Para desempeñarnos eficientemente en
equipos de organización de eventos, debemos comprender nuestro lugar en la
jerarquía de trabajo, así como ser capaces de tomar decisiones dentro de
nuestro rango de acción. Esto es particularmente importante al trabajar en
roles de liderazgo, ya que ello implica, no solo tomar decisiones cruciales,
sino delegar tareas y establecer parámetros de manera clara y asertiva para
garantizar el avance del proyecto y reducir al máximo la incertidumbre
operativa. Cada miembro del equipo debe tener la seguridad de actuar y tomar
decisiones correctas.
Al enfrentarnos con decisiones, ¿Cómo
identificamos la mejor alternativa?
Para tomar decisiones con eficacia,
debemos comprender su impacto en diferentes ámbitos y momentos de la
organización de eventos.
Toma de decisiones
La toma de decisiones para la organización de eventos
se divide en tres niveles principales. De la cima de la pirámide hacia abajo, contamos con los niveles estratégico,
de negocios, y operativo. Este acercamiento facilita la toma de decisiones y
permite reducir la incertidumbre. Según su perspectiva, las decisiones
cotidianas de corto plazo se ubican en el nivel operativo a la base de la
pirámide, y estas aumentan en alcance hasta el largo plazo, ubicado en el
ámbito estratégico.
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Niveles para la toma de decisiones
Tipos de decisiones
Las decisiones
que se toman en cada uno de los tres niveles mencionados anteriormente difieren
unas de otras en cuatro aspectos principales: nivel jerárquico, alcance, grado
de incertidumbre y complejidad. Veamos un ejemplo. Comparemos dos decisiones:
una operativa y una estratégica. La decisión operativa de reemplazar los
bombillos de las luces del escenario, en contraste con la decisión estratégica
de seleccionar los venues en una gira internacional. Efectuar mantenimiento en
la iluminación es una decisión baja en cuanto a su nivel jerárquico, que puede supervisar
cualquier técnico debidamente calificado. El alcance y grado de incertidumbre de
esta decisión son mínimos, ya que se puede realizar fácilmente, de acuerdo a
instrucciones y especificaciones técnicas previamente establecidas.
Consecuentemente, su complejidad es baja. Por otro lado, elegir los venues para
una gira, es una decisión alta respecto a su nivel jerárquico y con un alcance representativo,
tanto el impacto general del evento como en su rendimiento financiero. El grado
de incertidumbre y la complejidad de esta decisión son altos porque involucran
una amplia cantidad de factores, como, por ejemplo, el segmento demográfico al
que va dirigida la gira, el presupuesto del evento, la disponibilidad del venue
respecto al calendario de la gira, entre muchos otros.
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Comparación entre decisiones operativas y estratégicas
Decisiones estratégicas
Las
decisiones estratégicas están a cargo de los administradores generales, y se
deben alinear con los objetivos corporativos de la organización. En el caso de
los eventos musicales, este tipo de decisiones existen cuando el espectáculo
está a cargo de una empresa organizadora que maneja varios eventos en el
mercado.
Decisiones a nivel de negocio
A la mitad
de la jerarquía encontramos las decisiones de negocios, que afectan a la
organización internamente y se toman de acuerdo a objetivos estratégicos
previamente definidos. Por lo general, su impacto se extiende en el plazo de
varios meses a menos de cinco años.
Decisiones operativas
Las decisiones operativas están relacionadas con la
administración diaria de un evento, y se relacionan con la implementación y
control de planes realizados en el corto plazo, normalmente de unas cuantas
semanas a varios meses. En este ámbito, el Event
Manager es quien está al centro de la toma las decisiones durante la organización
de un evento.
¿Cómo se identifica cuál es la mejor decisión?
Existen 3 criterios que se deben balancear antes de
tomar cualquier decisión. Su deseabilidad, su viabilidad, y posibilidad.
La deseabilidad, tiene
que ver con los objetivos generales del evento, y en el caso de eventos
organizados por empresas corporativas, debemos tomar en cuenta la misión de
dicha organización y sus políticas estratégicas.
- Por su parte, la
viabilidad se relaciona con la disponibilidad de recursos para solucionar la
situación, tanto en términos cantidad y calidad, como de la estructura
operativa del evento.
- Finalmente, la
posibilidad requiere tomar en cuenta la influencia e impacto de factores
externos al evento, a fin de determinar la efectividad de las opciones
consideradas.
Podemos balancear fácilmente estos tres factores
haciéndonos las siguientes preguntas y analizando la correlación entre sus
respectivas respuestas:
- Para la deseabilidad:
¿Cómo nos afecta esta decisión en el largo plazo?
- Para la viabilidad:
¿Contamos con los recursos para proceder?
- Y para la posibilidad:
¿Qué riesgos y debilidades implica esta decisión?
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Balance para decidir
Restricciones
El Event Manager debe tomar en cuenta las
restricciones que afectan el balance de sus decisiones. Diferentes factores
presionan las decisiones en distintas direcciones. La misión y las políticas
estratégicas establecen los objetivos de la organización. Esto delimita el rango de acción del Event Manager, estableciendo lo deseable como los objetivos de la
organización, o, en el caso de los managers independientes, los objetivos del
evento. Estos objetivos son
influenciados por los factores internos y externos al equipo de trabajo del
evento. De modo que, lo viable se define por los recursos y la estructura del
equipo de trabajo, mientras que lo posible se define por los factores internos
y externos.
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Restricciones y finalidad del Event Manager
En vista de
todo lo anterior, podemos concluir que el objetivo del Event Manager es utilizar los recursos con la máxima eficacia
posible, con el fin de alcanzar el más alto nivel de satisfacción en el
cliente, pero sin irrespetar las restricciones establecidas por los objetivos
generales, las políticas estratégicas, los recursos disponibles, y la
estructura del equipo de trabajo.
Keynotes
- La toma de decisiones para la organización de eventos se divide en tres niveles principales: estratégico, de negocio, y operativo.
- Las decisiones que se toman en cada uno de los tres niveles difieren unas de otras en cuatro aspectos principales: nivel jerárquico, alcance, grado de incertidumbre y complejidad.
- Las decisiones operativas están relacionadas con la administración diaria de un evento, y se relacionan con la implementación y control de planes realizados en el corto plazo. El Event Manager es quien está al centro de la toma las decisiones durante la organización de un evento.
- Existen 3 criterios que se deben balancear antes de tomar cualquier decisión. Su deseabilidad, su viabilidad, y posibilidad.
Reto
Analiza un evento, ya sea uno al que hayas atendido o
uno que investigues por internet. Identifica el impacto de las decisiones
operativas tomadas por el event manager
en la satisfacción del público asistente al evento. Analiza dichas decisiones
desde el punto de vista de los criterios de balance y las restricciones.
Tiempo recomendado: 30 minutos
CierreGracias a los criterios que hemos analizado, es posible
orientar nuestras decisiones durante la organización de un evento, con el fin
de maximizar la satisfacción al cliente ofreciendo un espectáculo de calidad, y
empleando los recursos de modo efectiva para lograrlo. La toma de decisiones
correta requiere un alto compromiso ético de nuestra parte, ya que nuestro
compromiso como organizadores de eventos implica manejar las expectativas de
diferentes partes interesadas en el proyecto, desde los inversionistas, hasta
el público asistente.
