¿Qué es la gestión de riesgos?

¿De qué manera el productor de eventos puede anticipar lo que pudiera andar mal en un evento?

¿Cuáles son las causas de accidentes?

La gestión de riesgos para los productores de eventos

Un riesgo es una situación que podría suceder en el futuro y tendrá un efecto adverso. La gestión de riesgos es el arte de estar consciente de cada situación que podría salir mal, y tener planes y contingencias para evitarlo. Dicho proceso implica identificar los riesgos al especificar su naturaleza, evaluar el grado en que los riesgos afectarían al evento y desarrollar planes de contingencia diseñados para evitar o minimizar los impactos potenciales en el show.

Qué es la gestión de riesgos

La gestión de riesgos es un proceso continuo, integrado e iterativo, en el que se asignan recursos y establecen planes, por lo que el productor de eventos debe ser capaz de responder a las necesidades de cambio. La gestión de riesgos es el arte de:

• Anticipar lo que puede salir mal, es decir, el riesgo.
• Identificar del riesgo.
• Calcular la probabilidad en que se produzca el riesgo.
• Estimar el impacto si se produce el riesgo.
• Determinar de antemano qué se puede hacer para evitar que los sucesos salgan mal con el fin de impedir el riesgo, o las acciones de planificación que se tomarán para corregir o aliviar la situación si el riesgo ocurre.
• Comunicar los riesgos y acciones que pueden y deben tomarse si es necesario.

185-30_0903_ilu01. El arte de la gestión de riesgos

Anticipar lo que podría salir mal

Para un evento sencillo incluso, hay un sinfín de situaciones que pueden salir mal. A veces, ya que estamos acostumbrados a ejecutar eventos similares, llegaríamos a ser complacientes e, incluso, confiar en la buena suerte y tal situación nos hace ignorar lo que podría salir mal.

El postulado de la ley de Murphy, como ya sabemos, reza que si algo puede salir mal, lo hará. Es un hecho que, en promedio, al menos un riesgo tendrá malos resultados en lugar de buenos. Por ejemplo, el mal tiempo no solo detiene el proceso un trabajo, también puede destruir eventos anteriores; mientras que el buen tiempo no significa que el doble del trabajo normal se puede hacer. Entre otros posibles riesgos podría ser que al artista reservado para un show no le conceden el visado de entrada al país donde se llevará a cabo el evento. El riesgo puede tener consecuencias positivas y podría ser que un evento al aire libre es más exitoso de lo esperado y el productor de eventos necesita implementar una contingencia.

Las técnicas para la gestión de riesgos permiten al productor de eventos considerar cada tipo de riesgos. Existen siete categorías diferentes de técnicas para la gestión de riesgos como vemos a continuación:

• Los riesgos para el personal, debido a la confusión de la organización y la mala salud y práctica de la seguridad.
• Los riesgos derivados de la comercialización excesivamente entusiasta de un evento al elevar las expectativas que no se cumplen.
• Los riesgos en la salud y en la seguridad, particularmente con eventos complejos que incluyen una actividad arriesgada, por ejemplo, pirotecnia y deportes peligrosos.
• Los riesgos relacionados en la prestación de servicios de catering.
• Los riesgos con la gestión de masas dependen de la densidad y la mezcla de perfil de los invitados, puntos de aglomeración y salidas de emergencia.
• Los riesgos en la seguridad por causa de personas muy famosas que asistan al evento, que crean oportunidades de terrorismo.
• El riesgo en el transporte de recursos, equipos y personal al venue.

 La gama de riesgos existentes se pueden considerar en tres términos de bajo, medio y alto riesgo:

• Los eventos de bajo riesgo son eventos regulares y rutinarios, a menudo en interiores y sin actividades inusuales, eventos similares se organizaron antes y existe una experiencia considerable entre el personal, los gerentes, el productor y los proveedores.

• Los eventos de riesgo medio pueden ser grandes eventos indoor, posiblemente en lugares inusuales donde las actividades son más complicadas de lo habitual.

• Los eventos de alto riesgo son los que involucran a un gran número de trabajadores, gerentes y productores que vienen con poca experiencia al evento. De igual modo, las actividades del evento en sí mismas constituyen un peligro, por ejemplo, shows musicales en vivo donde hay una mayor interacción con el público aún más si existen niños pequeños en la audiencia.

185-30_0903_ilu02. Gamas de riesgos en un show

La naturaleza de los eventos se suma a la importancia de tener una buena estrategia de gestión de riesgos. A continuación, veremos algunos puntos que predisponen la necesidad de un plan de gestión de riesgos pensado cuidadosamente:

• Gran número de asistentes.
• Uso de voluntarios y personal capacitado inadecuadamente.
• Lugares no probados.
• Tiempo inadecuado de planificación y decisiones rápidas.
• Actividades riesgosas.
• Una gama de proveedores descoordinados y falta de incentivos para hacer un buen trabajo.

Se puede ver que el grado de complejidad, el lugar, la experiencia del personal y el perfil de los asistentes afectan a la naturaleza del riesgo en diferentes eventos.

Para identificar los riesgos asociados con un evento en particular, el productor de eventos se reunirán con las diferentes stakeholders para revisar lo situaciones ocurridas en el pasado, cómo el nuevo evento cambió y si hay nuevos estándares de la industria que deben tomarse en cuenta.

Los riesgos de higiene

 El enfoque consiste en analizar cada uno de los peligros potenciales asociados con los alimentos, para identificar los puntos de control críticos donde pueden eliminarse los peligros y establecer procedimientos para monitorear los puntos de control y verificar los sistemas. 

Riesgos asegurables

El productor de eventos necesita planes de contingencia y estar preparado para implementarlos si surgen problemas, sin embargo, comprar una póliza de seguro no impedirá que ocurra algo, sólo disminuirá el impacto financiero en caso que ocurra. Los riesgos asegurables se dividen en cuatro áreas:

• El daño directo pueden ser daños a equipos del evento causados por fuego, inundación, mal tiempo, entre otros.
• La pérdida consecuente es en el caso de pérdidas de tiempo porque el venue sufrió daños por terceros.
• La responsabilidad legal.
• La pérdida de personal.

 Causas de accidentes

Por lo general, un accidente es el resultado del contacto con una sustancia o una fuente de energía por encima del límite de umbral de dolor del cuerpo o la estructura. El accidente ocasiona lesiones a visitantes, personal y proveedores y a la propiedad. La causa del accidente puede ser por malas prácticas en el trabajo o condiciones inseguras. Las prácticas de trabajo deficientes pueden incluir factores personales, como la falta de habilidad, el estrés, la pereza, la toma de atajos y la soberbia.

Las condiciones inseguras en el entorno de trabajo incluyen equipos inadecuados, deficiencia en el personal de seguridad, mala formación y la falta de mantenimiento de los equipos. Es importante entender que los mismos factores que causan accidentes también pueden crear pérdidas en la reputación y las ganancias.