Transcripción

Estos tipos de informes de estado deben ser cortos y concisos, que contengan información pertinente solamente. A medida que avanza el software de gestión de proyectos, algunos asientos contables se vuelven más sofisticados, también lo hace el informe del proyecto. Hay cuatro tipos de informes que generalmente se imprimen desde el sistema de medición del valor obtenido:

Los informes de rendimiento: Estos informes indican el progreso físico hasta la fecha. El informe también puede incluir información sobre las adquisiciones de material, entrega y uso, pero la mayoría de las empresas tienen informes sobre materiales.

Los informes de estado: Estos informes identifican dónde estamos hoy, y utilizan la información de los informes de rendimiento para realizar cálculos.

Informes de proyección: Estos informes hacen hincapié en la necesidad de terminar rápidamente.

Informes de excepción: Estos informes identifican excepciones, problemas o situaciones que exceden los límites de umbral para conceptos como varianzas, flujo de caja, los recursos asignados, y otros temas.

Los procedimientos para el análisis de varianzas, presenta el informe lo más breve posible, la razón de esto es simple: mientras más corto y conciso el informe, más rápido la retroalimentación se puede generar, al igual más rápido se pueden desarrollar respuestas. El tiempo es crítico si la reprogramación debe cumplir con los recursos limitados. Las dos situaciones más comunes que proporcionan restricciones sobre la reprogramación de recursos son las siguientes:

• La fecha de finalización fija

• Los recursos disponibles constantes (o limitados)

Con una fecha fija, la reprogramación del programa en general, requiere que los recursos adicionales sean suministros. En la segunda situación, el deslizamiento del programa puede ser la única alternativa a menos que un flujo constante de recursos pueda ser redistribuido a fin de acortar la duración de la ruta crítica.

Una vez que se completó el análisis de variables, tanto proyecto como administración funcional deben diagnosticar el problema y la búsqueda de acciones correctivas. Esto incluye:

• Encontrar la cura para el problema

• El desarrollo de un plan para recuperar la posición.

Esto de ninguna manera implica que todas las variaciones requieran medidas correctivas. Hay cuatro respuestas principales para una variable en los informes:

• Ignorarlo.

• Realizar una modificación funcional.

• Replanificar.

• Rediseñar del sistema.

Existen variaciones permisibles para todos los niveles de la organización. Si las varianzas son dentro de estas desviaciones permitidas, entonces no habrá ninguna respuesta, y la variable puede ser ignorada. En algunas situaciones en las que las variables son marginales (o incluso dentro de los límites), puede ser necesario tomar medidas correctivas. Esto ocurriría normalmente a nivel funcional y podría implicar simplemente utilizar otro procedimiento de examen o, posiblemente, tener en cuenta algunas alternativas no delineadas en el plan del programa. Si se producen grandes variaciones, ya sean nuevas de planificación o rediseño del sistema, todas deben tener lugar.

Si el proceso de replanificación es requerido, el rediseño deberá tomar lugar. El proceso de replanificación requiere la redefinición y el restablecimiento de los objetivos del proyecto a medida que el trabajo avanza, pero siempre dentro de las especificaciones del sistema.

Si los recursos son limitados, deberá realizarse una redistribución o reasignación adecuada. Si los recursos no se limitan, el personal adicional, la financiación, los equipos, las instalaciones, o la información podrían ser requeridas. Si la replanificación no se puede lograr sin rediseño del sistema, seguidamente, las especificaciones del sistema tendrán que ser modificadas. Este es el peor caso posible, porque el rendimiento puede ser sacrificado para satisfacer las restricciones de tiempo y dinero. Cuando las empresas operan en una estructura de matriz, la información debe ser cuidadosamente preparada y distribuida a todas las personas clave de la organización. Para evitar la doble moral y la burocracia, la administración debe establecer la resolución preferiblemente de ser políticas asociadas con el sistema de costos y control. La siguiente es una guía de políticas:

 Aprobación y negociación de todas las estimaciones y la definición de los requisitos de trabajo con las organizaciones respectivas.

 Aprobación del presupuesto, una distribución de directiva y presupuestos de los fondos disponibles para todos los niveles de la organización por elementos del programa.

 Definir el trabajo requerido y el calendario.

 Autorizar a dejar el trabajo, si el gerente no puede con el trabajo, autorizar el trabajo más allá del alcance del contrato.

 Se aprueba el proyecto de ley de programa de materiales, planos detallados, y los horarios de los programas destinados a cubrir necesidades y el cumplimiento de los requisitos del programa.

 La aprobación de la declaración de la adquisición de trabajo, los horarios, la selección de la fuente, el precio negociado, y el tipo de contrato en materia de contratación importante.

 El control de la organización funcional contra el rendimiento de los presupuestos liberados, horarios y los requerimientos del programa.

 Cuando el funcionamiento de los costos es inaceptable. Teniendo la acción apropiada, con la organización afectada para modificar los requisitos de trabajo o para estimular la acción correctiva dentro de la organización funcional, con el fin de reducir los costes sin cambiar el alcance del trabajo contratado.

• Siendo responsable de todas las comunicaciones y asuntos de política sobre programas contratados, de manera que no hay directivas de comunicación se expedirán sin la firma o ratificación del director del programa.

Al describir las responsabilidades de un gerente es sólo una opción de la política de gerencia. Debido a que el programa de gestores debe cruzar las fronteras funcionales para llevar a cabo todo lo anterior, también es necesario describir las responsabilidades del gerente funcional y la relación entre los dos.