¿Cuáles son las razones por las
que debemos planificar detalladamente los eventos?
¿Cuáles son las seis etapas de planificación detallada
del evento y qué beneficios aporta a la producción de shows musicales en vivo?
Planificación detallada del evento
En este etapa del modelo de
gestión de operaciones de eventos, el proceso de planificación detallado debe emprenderse
antes de la implementación del evento. Ningún evento debe tener lugar sin
planificación. Cuanto mayor sea la cantidad de tiempo que se hayamos invertido en
esta etapa, mejor será el show
musical en vivo. A medida que se realizan y se trabajan los planes, se
minimizan las posibilidades de que surjan imprevistos en el evento y el
resultado será exitoso y bien organizado.
En la producción de shows musicales en vivo, es necesario
nos formulemos un plan y tomemos decisiones detalladas con el fin de planificar
eventos a largo plazo. La planificación tiene lugar en varios niveles, y puede
abarcar varios períodos de tiempo diferentes. Así, una organización podría
tener un plan de diez años y un plan de cinco años, y sin duda tendrá un plazo
de doce meses. Debe haber un plan para toda la empresa, una unidad de planes de
negocio, planes de departamento, y en el nivel de operaciones, el administrador
de eventos tendrá planes a mediano plazo, planes a corto y diario.
Se puede ver en muchas
empresas de eventos que las escalas de tiempo son diferentes para las empresas
más grandes, y sus propios planes a largo plazo pueden ser sólo para tres años,
los planes a mediano plazo para entre uno y dos años, y los planes a corto
plazo llevarlos hasta el final del año en curso. El Plan Corporativo es el plan
a largo plazo para toda la organización. Establece los objetivos de la organización,
que se realizan después de considerar los factores del medio ambiente externo y
se equilibra con las competencias internas de la organización.
En la primera etapa de la
gestión del modelo de operaciones de eventos, el empuje general del plan corporativo
se articula a menudo a través de la declaración de una misión. El plan
corporativo o de negocios, tendrá que ser apoyado por las cifras objetivas, que
incluirá tendencias pasadas, desglosadas en diferentes eventos y diferentes objetivos
de mercados, y pronósticos de la demanda futura. El plan también es probable
que incluya presupuestos de equipos de capital, previsiones de flujo de
efectivo, previsiones de pérdidas y ganancias, recursos humanos y requisitos de
formación, requisitos de la sede y de tecnología.
Por cada período contable
de doce meses, un informe anual con Estados financieros que muestren resultados
reales deben estar disponibles. Un presupuesto se debe producir para cada
evento que viene. Se debe comparar el éxito del plan y los presupuestos, y
compararlos contra los resultados previstos. Muchas compañías de eventos pueden
estar trabajando con acontecimientos anuales, o con eventos futuros y estos pueden
no ser similares a las que completaron en un período anterior de doce meses.
Esto constituye un desafío
para el administrador de eventos al predecir los costos y los ingresos para un
evento próximo, si estos no se pueden basar en el rendimiento pasado. Los productores
de eventos se preocuparan por conocer el futuro inmediato y a corto plazo. Sin
embargo, mirar hacia atrás podría ayudar a planificar el futuro. Por lo tanto,
es importante que después de cada evento las notas detalladas sean hechas sobre
el éxito, fortalezas y debilidades del evento y su planificación.
Las seis etapas detalladas del proceso de planificación de
eventos
El proceso de planificación
de eventos de seis etapas consta de los siguientes pasos:
- Definir metas
y el objetivo de mercado de la organización
- Investigar
factores críticos de éxito
- Determinar
las habilidades y los recursos necesarios
- Vincular
las habilidades y recursos a los factores críticos de éxito
- Desarrollar
estrategias
- Finalizar
los planes
185-30_0608_ilu01.
Seis etapas de planificación detallada del show
El primer paso
en el proceso de planificación es definir las metas y objetivos de la
organización y establecer prioridades. Este paso se construirá en la visión de
la empresa, la cual es la razón de ser de la operación, y puede presentarse
como una declaración de misión. Formulamos una serie de preguntas para ayudar a
los productores a pensar estratégicamente
sobre el negocio y dónde
quieren estar en el futuro: El tipo de empresa que tienen, el lugar donde
quiere estar en unos años, cuáles son sus objetivos principales, quién o qué es
el mercado principal, cuál es su estilo de evento principal, qué es lo que
valoran sus clientes.
El segundo paso
ocurre cuando hemos decidido cuál es el mercado principal de la organización, los
principales clientes
y el estilo principal de
eventos, necesitamos conocer qué tipo de clientes deseamos. Y para conocer esto
debemos respondernos: cuales son los factores de éxito críticos que exigen los
clientes, qué nos hará mejor que la competencia y qué oportunidades existen para
ello.
El tercer paso
es determinar las competencias, habilidades y recursos necesarios para satisfacer
las necesidades de los clientes. Para ello, debemos auditar críticamente
nuestras fortalezas y debilidades. Para ello, debemos consideraron los elementos
de una organización y los vínculos entre cada una de las funciones dentro de la
organización. Luego formularnos la siguiente pregunta: Cómo podemos fortalecer estos
vínculos y relaciones para añadir fuerza a nuestra organización.
El cuarto paso
es vincular las competencias y los recursos a las fuerzas y situaciones
externas. Esto lo logramos al revisar las influencias externas bajo los
encabezamientos de factores políticos, factores económicos, tecnología y
competencia, y al aplicar una auditoría interna. Los resultados de estos
análisis deben formar parte del resumen de análisis SWOT las cuales son: las fortalezas,
las debilidades, las oportunidades y las amenazas de la organización. Las
oportunidades y las amenazas son externas al negocio, y las fortalezas y
debilidades son aspectos internos. Ejemplos de fortalezas podrían ser la
estabilidad financiera, buenas oportunidades de redes de negocios y de apoyo, oportunidades,
y una buena base de clientes y reputación; debilidades podrían ser la falta de personal
calificado y un flujo de caja deficiente. Una oportunidad podría ser un nuevo
mercado emergente, y una amenaza seguramente será una competencia nueva y
emergente.
El propósito real es
determinar qué acciones deben tomarse para capitalizar las fortalezas, eliminar
las debilidades, contrarrestar las amenazas y explotar las oportunidades. Frecuentemente
una amenaza, si se considera de manera positiva, puede convertirse en una
oportunidad.
El quinto paso
es desarrollar estrategias para permitir el logro de los objetivos de negocio. En
términos simples, los objetivos y metas son lo que queremos hacer, y las
estrategias son cómo vamos a lograrlo, es decir, las acciones necesarias para hacer
que los objetivos ocurran.
El sexto paso
es cuando se finaliza la estrategia y se pueden realizar planes de acción. Estos
se refieren a los detalles específicos sobre el show, por ejemplo, cuántas
personas van a asistir, sobre qué período de tiempo, y cuánto espacio se
requiere.
