Transcripción
La planificación del proyecto se lleva a cabo en dos niveles. El primer nivel es el enfoque cultural corporativo, el segundo método es el enfoque individual. El enfoque cultural corporativo rompe el proyecto en fases del ciclo de vida. El enfoque de la fase del ciclo de vida, no es un intento de retener al gestor del proyecto, más bien, es una oportunidad para proporcionar una metodología uniforme en la planificación del proyecto. Muchas compañías incluyendo las agencias de gobierno, preparan listas de control de las actividades que deben ser consideradas en cada fase. Estas listas están hechas para mantener la coherencia en la planificación. El director del proyecto aún puede ejercer sus propias iniciativas de planificación dentro de cada fase.
Un segundo beneficio de las fases del ciclo de vida, es el control. Al final de cada fase, hay una reunión con el director del proyecto, el patrocinador, la alta dirección, e incluso el cliente, para evaluar los logros de esta fase del ciclo de vida y obtener la aprobación para la siguiente fase. Estas reuniones son a menudo llamadas las revisiones críticas de diseño, "rampas de acceso", o “puertas".
En algunas empresas, estas reuniones se utilizan para concretar los presupuestos y horarios para el seguimiento de las fases. Además de las consideraciones monetarias, las fases del ciclo de vida se pueden utilizar para el despliegue de mano de obra y la utilización de las instalaciones equipadas.
Algunas empresas van incluso tan lejos, como de llegar al punto de preparar manuales de políticas de gestión de proyectos; el procedimiento en que se subdivide toda la información de decisión, elimina el problema donde los administradores de proyectos no piden financiación de fase, sino más bien, piden fondos para todo el proyecto antes que el verdadero alcance del proyecto se conozca. Varias empresas han ido tan lejos como para identificar el tipo de decisiones que se pueden hacer en cada reunión de revisión final. Estas incluyen:
• Proceder a la siguiente fase en base a un nivel de financiación aprobado.
• Proceder a la siguiente fase, pero con un conjunto nuevo o con los objetivos modificados.
• Posponer la aprobación para proceder, basándose en la necesidad de información adicional.
• Terminar el proyecto.
Consideremos una empresa que utiliza las siguientes fases de los ciclos de vida:
• Conceptualización.
• Factibilidad.
• La planificación preliminar.
• Planificación de detalles.
• Ejecución.
• Prueba y comisión.
La fase de conceptualización incluye el intercambio de ideas y el sentido común, además que involucra dos factores fundamentales: identificar y definir el problema, e identificar y definir las posibles soluciones.
En una sesión de lluvia de ideas, todas las ideas son grabadas y no se descartan. La lluvia de ideas funciona mejor si no hay autoridad formal presente y si dura de treinta a sesenta minutos. Las sesiones que se alarguen más de sesenta minutos, podrían producir ideas poco realistas y eficaces.
La fase de estudio de viabilidad considera los aspectos técnicos de las alternativas conceptuales y proporciona una base más firme sobre la cual decidir la conveniencia de emprender el proyecto.
El propósito de la fase de viabilidad es:
• Planificar el desarrollo de proyectos y actividades de ejecución.
• Estimar los requisitos probables de tiempo transcurrido, personal y equipo.
• Identificar los probables costos y consecuencias de la investigación en el nuevo proyecto.
Si es práctico, los resultados del estudio de factibilidad deben evaluar las soluciones conceptuales alternativas, junto con los beneficios y costos asociados.
