¿Por qué la importancia de la programación de las actividades
del show?
¿De qué manera logramos ser precisos y eficientes en el
tiempo establecido para la duración del evento?
¿Cuáles son las destrezas que debe tener el productor del
evento y cuáles son los pasos que debe aplicar para alcanzar el éxito en la
planificación del tiempo del evento?
Programación y administración del tiempo
Unas de las tareas
del productor de shows musicales en vivo, es la de usar herramientas para
predecir cuántas personas asistirán al evento y lo que querrán hacer cuando
lleguen al venue. Esto nos conduce a
la necesidad de planear esas actividades dentro la capacidad del lugar y de los
recursos que tengamos disponibles.
La programación es
fundamental para un productor de shows musicales en vivo, ya que estamos
obligados a ejecutar la totalidad del evento dentro del tiempo que tenemos
disponible, así como también, identificar todas las tareas que tienen que ser
completadas y a su vez que todas tengan un fin común. La programación tiene que
equilibrar muchos factores diferentes y diversas necesidades con el fin de
integrarlas y entregar la producción del evento en el momento requerido.
En el proceso de
planificación, la prioridad es completar el proyecto en un momento dado, a una
fecha y hora determinada. Un evento es un proyecto, ya que es una actividad
finita en términos del tiempo invertido en su duración y en el uso de los
recursos. Por lo tanto, es primordial planificar el evento minuciosamente y
programar todas las actividades para que en su conjunto formen la totalidad del
show musical en vivo.
En un evento en
vivo, debemos aplicar un concepto diferente de planificación a la usada
comúnmente donde los problemas se pueden resolver la próxima vez. Los eventos
que trascienden son aquellos en donde todos los recursos y habilidades tienen
que ser reunidos de una manera planificada, y sólo hay una oportunidad para
hacerlo bien y ajustado a las pautas establecidas.
Cualidades del productor
El productor de
eventos requiere de ciertas habilidades y experiencia en la gestión de eventos
y proyectos. Debe tener una cualificación primaria para organizar, motivar y gestionar
un equipo de expertos y voluntarios para alcanzar el éxito en los objetivos
trazados.
La cantidad de
tiempo necesario para completar todas las tareas, a menudo es incierto, al
igual que la cantidad de recursos necesarios y la interdependencia de todas las
actividades. En algunas situaciones, el número de personas que asistirán al
evento no es seguro, por lo que la programación implica una cierta cantidad de
riesgo y es necesario realizar asignaciones para permitir revisiones constantes
de la programación.
185-30_0504_ilu01. Cualidades del Productor – Administración Tiempo del
Show
La programación en la industria de los shows en vivo
La programación de
un show musical en vivo, es el arte
de:
En primer
lugar, desglosar el componente del evento
De analizar
la actividad
También, es
el arte de decidir el orden de ejecución de las actividades
Igualmente, de
organizar los recursos necesarios para completar cada actividad
Asimismo, de disponer
el momento justo de cada una de las actividades programadas
185-30_0504_ilu02. Programar shows es el arte de
Programar las
actividades de un show musical en vivo es la disciplina de planear y organizar
el flujo de mercancías, equipos, y personas a su punto de uso. Al inicio de la
planificación de un show musical en vivo, se pueden iniciar varias actividades
simultáneas y siempre la siguiente actividad dependerá de que las anteriores
finalicen.
Para la mayoría de
los eventos, se produce una actividad de programación hacia atrás, es decir, la
hora de finalización se conoce, todas las actividades se enumeran y se le
coloca a cada una su tiempo de finalización esperado, y luego la programación
se calcula hacia atrás para que todas las actividades se secuencien
adecuadamente hasta la hora de inicio del evento.
En la práctica, las
previsiones de demanda, es decir, el número de asistentes y sus horas de
llegada, raramente son exactas. Esto es un desafío para el productor del
evento, ya que debe tener para estas circunstancias, los recursos disponibles
en el momento adecuado, pero no en exceso, ya que esto encarecería el costo del
proyecto.
Ahora bien,
dependiendo del tipo de show y sus características, hay casos donde se conoce
el número de asistentes y la gran mayoría arriba a la misma hora previamente
pautada. En estos casos, el productor del evento hará que la disponibilidad de
todos los recursos coincida con el inicio del evento. Esto redundará en un alto
grado de precisión y eficiencia en la programación de los recursos.
