¿De qué manera podemos lograr un equilibrio entre las necesidades de los clientes y el uso de los recursos a fin de evitar conflictos en la organización y alcanzar el éxito en los eventos?

¿Cuáles son las distintas estructuras organizativas que podemos establecer en las empresas de eventos?

¿Qué beneficios aporta a la empresa aplicar una estructura organizativa virtual en el desempeño de sus funciones?

Necesidades de los clientes y la eficiencia en el uso de los recursos

Los dos objetivos básicos de un productor de eventos son la satisfacción del cliente y la eficiencia en el uso de los recursos materiales y humanos de la organización, sin embargo es importante buscar un emparejamiento entre el cliente y los recursos disponibles, teniendo consciencia de que no siempre será posible lograr un equilibrio absoluto entre los deseos o expectativas del cliente y lo que la organización es capaz de producir, por lo que el productor de eventos debe ser moderado en su aplicación.

Si los objetivos son impulsados principalmente por la necesidad de un uso eficiente de los recursos, se hará cuesta arriba lograr la satisfacción del cliente. Se espera que el productor logre los resultados adecuados, al dar un buen uso de los recursos y un nivel razonable de satisfacción al cliente.

Equilibrio en la satisfacción al cliente y el uso de los recursos

Si el productor busca principalmente hacer un uso más eficiente de los recursos, esto podría significar que el servicio al cliente se debe evaluar y promover nuevamente. De esta manera el servicio se reformulará a fin de cumplir con las competencias de la organización, en lugar de añadir recursos adicionales.
 
Antes de aplicar cualquier cambio en el servicio, el productor debe optimizar los metodos de operación y mejorar los procesos utilizando los recursos existentes. El enfoque positivo es hallar las formas de hacer posible lo imposible con los recursos existentes.
 
185-30_0310_ilu01. Balance entre las necesidades del cliente y el uso de los recursos

Estructuras de la empresa

En la gestión de los recursos, igualmente importante es la estructura de la organización. La producción exitosa de un evento puede ser influenciada por el grado de descentralización, la forma como se coordina el evento y el grado relativo de formalidad e informalidad.

La centralización

La centralización se relaciona con el grado en que la autoridad, el poder y la responsabilidad son devueltos a través de la organización. A medida que se delega más responsabilidad, la organización se vuelve más descentralizada.

La coordinación

La coordinación de actividades del evento, afecta la forma en que el trabajo se ha dividido entre varias funciones. Por ejemplo, marketing, finanzas y operaciones y la manera cómo se gestionará. Un correcto planeamiento, permitirá tener claridad en el propósito y comprensión de la contribución de todos en el evento.

Formalidad  - Informalidad

La formalidad suele estar representada por políticas y sistemas de información, mientras que la informalidad es requerida si los gerentes, productores y personal deben usar sus iniciativas a fin de lograr cambios innovadores en los procesos operativos o administrativos.

La estructura organizativa de un evento constituye un marco para todas las diferentes actividades y servicios que se proporcionarán, obteniendo una mezcla de productos y servicios.

Por ejemplo, en el ayuntamiento de Leeds en el Reino Unido, organizan sus celebraciones de verano en el centro de la ciudad y se combinan en una sola operación:

• Los artistas, bailarines y músicos, de este país o de cualquier parte del mundo
• El personal y equipos para el montaje del sistema de sonido e iluminación y otros servicios técnicos
• La gente de Seguridad y personal para el protocolo
• Los servicios de alimentos y bebidas donde sean requeridos
• Apoyo logístico para el traslado vehícular desde las autopistas hasta el recinto
• Apoyo del departamento de policia y de los bomberos locales
• Servicios administrativos y de apoyo logístico
• También el apoyo de servicios financieros de entes bancarias

Hay que tener en cuenta que:

• Algunas de estas actividades y personas están a la vista de los asistentes al evento, mientras que otros grupos tienen muy poco contacto directo con ellos
• Algunos de los empleados son pagados y otros son voluntarios
• Parte del personal son directamente responsables ante el productor del evento, otros rinden cuenta ante sus agencias de empleos o empresas subcontratistas

Dentro de la industria de eventos hay una gran variedad de estructuras organizativas diferentes y la mayoría de las empresas de eventos tienen una pequeña cantidad de personal con una estructura relativamente sencilla. Veamos tres tipos de estructuras organizativas que predominan actualmente en la industria:

• La estructura simple
• También la estructura funcional
• Y por último la estructura red

En grandes organizaciones vemos el uso de otro tipo de estructuras, como los grupos de trabajo, estructura de matriz y los comités.

185-30_0310_ilu02. Estructuras organizativas de las empresas de eventos

Organizaciones virtuales

La mayoría de los eventos son de duración limitada, y aunque sus organizaciones tengan estructuras simples o funcionales, el evento en sí puede estar estructurado en red o de manera virtual. Una organización virtual puede funcionar dentro de la industria de eventos, ya que las actividades básicas como marketing, operaciones y administración, serían gestionadas desde dentro de la empresa por una o varias personas.

El tamaños de la empresa virtual y la interacción con los proveedores dependerán del tamaño y número de eventos que se produzcan. Es posible que la empresa solo tenga cuatro personas contratadas, sin embargo, durante un evento puede aumentar exponencialmente su fuerza de trabajo por la cantidad de eventos que se realicen simultánamente o por su tamaño y envergadura. Igualmente sucede con los proveedores y contratistas; esto trae como consecuencia las redes de relaciones en la organización en redes de proveedores, redes de contratistas, redes de personal para laborar en eventos determinados.

Los cambios en la tecnología y la capacidad que ofrece para una comunicación completa y rápida, mejoran la efectividad de las organizaciones virtuales.

Esta estructura tiene varias ventajas claves:

• Es más eficiente porque tiene menores costos y mayores productos
• Se pueden contratar proveedores especializados y experimentados solo para necesidades especificas
• Tendremos a la mano presupuesto claros con costos ya conocidos de antemano
• Es una estructura flexible y relevante para cada evento
• Permite la oportunidad de una rápida comunicación y toma de decisiones

Posibles desventajas de la estructura:

• Dificultad en monitorear el control de calidad ya que los contratistas proporcionan gran parte del trabajo
• Asimismo, la fiabilidad del suministro puede verse comprometida por factores que la empresa no puede controlar
• Puede haber dificultad en la coordinación de los proveedores
• Deficiencias en los contratos de trabajo, podrían conllevar a procesos legales costos y largos

Las estructuras organizativas del evento deben incluir cinco funciones principales:

• Las operaciones de servicios al visitante
• También, las operaciones de servicios de soporte
• Asimismo, el marketing
• Administración
• Y por último, las finanzas

Estas funciones pueden subdividirse aún más dependiendo de la naturaleza y el tamaño del evento. En algunos casos las mismas personas dentro de la empresa pueden ser responsables en más de una función, por lo que es esencial que todas las personas que trabajan juntas sepan quién está a cargo y conocer cuáles son suns funciones y responsabilidades dentro de la organización y el funcionamiento del evento.

Para alcanzar el éxito en los eventos, es necesario lograr el equilibrio entre las necesidades del cliente y el uso de los recursos disponibles en la empresa. Igualmente identificar las distintas estructuras organizativas en las empresas de eventos, ya que de esta manera lograremos balancear los objetivos y ofrecer una satisfacción adecuada al cliente y un uso eficiente de los recursos humanos y materiales de la organización. El productor en todo momento debe ser consciente y vigilante de este equilibrio a fin de evitar conflictos organizacionales y promover beneficio a todas las partes involucradas en la producción de los eventos.