¿De
qué manera podemos lograr un equilibrio entre las necesidades de los clientes y
el uso de los recursos a fin de evitar conflictos en la organización y alcanzar
el éxito en los eventos?
¿Cuáles
son las distintas estructuras organizativas que podemos establecer en las
empresas de eventos?
¿Qué
beneficios aporta a la empresa aplicar una estructura organizativa virtual en
el desempeño de sus funciones?
Necesidades de los clientes y la eficiencia en el uso de los
recursos
Los dos objetivos
básicos de un productor de eventos son la satisfacción del cliente y la
eficiencia en el uso de los recursos materiales y humanos de la organización,
sin embargo es importante buscar un emparejamiento entre el cliente y los
recursos disponibles, teniendo consciencia de que no siempre será posible
lograr un equilibrio absoluto entre los deseos o expectativas del cliente y lo
que la organización es capaz de producir, por lo que el productor de eventos
debe ser moderado en su aplicación.
Si los objetivos
son impulsados principalmente por la necesidad de un uso eficiente de los
recursos, se hará cuesta arriba lograr la satisfacción del cliente. Se espera
que el productor logre los resultados adecuados, al dar un buen uso de los
recursos y un nivel razonable de satisfacción al cliente.
Equilibrio en la satisfacción al cliente y el uso de los
recursos
Si el productor busca principalmente hacer un uso más eficiente de los recursos, esto podrÃa significar que el servicio al cliente se debe evaluar y promover nuevamente. De esta manera el servicio se reformulará a fin de cumplir con las competencias de la organización, en lugar de añadir recursos adicionales.
Antes de aplicar cualquier cambio en el servicio, el productor debe optimizar los metodos de operación y mejorar los procesos utilizando los recursos existentes. El enfoque positivo es hallar las formas de hacer posible lo imposible con los recursos existentes.
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Balance entre las necesidades del cliente y el uso de los recursos
Estructuras de la empresa
En la gestión de
los recursos, igualmente importante es la estructura de la organización. La
producción exitosa de un evento puede ser influenciada por el grado de
descentralización, la forma como se coordina el evento y el grado relativo de
formalidad e informalidad.
La centralización
La centralización
se relaciona con el grado en que la autoridad, el poder y la responsabilidad
son devueltos a través de la organización. A medida que se delega más
responsabilidad, la organización se vuelve más descentralizada.
La coordinación
La coordinación
de actividades del evento, afecta la forma en que el trabajo se ha dividido
entre varias funciones. Por ejemplo, marketing, finanzas y operaciones y la manera
cómo se gestionará. Un correcto planeamiento, permitirá tener claridad en el
propósito y comprensión de la contribución de todos en el evento.
Formalidad -
Informalidad
La formalidad
suele estar representada por polÃticas y sistemas de información, mientras que
la informalidad es requerida si los gerentes, productores y personal deben usar
sus iniciativas a fin de lograr cambios innovadores en los procesos operativos
o administrativos.
La estructura
organizativa de un evento constituye un marco para todas las diferentes
actividades y servicios que se proporcionarán, obteniendo una mezcla de
productos y servicios.
Por ejemplo, en
el ayuntamiento de Leeds en el Reino Unido, organizan sus celebraciones de
verano en el centro de la ciudad y se combinan en una sola operación:
- Los
artistas, bailarines y músicos, de este paÃs o de cualquier parte del mundo
- El
personal y equipos para el montaje del sistema de sonido e iluminación y otros
servicios técnicos
- La gente
de Seguridad y personal para el protocolo
- Los servicios
de alimentos y bebidas donde sean requeridos
- Apoyo
logÃstico para el traslado vehÃcular desde las autopistas hasta el recinto
- Apoyo del
departamento de policia y de los bomberos locales
- Servicios
administrativos y de apoyo logÃstico
- También el
apoyo de servicios financieros de entes bancarias
Hay que tener en
cuenta que:
- Algunas de
estas actividades y personas están a la vista de los asistentes al evento,
mientras que otros grupos tienen muy poco contacto directo con ellos
- Algunos de
los empleados son pagados y otros son voluntarios
- Parte del
personal son directamente responsables ante el productor del evento, otros
rinden cuenta ante sus agencias de empleos o empresas subcontratistas
Dentro de la
industria de eventos hay una gran variedad de estructuras organizativas
diferentes y la mayorÃa de las empresas de eventos tienen una pequeña cantidad
de personal con una estructura relativamente sencilla. Veamos tres tipos de
estructuras organizativas que predominan actualmente en la industria:
- La estructura
simple
- También la
estructura funcional
- Y por
último la estructura red
En grandes
organizaciones vemos el uso de otro tipo de estructuras, como los grupos de
trabajo, estructura de matriz y los comités.
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Estructuras organizativas de las empresas de eventos
Organizaciones virtuales
La mayorÃa de los
eventos son de duración limitada, y aunque sus organizaciones tengan
estructuras simples o funcionales, el evento en sà puede estar estructurado en
red o de manera virtual. Una organización virtual puede funcionar dentro de la
industria de eventos, ya que las actividades básicas como marketing,
operaciones y administración, serÃan gestionadas desde dentro de la empresa por
una o varias personas.
El tamaños de la
empresa virtual y la interacción con los proveedores dependerán del tamaño y
número de eventos que se produzcan. Es posible que la empresa solo tenga cuatro
personas contratadas, sin embargo, durante un evento puede aumentar exponencialmente
su fuerza de trabajo por la cantidad de eventos que se realicen simultánamente
o por su tamaño y envergadura. Igualmente sucede con los proveedores y
contratistas; esto trae como consecuencia las redes de relaciones en la
organización en redes de proveedores, redes de contratistas, redes de personal
para laborar en eventos determinados.
Los cambios en la
tecnologÃa y la capacidad que ofrece para una comunicación completa y rápida,
mejoran la efectividad de las organizaciones virtuales.
Esta estructura
tiene varias ventajas claves:
- Es más
eficiente porque tiene menores costos y mayores productos
- Se pueden
contratar proveedores especializados y experimentados solo para necesidades
especificas
- Tendremos
a la mano presupuesto claros con costos ya conocidos de antemano
- Es una
estructura flexible y relevante para cada evento
- Permite la
oportunidad de una rápida comunicación y toma de decisiones
Posibles
desventajas de la estructura:
- Dificultad
en monitorear el control de calidad ya que los contratistas proporcionan gran
parte del trabajo
- Asimismo,
la fiabilidad del suministro puede verse comprometida por factores que la
empresa no puede controlar
- Puede
haber dificultad en la coordinación de los proveedores
- Deficiencias
en los contratos de trabajo, podrÃan conllevar a procesos legales costos y
largos
Las estructuras
organizativas del evento deben incluir cinco funciones principales:
- Las
operaciones de servicios al visitante
- También,
las operaciones de servicios de soporte
- Asimismo,
el marketing
- Administración
- Y por
último, las finanzas
Estas funciones
pueden subdividirse aún más dependiendo de la naturaleza y el tamaño del
evento. En algunos casos las mismas personas dentro de la empresa pueden ser
responsables en más de una función, por lo que es esencial que todas las
personas que trabajan juntas sepan quién está a cargo y conocer cuáles son suns
funciones y responsabilidades dentro de la organización y el funcionamiento del
evento.
CierrePara
alcanzar el éxito en los eventos, es necesario lograr el equilibrio entre las
necesidades del cliente y el uso de los recursos disponibles en la empresa. Igualmente
identificar las distintas estructuras organizativas en las empresas de eventos,
ya que de esta manera lograremos balancear los objetivos y ofrecer una
satisfacción adecuada al cliente y un uso eficiente de los recursos humanos y
materiales de la organización. El productor en todo momento debe ser consciente
y vigilante de este equilibrio a fin de evitar conflictos organizacionales y
promover beneficio a todas las partes involucradas en la producción de los
eventos.
