de selección que se utilizarán para seleccionar el proveedor, se mencionan a continuación:

• Primeramente, cláusulas de responsabilidad de la especificación, es decir, quién es responsable, y los requisitos de seguro
• También, las opciones futuras para la renovación
• Igualmente, los procedimientos de terminación y modificación
• De la misma manera se deben tomar en cuenta, los derechos de subcontratación
• Seguidamente, el cumplimiento de las leyes apropiadas
• Se deben incluir las sanciones por no cumplimiento
• Y por último, lo que no está cubierto

Elección del venue para shows musicales en vivo

Grandes eventos públicos se pueden llevan a cabo fuera en los parques públicos, en las calles o en centros comerciales, o en el centro del desierto. Algunos eventos se celebran anualmente en el mismo lugar, mientras que otros buscan sitios nuevos e inusuales para los eventos subsiguientes. Un criterio esencial en la selección de un venue para los eventos es la seguridad. La evaluación del sitio debe incluir seguridad y comodidad. Disturbios políticos, áreas plagadas de delitos,  construcción extensiva de carreteras y otras situaciones peligrosas deben evaluarse cuidadosamente.

El desarrollo de criterios de selección

Aunque la lista siguiente no es probable que sea exhaustiva, da una idea de lo que un productor de eventos debe tener en cuenta al elegir el venue para un show. Los puntos siguientes se establecen sin ningún orden en particular; el productor de eventos tendría que volver a los objetivos y a los factores críticos de éxito para establecer un orden de prioridad:

• En primer lugar, la disponibilidad del venue
• Luego, la accesibilidad de la ubicación para clientes, proveedores y personal de emergencias y demás funcionarios públicos
• Que sea un lugar adecuado para el flujo seguro de consumidores dentro del sitio, de los servicios al cliente, y de los participantes y visitantes
• Asimismo, el costo de alquiler y costos suplementarios del sitio sean apropiados para el show
• Que disponga de una excelente adecuación, atmósfera, que sea potencialmente atractivo y guarde relación con la imagen y prestancia del show y del target de los asistentes
• El venue debe ofrecer la capacidad idónea con la proyección de asistentes del show
• Debe ofrecer todos o algunos sistemas y mecanismos de seguridad propios
• Las instalaciones de aparcamiento deben ser adecuadas para la cantidad de vehículos esperados
• El venue debe poseer personal base en el sitio, y debe guardar profesionalismo en la gestión del lugar
• Nos debe ofrecer opciones para almacenamiento de equipos, entre otros
• De existir Idoneidad para personas con necesidades especiales
• Debe guardar los estándares básicos de higiene y limpieza
• Debe ofrecer solución para posibles problemas de gestión y control de multitudes
• Es deseable que ofrezca sus propias instalaciones técnicas

Al desarrollar los criterios de selección, el productor de eventos tendrá que considerar las opciones disponibles. Internet proporciona muchos sitios web útiles para la búsqueda de lugares y las oportunidades de networking, además, los contactos pueden ayudar a estrechar la lista de opciones a unos pocos a fin de agilizar el proceso de selección. Puede ser que no haya elección; que el lugar ya esté decidido, por lo que el productor de eventos tiene que adaptar la ubicación de la mejor manera posible para cumplir con los objetivos del show.