Transcripción
Generalmente, el lanzamiento de un proyecto comienza con una reunión inicial que involucra a los principales actores responsables de la planificación, entre ellos: el director del proyecto, asistentes jefes de proyecto para ciertas áreas del conocimiento, expertos en materias y responsables funcionales.
El primer acontecimiento formal en un programa de estimación, es la reunión de estimación o “comienzo del partido”. Esta es una reunión para todos los individuos que se espera que tengan una acotación para el cálculo del costo. Por lo general, incluye a las personas que son competentes en las disciplinas técnicas, que intervienen en la obra de estimación; individuos orientados a las empresas que son conscientes de los factores financieros que deben ser considerados en la toma de la estimación; personas orientadas al proyecto que están familiarizados al equipo estimador de costos o la estimación de costos. El equipo de estimación puede incluir, a cualquiera de los miembros identificados que no forman parte como miembros responsables del equipo para la ejecución del proyecto.
En la junta de inicio se debe permitir tiempo suficiente para describir todos los proyectos de reglas de juego, las restricciones y suposiciones; para repartir las especificaciones técnicas, dibujos, esquemas, descripciones de elementos de trabajo y formas de estimación de recursos; con el fin de discutir estos temas y responder a cualquier pregunta que pueda surgir.
La revisión de los reglamentos de la reunión
Varios días después de la reunión estimada o patada de salida, una vez que los participantes han tenido la oportunidad de estudiar el material, es necesario llevar a cabo una revisión de las reglas o reunión de piso. En esta reunión, el gerente de estimación responde a preguntas relativas a la realización del cálculo del coste, supuestos, reglas de juego, y las asignaciones de estimación. Si los miembros del equipo de estimación son experimentados en el desarrollo de estimaciones de recursos para sus respectivas disciplinas, quizá no sea tan necesaria mucha discusión. Sin embargo, si este es el primer ciclo de estimación en el que participan uno o más de uno de los miembros del equipo por primera vez, puede ser necesario proporcionar a estos nuevos miembros del equipo, con más información, orientación e instrucción en las herramientas y métodos de estimación.
La entrada de recursos y la reunión de revisión
Cada miembro del equipo que tiene unos recursos, se le piden presentarlos, antes que todo el equipo de estimación lo haga varias semanas después de la patada de salida y de la revisión de reuniones de “reglas del juego”. Así comienza una de las partes más valiosas del proceso de estimación: la interacción de los miembros del equipo para reducir duplicaciones, superposiciones y omisiones en los datos de recursos.
Resumen reuniones y presentaciones
Una vez que se han recogido las aportaciones de recursos ajustados, y "precios", se presenta al equipo un "ensayo” de la estimación de gastos como para la presentación final de la gestión estimación o para la organización solicitante. Esta marcha en seco puede producir la visibilidad dentro de otras inconsistencias u otros errores que se han deslizado en la estimación durante el proceso de consolidación y la reconciliación. La revisión final con la organización requirente o de la gestión de la empresa, también podría provocar algunos cambios en la estimación, debido a cambios de última hora en las reglas de juego o de los límites de costos presupuestarios impuestos.
