¿Por qué son
importantes las comunicaciones entre el productor del evento y los artistas del
show musical en vivo?
¿De qué manera influye
el mantener una comunicación oportuna con los artistas en el performance del show musical en vivo?
¿Cuál es el rol del
productor de eventos en el mantenimiento de una comunicación fluida con los
artistas para lograr un excelente performance?
Comunicaciones para trabajar con el talento del show
El productor de eventos
debe estar consciente que la comunicación regular con los artistas es
fundamental para un performance óptimo,
comienza desde la primera llamada de
teléfono o correo electrónico, le sigue la propuesta del evento, luego la firma
del contrato y finaliza con su performance
en el show.
Comunicaciones en general
Desde la primera solicitud
de uso de sus servicios, los artistas esperan saber: la hora, la fecha, el lugar
y la dirección de la actuación; la duración del performance; el tema y el tipo de evento; quién lo solicita, cuál
es el programa del show o evento; el tamaño
de la audiencia y la demografía del público, incluidas las edades, los géneros,
la nacionalidad, los idiomas y la cultura. Por supuesto, la remuneración
también se discute y se acuerda. A partir de dicha información, los artistas ajustarán
y moldearán sus programas para que se relacionen con los parámetros del público
y el evento.
185-30_0809_ilu01. Comunicaciones oportunas para
trabajar con el talento del show
Es posible que los artistas
quieran saber, antes de la contratación, qué servicios se proporcionarán
incluyendo las salas verdes con sus propias necesidades, los requisitos de
vestuario, dónde y cómo se llevará a cabo la carga de equipos e instrumentos, los
ensayos y los detalles para la prueba de sonido. También puede haber un número importante
de otras consideraciones que se deben confirma, como las políticas de alimentos
y bebidas, las políticas de reserva y si están permitidos los invitados de los
artistas al evento.
185-30_0809_ilu02. Otros requerimientos del artista
para trabajar con el talento del show
Contratación y seguimiento
En este punto se discute
con el artista los detalles del performance
para llevarlos al contrato, incluidos aspectos como las políticas de
remuneración y performance de horas
extraordinarias, la forma de pago y políticas de cancelación. Junto con el
contrato se establece un calendario de eventos tentativos y el orden del Show Running,
más un plano de planta y un diagrama de etapa que se deben enviar al artista para
que tengan la última Información.
El tiempo entre la fecha
del contrato y la fecha del performance
puede ser largo, a menudo meses. Los productores a veces los productores olvidan
que necesitan mantener informados a los artistas de los cambios en un programa.
Horas de inicio, de ensayo y los tiempos de pruebas de pueden afectar la entrega de un performance óptimo en el show. Por lo tanto, cualquier cambio en
el evento que impacte el programa debe comunicarse a todos los artistas. Aunque
no hayan cambios, dos o tres días antes del evento se confirman de nuevo todos
los detalles del programa con los artistas. Aquí es el momento donde se
proporciona, en su forma definitiva, la información de carga de instrumentos y
equipos, asignaciones de salas verdes, detalles de estacionamiento, arreglos de
comida, expectativas de la configuración del show y la comprobación de sonido.
El día del show
En todo momento los artistas
serán tratados con cortesía y respeto, nada lo socava más que frustrarlos a su
llegada al venue y encontrarse con
una puerta cerrada y con ninguna forma visible de entrar. Se les debe dar
instrucciones exactas sobre cómo llegar y acceder al venue, o la forma de entrar a la sala verde si el evento es al aire
libre. A veces dicha acción implica conseguir barreras de seguridad y puertas
con códigos de acceso o guardias de seguridad que les guíen para un acceso fácil
al venue.
Si es posible, se debe
suministrar códigos de acceso a los artistas para entrar al venue, implica que alguien debe ser
asignado para reunirse con ellos en un lugar específico a su llegada. Retrasar
la entrada de los artistas al venue,
acarreará consecuencias de todo tipo en el performance
y el éxito de la producción del show.
Afortunadamente, los
teléfonos celulares ayudan a evitar situaciones embarazosas. Una vez en el sitio,
los artistas serán escoltados a su sala verde y si no está listo al menos a un
lugar donde pueden dejar temporalmente sus objetos de valor y equipos de forma
segura. Desde el momento en que llegan al venue
hasta el momento en que realizan su presentación se mantendrán completamente
informados de lo que sucede en el evento, incluyendo cualquier cambio de su
hora de inicio o en la duración de su show.
Una vez que la
configuración, la comprobación del sonido y los ensayos terminaron, significa
una actualización periódica de su tiempo estimado de performance. Lo ideal es darles advertencias de su entrada al
escenario con 60, 30, 15, 5 y 1 minuto antes de la hora pautada de inicio de su
show. En la marca de 15 minutos antes
de su performance, los artistas se moverán
a su ubicación de espera cerca del escenario fuera de la vista de los
asistentes y a la espera del aviso final de su entrada al escenario.
Después de su actuación, el
productor se acercará a los artistas, agradecerles por su participación y pagar
personalmente. Si el espectáculo fue genial, es el momento oportuno de
comentarlo y en caso de que no lo fuera no es el momento de conversar de
aspectos negativos y se puede guardar para una discusión posterior, ya que por
lo general los artistas entienden claramente lo que salió mal sin necesidad de
conversarlo.
