¿De
qué manera se puede controlar el presupuesto del evento, a fin de que los
gastos estén ajustados al presupuesto inicial?
¿Cómo
gestionar el flujo de caja de la producción del show?
El presupuesto y el
productor del show musical en vivo
Antes de ejecutar un show musical
en vivo, durante la fase de concepto y propuesta, los productores del show deben acordar el costo total del
evento. Es un requisito indispensable contar con los fondos disponibles para el
evento y compararlos con los gastos anticipados de su producción. El
presupuesto, es el mecanismo que mantiene el control entre los fondos y los
gastos anticipados. En términos contables, el presupuesto es una declaración de
pérdidas y ganancias la cual es una proyección estimada de: ingresos, gastos e
ingresos netos (ganancias o pérdidas).
Una de las responsabilidades del productor es la de controlar el presupuesto del evento a fin de garantizar el buen uso
de los fondos disponibles a fin de maximizar la rentabilidad de los
inversionistas y stakeholders. Las tareas para alcanzar estas metas son las
siguientes:
Principalmente, preparar el presupuesto
de la producción del show
El productor debe prestar rigurosa
atención a la gestión del flujo de caja
Garantizar la obtención de ganancias
económicas
Asimismo, la creación de un diseño o un
plan presupuestario
Finalmente, considerar otros costos
potenciales y elementos de impacto presupuestario, por ejemplo, condiciones
económicas con empleados o contratistas, seguros, compensaciones de los
trabajadores e impuestos
185-30_0501_ilu01. Presupuestos – Responsabilidades del Productor
Preparar el
presupuesto de producción
La premisa de un presupuesto es controlar las finanzas del evento y su
integridad mediante la comparación de los ingresos anticipados versus los
fondos o ingresos reales, y anticipar los gastos versus los gastos reales.
Generalmente el productor rinde cuentas al administrador del show, al productor
se le asigna una porción del gasto del presupuesto, del estimado global del
evento para trabajar en la producción. El productor tiene la tarea de gastar el
monto asignado de la manera más eficiente posible con el fin de alcanzar los
objetivos del evento.
En el proceso de creación, el productor puede manejar el presupuesto de las
siguientes dos maneras:
La primera manera comienza durante la
fase de concepto y propuesta del show. Donde la base son las cotizaciones de
servicios de los distintos proveedores. Estas cotizaciones se usan para
establecer un presupuesto de producción preliminar, y este inicialmente puede
realizarse sin restricciones de montos máximos permitidos por el administrador
del show.
La segunda manera es que el mismo
productor esté involucrado como miembro del equipo administrador del evento. En
este caso, su trabajo en el presupuesto también inicia durante la fase de
concepto y propuesta del evento, aunado al hecho estricto de establecer de una
vez un punto de partida para la asignación o no, de fondos dentro de todo el
presupuesto del evento.
Existen cinco claves para establecer y mantener un presupuesto de
producción preciso:
La primera clave es desarrollar un
sistema para rastrear los gastos
La segunda, desarrollar una lista de
categorÃas de gastos de producción
Tercera, investigar y categorizar los
gastos
Y la última clave es la gestión del
manejo de contingencias y gastos inesperados
185-30_0501_ilu02.
Presupuesto Preciso – Cinco Claves para el Productor
Desarrollar un sistema
para rastrear gastos
El presupuesto es un documento vivo y es blanco de cambios constantes. Es
necesario implementar un método eficaz para llevar un registro de todos estos
cambios a medida que ocurren y el mejor método usado es una hoja de cálculo, la
cual ofrece las siguientes ventajas:
Nos permite calcular fácilmente los
costes totales en función de los costes unitarios, ya que este cálculo se puede
hacer de manera automática
Igualmente, permite integrar fácilmente
los cálculos de impuestos
Asimismo, realiza automáticamente el
cálculo de los márgenes de ganancias
Permite hacer comparaciones sencillas
entre partidas estimadas y los gastos reales
Nos ofrece la posibilidad de minimizar
errores en los cálculos
Igualmente, podemos diversificar los
cálculos por áreas especÃficas del evento
Finalmente, se puede enviar fácilmente
por correo electrónico a los miembros del equipo de producción del evento,
administrador y clientes
Actualmente existen paquetes de software dentro de la industria de eventos
que integran la gestión del presupuesto con la programación y contratación de
shows, por ejemplo, MS Access, MS Excel, Software de Contabilidad.
Desarrollar una lista
de categorÃas de gastos
Es importante desglosar los gastos del show en categorÃas principales y
subcategorÃas para lograr acceder fácilmente a cualquier elemento de la lÃnea.
A continuación, mencionamos algunos de los gastos de producción más comunes:
El primero de ellos es, el entretenimiento
y los altavoces
Asimismo, la decoración
No pueden faltar, los efectos especiales
Seguidamente, todo lo concerniente a la
puesta en escena
El audio también es de suma importancia
La Iluminación es otro factor de
relevancia
También, todo el equipo de presentación
visual
De igual forma encontramos, el saneamiento
y la gestión de residuos
Muy importante, la energÃa eléctrica
Los aparejos forman parte de los gastos
más comunes
Seguidamente, las carpas y estructuras
De igual manera, todo el equipo de
comunicaciones
Y por último, toda la gestión técnica y
operativa del escenario
Investigación y categorización
de los gastos reales
Este es el paso más importante en todo el proceso de la gestión
presupuestaria y en donde la mayorÃa de los productores dedican gran parte de
su tiempo. El presupuesto inicial se crea al comienzo del proceso de planificación,
durante el concepto y fase de propuesta. Es necesario contactar a la mayor
cantidad posible de proveedores para solicitar cotizaciones de las distintas
áreas del evento de acuerdo al concepto dado por el productor.
Cada presupuesto recibido por parte de los proveedores, deberá ser
categorizado según el área que corresponda en el evento y luego abrir
subcategorÃas de cada área principal para presupuestos que correspondan a esa
misma categorÃa.
Seguimiento y
actualización de gastos
A fin de aprovechar al máximo las bondades que ofrece un presupuesto, es
necesario monitorearlo y actualizarlo continuamente. La mejor manera de hacerlo
es registrar los cambios tan pronto se produzcan, en la columna y fila
apropiada de la hoja de cálculo. Se puede agregar una columna para anotar la
fecha y motivo del cambio.
Manejo de
contingencias y gastos inesperados
Por más organizado que pueda estar un evento o más experimentado pueda ser
el productor, inevitablemente siempre surgen gastos adicionales y
requerimientos imprevistos. Mientras más grande sea el evento, mayores
posibilidades hay de que surjan. Por lo tanto, es prudente y necesario,
incorporar una partida para contingencias e imprevistos.
Gestión del flujo de
caja
Para mantener el negocio de eventos, es importante contar con el flujo de
caja para el pago de los servicios contratados a proveedores, el no hacerlo
puede acarrear consecuencias negativas para el productor, empresa organizadora,
tanto en el ámbito legal y en su reputación en el medio. Un presupuesto, junto
con las obligaciones contractuales para los pagos de proveedores, se puede usar
para monitorear y predecir los requisitos de flujo de dinero de los
productores.
Algunas de las principales formas en que se puede gestionar un buen flujo
de caja para los productores incluyen lo siguiente:
Negociar depósitos suficientes con los
clientes, mediante un adelanto del 50 al 75% del monto total del contrato al momento
de su firma y el resto a pagar con 1 semana previo al evento, o en su defecto,
el mismo dÃa del evento, máximo 1 semana posterior.
También, supervisar exhaustivamente las
cuentas por cobrar del evento o de otros eventos realizados y hacerle el seguimiento
correspondiente de cobranzas para obtener fondos adicionales para el pago a
proveedores
Asimismo, pagar a proveedores al final
de los dÃas máximos permitidos en el contrato. Esto redundará en mayor flujo de
efectivo, sin embargo, hay que manejarlo con cuidado ya que muchos proveedores
ofrecen mejores condiciones de pago a futuro o descuentos a clientes pronto
pago
Finalmente, considerar un préstamo o
lÃnea de crédito con un banco. Recurso que se usa sólo cuando se agoten todas
las demás formas de obtener el efectivo necesario para el pago de deudas, ya
que esta opción es costosa
