Comprender los roles del equipo de
trabajo de producción es vital para desempeñarse apropiadamente. Suponte que eres
contratado para una pasantía en una agencia de producción de eventos y tu primer
día de trabajo es el día en que inicia la producción de un evento. Después de
llegar al venue, nos asignan entregar
diferentes carpetas de documentos a cuatro personas: el Event Manager, el Event
Planner, el, Event Coordinator y el Event
Producer.
En medio del ajetreo operativo, ¿cómo
identificamos a cada uno? ¿Qué acciones o características diferencian cada uno
de estos roles?
Liderazgo en el evento
La producción de espectáculos musicales es una labor
interdisciplinaria. El equipo de liderazgo es responsable de planear y
coordinar el trabajo de diferentes profesionales para orquestar una experiencia
de entretenimiento óptima. Según el tipo de evento, los profesionales
involucrados cambian de modo que para dicho análisis nos enfocaremos en el
personal encargado de planear y supervisar el evento. Cabe destacar que los términos
vistos a continuación se usan en la práctica de modo intercambiable con el de Event Manager. Hablemos de este rol primero:
185-30_0103_ilu01. Roles de liderazgo
dentro de un evento
El Event Manager
El Event Manager
es la persona física o representante legal de una entidad sobre quien recae la
responsabilidad del evento. Dicha entidad puede ser, por ejemplo, el dueño del
evento, una compañía, una persona jurídica, una oficina gubernamental, una organización
sin fines de lucro, asociación o el mismo ente de negocios ingresado al
registro público con el nombre del evento. El rol de Event Manager se emplea en eventos grandes como festivales o
espectáculos deportivos. Dada la dimensión y el alcance de su trabajo es común
que la persona contrate los servicios de personal especializado para delegar
diferentes tareas, desde las finanzas, hasta la coordinación con los equipos
técnicos o creativos..
185-30_0103_tab01. Event Manager en
un evento musical
El Event Planner
El Event Planner
es, por lo general, una persona encargada de eventos pequeños y privados como
cenas, bodas y reuniones. Para trabajar en esta escala no se requiere más que
una sola persona, por lo que el Event
Planner se desempeña como profesional independiente.
185-30_0103_tab02. El Event Planner
en un evento musical
El Event Coordinator
El Event
Coordinator, como su nombre lo sugiere, es una persona encargada de optimizar el
esfuerzo coordinado de varios departamentos e individuos involucrados en una
producción. Su objetivo principal es asegurarse que los integrantes del equipo
trabajen de manera fluida y alineada según los planes y objetivos establecidos
por el Event Manager o el liderazgo de producción. El término se usa de modo sinónimo con el de Event Planner pero con una diferencia: su responsabilidad incluye
trabajar para una organización o venue más
grande. En diversos casos es común encontrar varios coordinadores en un solo
equipo, especialmente en centros de convenciones, salas de conciertos y arenas
deportivas.
185-30_0103_tab03. El Event Coordinator de un evento
musical
El Event Producer
Finalmente, el
rol de Event Producer también se
puede usar en lugar de Event Planner,
pero su responsabilidad se enfoca más a coordinar, ejecutar, y, en algunos
casos, hasta implementar el evento; especialmente en aspectos técnicos como el diseño,
la calendarización, la planificación, el montaje escénico, el sonido, la iluminación,
los audiovisuales, el entretenimiento y la decoración. En la mayoría de los
casos, el Event Producer es
contratado como asistente del Event Manager y si dicho rol no existe, el
productor absorbe sus funciones como responsable principal del evento.
185-30_0103_tab03. El Event Producer
de un evento musical
Keynotes- La producción de espectáculos musicales es una labor interdisciplinaria.
- El equipo de liderazgo es responsable de planear y coordinar el trabajo de diferentes profesionales para orquestar una experiencia de entretenimiento óptima.
- El Event Coordinator, como su nombre lo sugiere, es una persona encargada de optimizar el esfuerzo coordinado de varios departamentos e individuos involucrados en una producción.
- El Event Coordinator, es una persona encargada de optimizar el esfuerzo coordinado de varios departamentos e individuos involucrados en una producción
Misión
I
Investiga sobre al menos dos eventos que sean producidos
en tu localidad. Puede ser cualquier tipo de evento, no necesariamente uno
musical. Analízalos y determina a cuál de ellos realizarás un estudio de caso
para identificar el rol del líder del evento.
Preséntate como estudiante de VonKelemen ante el
equipo organizador y solicita asistir como oyente a t las sesiones de
preproducción, producción y postproducción que sea posible. Al asistir a las
sesiones observa y toma nota de las funciones que lleva a cabo cada persona
responsable del evento y las personas que tiene a su cargo.
Finalmente, analiza tus anotaciones para identificar
el tipo de rol de cada persona, ya sea Manager,
Planner, Coordinator o Producer y
las personas cuyas funciones no caigan en las categorías que forman parte del
equipo técnico de implementación.
¡Comparte tus resultados en vKonnect y tu vPage!
Tiempo recomendado: 3 horas.
CierreYa que diferenciamos entre los posibles roles de
liderazgo en el equipo organizador del evento, al encontrarnos en el ambiente
laboral, prestaremos atención cuidadosa y respetuosamente a cada persona para
identificar los roles de cada quien y ganar una conciencia de nuestro lugar en
la jerarquía implícita del equipo de trabajo. De esta manera, podremos
participar de modo óptimo y asertivo para implementar el evento exitosamente.
