En
cumplimiento de las leyes en la industria de eventos determina una parte
importante de la gestión de riesgos de un show
musical puesto que, las leyes del sitio donde se desarrollará el evento, no
serán las mismas en cualquier oportunidad y desconocer cómo se rigen las normas
de una localidad puede generar problemas a la hora de llevar a cabo el show, por lo que es necesario que el productor
del evento sea asesorado de la mejor manera por trabajadores que conozcan la
legislación para que esta no se convierta en una traba que deba sortearse de
manera recurrente en la organización del evento.
Gestión de Riesgos
El productor
de eventos, desde la fase de coordinación para la organización del show musical en vivo, considerará el
riesgo que genera todas las fases de la producción del evento desde todas las perspectivas
y ámbitos posibles. Así como dicta la ley de Murphy, si algo puede salir mal,
lo hará. La gestión de riesgo es la búsqueda interminable de refutar dicha ley y
sus consecuencias. La responsabilidad del productor del evento es evitar que la
ley de Murphy se convierta en realidad. Además, el productor debe entender cómo
el postulado de la ley de Murphy puede afectar a un evento y evaluar cómo
pueden minimizarse sus efectos.
La teoría vs. la realidad
Ejemplifiquemos
con un incidente que le ocurrió a un productor de eventos que fue contratado
para producir un show de
entretenimiento para una convención internacional, lo que nos demostrará que la
ley descrita por Murphy no es únicamente un postulado:
La producción
de este evento involucró a bailarines, músicos, un mago, artistas de fuego y telas
de seda aérea. En la preparación para el espectáculo, se dibujó en totalidad el
diseño del evento a través del software CADD, para guardar suficiente distancia
entre los artistas ejecutantes y la audiencia y el área de seguridad por debajo
de los artistas aéreos. El equipo, el personal de seguridad y el equipo técnico
estaba dispuesto y en su lugar, las presentaciones se llevarona cabo sin
problemas y el cliente estaba satisfecho.
Una vez
culminado el espectáculo, informaron al productor que una persona trataba de
escalar las dos telas de seda que aún permanecían colgadas en el salón. Habían
dos invitados subiendo por las telas colgadas a unos 30 pies de altura, un
funcionario de seguridad intentó bajarlos infructuosamente; en términos sencillos,
los dos invitados bebieron en exceso durante la cena y apostaron para llegar a
la cima de la tela antes de ser atrapados.
En términos
de gestión de riesgos, el productor asumió que el salón se desalojaría
inmediatamente después del último performance
del evento y no consideró quitar las telas en ese momento porque no se vería
estético y no se percató que el bar aún estaba abierto y los invitados no
tuvieron prisa en salir. A continuación, veremos algunas acciones que pudieron
tomarse para evitar el incidente:
- Añadir
más personal de seguridad para vigilar las telas.
- Mejorar
la comunicación entre el productor y el cliente sobre la hora de cierre del bar.
- Una vez
realizado el último performance, pedir a todos los invitados retirarse.
- Cerrar
el bar una vez comenzado el show
aéreo.
- Quitar
las telas al final de la actuación, sin prejuicios por la estética.
El productor
del evento y su equipo de producción pensaron que habían seguido el protocolo
correcto para la gestión de riesgos. Desafortunadamente, en la producción de
eventos sólo hay una oportunidad de hacerlo bien y no existen ensayos que
asemejen las condiciones del evento. El equipo de trabajo y el productor estaban
convencidos que se habían evaluado todos los riesgos y se llevaron a cabo todos
los correctamente al pensar que el fuego sería el mayor problema.
La historia
realmente ilustra que la producción de eventos y shows musicales en vivo es impredecible en cierto grado y que la
gestión de riesgo intenta predecir la naturaleza humana que, por supuesto, no
es posible determinar con un 100 por ciento de efectividad.
185-30_0901_ilu01. La
teoría de la gestión de riesgos vs la realidad
Teoría
La teoría de
gestión de riesgos de eventos actuales consta de las siguientes fases:
- Identificación de riesgos: Durante esta fase, los datos se
recopilan de experiencias pasadas, varias fuentes y riesgos potenciales son
considerados por todo el equipo encargado de la producción del evento.
- Cálculo y evaluación de riesgos: Durante la fase, se evalúan los
riesgos con respecto a la probabilidad de su ocurrencia y la severidad de las
consecuencias, finalmente, los formularios de evaluación de riesgos se
completan al documentar los resultados.
- Gestión de riesgos: En esta fase, los controles de riesgo
se ponen en práctica a través de la prevención, técnicas de reducción,
retención y transferencia, por ejemplo, se examinan los puntos de vista
sociológicos y los componentes de la gestión de riesgos de eventos como:
multitud adecuada, técnicas de gestión, documentación en forma de responsabilidad
adecuada y seguros de propiedad, permisos y licencias de eventos.
- Monitoreo de riesgos: Mientras que las tres fases previas
tienen lugar antes del evento, el monitoreo de riesgos se produce durante el mismo.
Una de las tareas de toda la producción es que los miembros del equipo monitorean
de manera continua sus áreas de responsabilidad para detectar posibles riesgos
a medida que se desarrolla el evento. El éxito de la monitorización de riesgos es
un resultado directo de cuán bueno es un productor anticipando los posibles
problemas del show antes de que
surjan.
Realidad
Las áreas de
responsabilidad del productor son, sin duda, las más peligrosas de cualquier en
el evento. La competencia y las demandas del cliente regularmente obligan a los
productores a empujar los límites de la seguridad a zonas ya riesgosas para
crear nuevas formas de presentar entretenimiento y de permitir a los invitados
al evento en participar en actividades. Dichas consesiones no se llevan a cabo
en todos los eventos pero se hace en la mayoria de ellos y es una situación preocupante
para la industria de los seguros.
185-30_0901_ilu02. Fases
de la teoría de la gestión de riesgos
En Vancouver,
Canadá, técnicos experimentados en campos como el aparejo, la iluminación, el audio
y la puesta en escena, siempre están listos para aceptar las demandas del
cliente, ya que les gusta el reto de crear algo nuevo a pesar de los aspectos
contraproducentes que involucra y las normas que enfatizan el riesgo en ciertas
actividades. En otras palabras, se niegan a decir no a un cliente pese a que la
seguridad puede esta comprometida.
Por lo tanto,
existe una contradicción entre la teoría de gestión de riesgos y las realidades
de la producción de eventos, la búsqueda de beneficios y la naturaleza humana. Existen dos maneras de traspasar dicho atasco:
- La
primera forma es la educación: significa que los administradores y los
productores de eventos tienen que entender con mayor detalle lo que comprende
la producción de eventos y cuáles son los riesgos que se encuentran dentro de
las áreas del mismo, por lo que al menos deben tienen el derecho de hacer preguntas
y exigir las respuestas correctas a sus proveedores.
- La
segunda forma radica en el cumplimiento.
El cumplimiento
Por
definición, el cumplimiento es el acto de ajustarse a una especificación, estándar
o la ley que definida claramente. En el caso de la producción de eventos y sus
áreas relevantes, se dividen en cuatro categorías:
- La
primera categoría son las normas generales para la seguridad en el lugar de
trabajo.
- La
segunda son las normas generales para el diseño seguro y el uso correcto del
equipamiento.
- La
tercera categoría son las directrices generales para la operación y/o el uso
del equipo.
- La
cuarta categoría es el reglamento, se trata de normas que han sido establecidas
por la ley y son ejecutables por los órganos rectores federales, estatales, provinciales
o municipales que tienen la facultad legal para implementarlas. Es importante
entender que el cumplimiento de las normas o directrices es voluntario, por
otra parte, el cumplimiento de las regulaciones es un requisito legal.
Es necesario
que los productores y sus proveedores siempre comprueben las versiones más
actuales de la legislación, las directrices, las normas y las regulaciones
aplicables a su área de especialización.
