En la planificación inicial para la producción del show en vivo, se determinan los factores y exigencias que debe cumplir el venue en cuanto a la capacidad por el estimado de asistentes al evento, en cuanto a su ubicación estratégica para facilitar el acceso a todas las personas que han de asistir y en cuanto a sus limitaciones logísticas que permita evaluar la cantidad de servicios para empleados y asistentes al evento, así como su ubicación dentro del venue.

De acuerdo con los estudios realizados por Doug Matthews, es necesario inspeccionar profundamente el venue y verificar que cumpla con los requisitos expuestos en la planificación inicial del evento, ya que se debe garantizar la calidad y desarrollo del show a fin de cumplir con las expectativas del público, así como también de los stakeholders.

Inspección del sitio:

• Realizar una o más visitas al venue en horas distintas del día y de la noche para determinar su viabilidad
• Es conveniente tener al menos dos alternativas de venues para evaluar ambas, comparar y definir
• Parte de los puntos determinantes para la selección del venue son sus costos

1185-30_0405_fot01. Inspección del venue / Métodos de inspección

Entender el venue y su gestión:

• El éxito de un evento depende de que el productor entienda las jerarquías de gestión de los venues
• El productor debe tener en cuenta que es un invitado y no un empleado o contratista del venue
• Debe conocer los roles de cada una de las personas que están destacadas en el venue
• En hoteles con grandes salones de reunión, parques y espacios públicos, clubes privados, grandes salones de restaurantes, el productor suele trabajar con el director de catering o de la convención o conferencia, gerente de servicios
• Estas personas deben facilitar todo lo concerniente a la logística que necesite el productor como conexiones eléctricas, puesta en escena, salas verdes

Determinar la capacidad del venue:

• En la inspección inicial es imprescindible determinar la capacidad del lugar para el evento deseado
• La comunicación crítica entre el productor y el contacto en el venue es determinante a fin de dar detallar si la configuración particular del evento tiene lugar en este venue
• Existen ecuaciones matemáticas que permiten determinar la capacidad exacta de un lugar sea abierto o cerrado

Limitaciones logísticas:

• Sea indoor o outdoor, el productor debe familiarizarse íntimamente con la ubicación y todas sus limitaciones para adecuar la producción o definitivamente tomar la decisión de cambiar de lugar
• Los lugares abiertos y cerrados tienen sus propias ventajas, desventajas y características particulares.

Puntos claves a determinar durante la inspección inicial:

2185-30_0405_ilu01. Puntos claves para la inspección

• Ubicación del punto principal de energía eléctrica. Opciones disponibles y costos para realizar las conexiones. La iluminación y el audio es preferible tener la conexión cerca o detrás del escenario
• ¿Posee tarima o plataforma y se puede configurar para adaptarla al evento?
• Verificar si la superficie es estable y apropiada para el tipo de evento a desarrollar
• ¿Ofrece barandillas de seguridad y rampa para sillas de ruedas?
• Dimensiones exactas de todos los espacios
• Ubicación de las puertas de entrada y salida.
• ¿Ofrece rutas de evacuación demarcadas, salidas de emergencia y extintores de incendio?
• ¿Hay pautas de restricciones específicas para la instalación de equipos, enseres, estructuras, decoración, volumen y ecualización del sonido?
• ¿La administración del venue hará algún aporte logístico u operativo durante la configuración del evento?
• Definir muy bien las pautas, estrategias y procedimientos del trabajo a fin de evitar enfrentamientos entre el personal del productor del evento y de la sede.
• Hora en que se permitirá el acceso a los empleados y al público
• ¿Se puede mover todo el equipo de manera segura por pasillos, puertas?
• ¿El lugar posee escaleras, ascensores de carga, muelles de carga?
• Verificar si está permitido el uso de montacargas
• Examinar si el venue dispone de área verde para el personal técnico del evento
• Coordinar algún área o espacio reservado para guardar equipo técnico

Keynotes

• Es necesario inspeccionar profundamente el venue y verificar que cumpla con los requisitos expuestos en la planificación inicial del evento.
  
• Se debe garantizar la calidad y desarrollo del show a fin de cumplir con las expectativas del público, así como también de los stakeholders.
  
• Realizar una o más visitas al venue en horas distintas del día y de la noche para determinar su viabilidad.
  
• Es conveniente tener al menos 2 alternativas de venues para evaluar ambas, comparar y definir.
  
• En la inspección inicial es imprescindible determinar la capacidad del lugar para el evento deseado.
  
• Sea indoor o outdoor, el productor debe familiarizarse íntimamente con la ubicación y todas sus limitaciones.
  
• Ubicación del punto principal de energía eléctrica

Reto

Tomando como premisa un evento al aire libre para 2000 personas, investiga en tu ciudad algún lugar abierto que por lo general se desarrollen shows musicales en vivo y aplica el método de inspección diseñado en esta lección. Igualmente aplicalo a un lugar cerrado, verifica sobre todo las condiciones de seguridad y protocolos para situaciones de emergencias.

Tiempo: 90 minutos

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Al momento de promocionar el show musical, el público se agolpará a comprar las entradas y lo que menos piensa es si el venue reunirá las condiciones mínimas de seguridad o si los servicios estarán ubicados estrategicamente, o si se han tomado las previsiones en caso de fallas en la energía eléctrica, lo más seguro es que su mente sólo albergue el deseo y anhelo de ver en vivo a su artista o banda favorita. Sin embargo para el productor del evento es totalmente distinto el panorama, debe evaluar muy bien todos estos detalles y todo comienza con la inspección profunda del venue para determinar si la locación reúne los requisitos fijados y ofrecer al público y a stakeholders un evento totalmente robusto en todos los aspectos.