¿De qué manera el
productor puede tomar decisiones financieras asertivas en la producción de
shows musicales en vivo?
¿Cómo podemos definir los
objetivos del negocio?
Presupuestos y eventos
La gestión de presupuesto
es un área temática con orÃgenes en el campo de la contabilidad ya que ayuda al
plan de gestión, tomar decisiones y controlar el ejercicio. Puede ser demostrado
como parte del proceso de planificación general de una empresa definiéndola
como: el plan global de un negocio expresado en términos financieros. Estos
planes podrÃan
implicar intentar
alcanzar un nivel predeterminado de rendimiento financiero, como un beneficio
especÃfico en el transcurso de un año, o tener suficientes recursos en efectivo
para ser capaces de reemplazar algún equipo de sonido de la organización.
La planificación
empresarial organizativa puede resumirse como un análisis de cuatro aspectos
claves:
En términos financieros,
Dónde estamos ahora
- Cómo llegamos hasta aquÃ
- A dónde vamos
- Cómo vamos a llegar allÃ
Para diagnosticar dónde
se encuentra una empresa en términos financieros requiere la capacidad de leer una
declaración de ingresos o cuenta de ganancias y pérdidas, un balance y un
extracto de flujo de caja. Para predecir donde va un negocio es difÃcil, pero
técnicas como la compilación de una declaración de ingresos esperada, ganancias
y pérdidas, el balance y el flujo de caja pueden ayudar a centrar la atención
en el negocio en algunos puntos básicos. Además, el proceso de planificar con
antelación utilizando presupuestos puede ayudar a probar si lo que desea lograr
y sus consecuencias son compatibles o internamente consistentes. El significado
de la gestión de presupuesto, es el plan general de un negocio expresado en
términos financieros.
Presupuestar como un proceso de planificación lógicamente
secuenciado
Un punto clave sobre la gestión
presupuestaria es que es un proceso continuo en lugar de un proceso de tiempo
limitado en un evento único. La mecánica real de la elaboración de los números involucrados
en un presupuesto son sólo una pequeña parte del proceso de la gestión
presupuestaria general. Debemos tener en cuenta que el presupuesto está
diseñado para ayudar a una organización con la planificación, toma de
decisiones y control, es posible apreciar que la gestión presupuestaria es una
parte continuada de la vida empresarial.
Este punto se puede
reforzar visualizando la gestión de presupuestar como pasos en un proceso de
planificación secuenciado lógicamente, como se muestra en la figura a
continuación, donde podemos ver cada una de estas nueve etapas de gestión
presupuestaria:
Definir los objetivos de negocio
Las pérdidas ocurren
normalmente cuando hay una discordancia entre lo que fue planeado y lo que
sucedió en la realidad. Los objetivos organizacionales variarán según la
naturaleza del negocio. Cualesquiera que sean los objetivos de una
organización, necesitan tener ciertas cualidades que permiten su medición.
Estas cualidades están contenidas a continuación:
- Medible: por
ejemplo, un beneficio de 3$ millones en el ejercicio financiero
- Alcanzable: la
organización debe tener la capacidad de alcanzar sus objetivos; capacidad
significa personal, manejar otros recursos y tener ventaja competitiva
- EspecÃficos: los
objetivos deben ser especÃficos
- Tiempo limitado: los
objetivos deben tener una fecha declarada para el logro
- Fines relacionados: los objetivos deben relacionarse con la consecución de
los resultados, en lugar de describir los medios
- Clasificado: idealmente,
los objetivos deben ser clasificados en orden de prioridad
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Cualidades de los objetivos organizacionales
Auditar recursos
La auditoria de los
recursos es un control de la realidad de los objetivos. Su propósito es
garantizar que los
objetivos y los recursos necesarios para alcanzarlos sean
consistentes
internamente.
Estrategias operacionales
Una vez definido lo que queremos
lograr y confirmado que tenemos los recursos para lograr los objetivos, el
proceso de gestión presupuestaria evoluciona para considerar las tácticas
cotidianas que se utilizarán para cumplir con los objetivos. En los eventos a
pequeña escala, estos podrÃan incluir los planes de marketing, requisitos de
financiación, atención al cliente, protocolos y horarios de apertura. Si los
objetivos de la organización se pueden considerar lo que deseamos lograr,
entonces las estrategias operativas pueden ser consideradas la manera como planeamos
alcanzar los objetivos.
Asignar la responsabilidad
El logro exitoso de los
objetivos no ocurre por casualidad, ni como resultado de un ejercicio mecánico.
La gestión de eventos es principalmente una industria de servicios y las
personas que pueden determinar en qué medida se cumplen los objetivos, son el
personal de una organización. Con el fin de que las personas vean dónde encajan
sus contribuciones en el plan general de una
organización, deben tener la responsabilidad acordada por áreas de trabajo
concretas.
La responsabilidad
acordada es particularmente importante en situaciones en las que el personal
puede ser recompensado, o incluso castigado, sobre la base de su actuación.
Preparación de presupuestos
La preparación real de
los presupuestos no se produce sino hasta el punto medio del proceso de gestión
presupuestaria. Esto es importante porque no es un proceso aislado y es
esencial para la planificación general del negocio. Al preparar un presupuesto
hay dos consideraciones importantes:
- La cantidad de ingresos o
gastos;
- Y, cuando ocurrirán los
ingresos o gastos
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Preparación de presupuestos – Cantidad y Ocurrencia de Ingresos y Gastos
El proceso de presupuesto
identifica posibles problemas antes de que sucedan para que se puedan adoptar acciones
preventivas. Es improbable que, en el primer momento de producir las cifras en
la preparación de los presupuestos, se puedan entregar los resultados
requeridos. Por lo tanto, los productores pueden revisar sus presupuestos de
tal manera que el resultado deseado sea logrado. En la práctica, hay cinco
formas en que se puede revisar un presupuesto:
- Aumentar los ingresos y
mantener los costos constantes. Esto podrÃa lograrse mediante el aumento de los
precios, aumentar el rendimiento o una combinación de los dos
- Disminuir los gastos y
mantener constantes los ingresos. Esto podrÃa lograrse mediante el ahorro en
gastos no esenciales o en la reducción de la calidad del servicio en oferta, por
ejemplo, menos personal de guardia
- Aumentar los ingresos y
disminuir los costos
- Alterar el resultado
financiero requerido
- Cambiar los objetivos
generales del negocio
Implementación de presupuestos
Como consecuencia lógica
de un presupuesto que se aprueba, se puede implementar con efecto a partir de
la fecha a la que se aplica. Una situación inaceptable es que una organización
entre en un perÃodo financiero sin un presupuesto aprobado, que serÃa el equivalente
gerencial de un barco navegando sin timón.
Medición del rendimiento
Para reforzar la noción
de la gestión presupuestaria como parte integral de la planificación comercial
general, es vital visualizar que el proceso de gestión presupuestaria no
termina una vez que la preparación y las fases de implementación han terminado.
Una vez que el presupuesto está operativo, es esencial que periódicamente, al
menos mensualmente, o semanalmente, se realice la medición del mismo.
Tomar medidas para controlar el evento
La etapa final de la gestión
presupuestaria es utilizar la información para marcar la dirección de la
organización.
La gestión presupuestaria
es un proceso de planificación secuenciado lógicamente, y está diseñado para
ayudar a los productores a tomar decisiones sensatas sobre la ejecución de sus
organizaciones. Ayuda a tomar decisiones, pero claramente no es un proceso que
toma decisiones por sà mismo.
