¿Cuáles
son las diferentes formas de evaluación de eventos musicales en vivo?
¿Cuáles
son las caracterÃsticas más importantes que se deben considerar al momento de
realizar la evaluación del evento?
¿De qué
manera podemos mantener el control del evento?
Diferentes formas de evaluación
La forma más común de evaluación
es la evaluación post-evento o sumativa. AquÃ, el éxito de un evento se mide
con los objetivos y metas establecidas en la primera etapa del modelo en la gestión
de operaciones de eventos. Los datos pueden ser recogidos durante el evento y
analizados en relación a los objetivos.
Para hacerlo con éxito, los
aspectos del evento deben ser evaluados. Las caracterÃsticas más relevantes a
tener en cuenta son la satisfacción del cliente, el beneficio obtenido y la
proyección exitosa al público del mensaje o producto del evento.
185-30_1503_ilu01.
Aspectos resaltantes en la evaluación de eventos
Es importante señalar que
otros factores como la formación, y el performance
del personal y los voluntarios, las instalaciones, el acceso, la atmósfera, los
tiempos, los sistemas de sonido y la acústica deben ser evaluados. La
evaluación posterior al evento se llevará a cabo poco después que el evento tuviera
lugar mientras que todavÃa está fresco en la mente de los involucrados, sin
embargo, si la evaluación después del evento ocurre demasiado tarde será más
complicado para reparar cualquier problema que haya ocurrido.
La evaluación continua durante
las etapas de planificación e implementación del evento en el modelo de gestión
de operaciones garantiza que la operación esté lista. Igualmente, el productor
de eventos tiene la oportunidad de celebrar reuniones de retroalimentación con
los stakeholders para asegurarse que
están satisfechos con el desarrollo del evento
Mantener el control del evento
La implementación del evento
es una función operativa. El evento ha sido planeado sobre la base de objetivos
SMART claramente establecidos por el productor de eventos y el cliente. La ubicación
y el diseño del evento fueron seleccionados cuidadosamente, la demanda del pronóstico
de eventos y cada uno de los proveedores relevantes y confiables que proceden de
recursos tangibles y de habilidades intangibles.
El análisis de la ruta crÃtica
es una técnica útil para el productor de eventos junto con gráficos de barras y
diagramas de Gantt. Los gráficos de Gantt se utilizan para controlar y
supervisar el progreso del evento. La planificación crea estándares de acción y
los controles mantienen los planes y las acciones en lÃnea. La implementación y
el control requieren un cotejo de la estrategia y visión del proyecto para
asegurarse que los propósitos originales se cumplen. Se realiza exactamente lo
mismo con un evento, donde es importante comprobar continuamente si los
objetivos originales todavÃa pueden cumplirse a medida que la planificación
continúa y el evento tiene lugar.
La ruta crÃtica
Es un método empleado para
calcular los tiempos en la planificación de un proyecto. Se trata de un
algoritmo que tiene como objetivo optimizar los costos a partir de la
programación de las acciones. El método de la ruta crÃtica, creado en la década
de 1950, también se conoce como CPM por su denominación en inglés: Critical Path Method. Se puede entender
a la ruta crÃtica como una secuencia de elementos relacionados entre sà que
indica cuál es el plazo durante el que se desarrolla un proyecto. Quiere decir
que, en el caso de que se produzca una demora en algunos de los elementos, la
totalidad de la ruta crÃtica y la concreción del proyecto se verán demoradas.
Para desarrollar una ruta
crÃtica primero es imprescindible identificar la totalidad de las acciones que
forman parte del proyecto y establecer vÃnculos de precedencia. A partir de dicha
identificación, se puede establecer el tiempo de cada actividad y luego se desarrollará
una red que incluya todas las actividades. Tras analizar la información con
distintos cálculos, finalmente se puede identificar la ruta crÃtica, que será
un camino hacia la concreción del proyecto.
185-30_1503_ilu02.
Pasos para el desarrollo de la ruta crÃtica
Conclusión
El productor de eventos tendrá
claro que el show será evaluado antes
que comience y también durante su implementación. La evaluación se aplicará durante
las primeras etapas de la planificación y cuando los recursos son asignados y
también con el proceso, el diseño y la forma en que se utilizan. Realizar dicha
práctica beneficiará a todas las partes involucradas en el evento donde se
incluye a uno de los factores más importantes: el público asistente a los shows musicales en vivo.
