¿Por qué son importantes las comunicaciones entre el productor del evento y los artistas del show musical en vivo?

¿De qué manera influye el mantener una comunicación oportuna con los artistas en el performance del show musical en vivo?

¿Cuál es el rol del productor de eventos en el mantenimiento de una comunicación fluida con los artistas para lograr un excelente performance?

Comunicaciones para trabajar con el talento del show

El productor de eventos debe estar consciente que la comunicación regular con los artistas es fundamental para un performance óptimo,  comienza desde la primera llamada de teléfono o correo electrónico, le sigue la propuesta del evento, luego la firma del contrato y finaliza con su performance en el show.

Comunicaciones en general

Desde la primera solicitud de uso de sus servicios, los artistas esperan saber: la hora, la fecha, el lugar y la dirección de la actuación; la duración del performance; el tema y el tipo de evento; quién lo solicita, cuál es el programa del show o evento; el tamaño de la audiencia y la demografía del público, incluidas las edades, los géneros, la nacionalidad, los idiomas y la cultura. Por supuesto, la remuneración también se discute y se acuerda. A partir de dicha información, los artistas ajustarán y moldearán sus programas para que se relacionen con los parámetros del público y el evento.

185-30_0809_ilu01. Comunicaciones oportunas para trabajar con el talento del show

Es posible que los artistas quieran saber, antes de la contratación, qué servicios se proporcionarán incluyendo las salas verdes con sus propias necesidades, los requisitos de vestuario, dónde y cómo se llevará a cabo la carga de equipos e instrumentos, los ensayos y los detalles para la prueba de sonido. También puede haber un número importante de otras consideraciones que se deben confirma, como las políticas de alimentos y bebidas, las políticas de reserva y si están permitidos los invitados de los artistas al evento.

185-30_0809_ilu02. Otros requerimientos del artista para trabajar con el talento del show

Contratación y seguimiento

En este punto se discute con el artista los detalles del performance para llevarlos al contrato, incluidos aspectos como las políticas de remuneración y performance de horas extraordinarias, la forma de pago y políticas de cancelación. Junto con el contrato se establece un calendario de eventos tentativos y el orden del Show Running, más un plano de planta y un diagrama de etapa que se deben enviar al artista para que tengan la última Información.

El tiempo entre la fecha del contrato y la fecha del performance puede ser largo, a menudo meses. Los productores a veces los productores olvidan que necesitan mantener informados a los artistas de los cambios en un programa. Horas de inicio, de ensayo y los tiempos de pruebas de  pueden afectar la entrega de un performance óptimo en el show. Por lo tanto, cualquier cambio en el evento que impacte el programa debe comunicarse a todos los artistas. Aunque no hayan cambios, dos o tres días antes del evento se confirman de nuevo todos los detalles del programa con los artistas. Aquí es el momento donde se proporciona, en su forma definitiva, la información de carga de instrumentos y equipos, asignaciones de salas verdes, detalles de estacionamiento, arreglos de comida, expectativas de la configuración del show y la comprobación de sonido.

El día del show

En todo momento los artistas serán tratados con cortesía y respeto, nada lo socava más que frustrarlos a su llegada al venue y encontrarse con una puerta cerrada y con ninguna forma visible de entrar. Se les debe dar instrucciones exactas sobre cómo llegar y acceder al venue, o la forma de entrar a la sala verde si el evento es al aire libre. A veces dicha acción implica conseguir barreras de seguridad y puertas con códigos de acceso o guardias de seguridad que les guíen para un acceso fácil al venue.

Si es posible, se debe suministrar códigos de acceso a los artistas para entrar al venue, implica que alguien debe ser asignado para reunirse con ellos en un lugar específico a su llegada. Retrasar la entrada de los artistas al venue, acarreará consecuencias de todo tipo en el performance y el éxito de la producción del show.

Afortunadamente, los teléfonos celulares ayudan a evitar situaciones embarazosas. Una vez en el sitio, los artistas serán escoltados a su sala verde y si no está listo al menos a un lugar donde pueden dejar temporalmente sus objetos de valor y equipos de forma segura. Desde el momento en que llegan al venue hasta el momento en que realizan su presentación se mantendrán completamente informados de lo que sucede en el evento, incluyendo cualquier cambio de su hora de inicio o en la duración de su show.

Una vez que la configuración, la comprobación del sonido y los ensayos terminaron, significa una actualización periódica de su tiempo estimado de performance. Lo ideal es darles advertencias de su entrada al escenario con 60, 30, 15, 5 y 1 minuto antes de la hora pautada de inicio de su show. En la marca de 15 minutos antes de su performance, los artistas se moverán a su ubicación de espera cerca del escenario fuera de la vista de los asistentes y a la espera del aviso final de su entrada al escenario.

Después de su actuación, el productor se acercará a los artistas, agradecerles por su participación y pagar personalmente. Si el espectáculo fue genial, es el momento oportuno de comentarlo y en caso de que no lo fuera no es el momento de conversar de aspectos negativos y se puede guardar para una discusión posterior, ya que por lo general los artistas entienden claramente lo que salió mal sin necesidad de conversarlo.