¿De qué manera podemos organizar reuniones efectivas,
productivas, eficientes y concretas con el equipo de producción que generen
compromiso y motiven al cumplimiento de las tareas y objetivos propuestos en
ella?
¿Cómo aplicar el buen uso del tiempo a fin de evitar
reuniones eternas e infructuosas?
Veamos a continuación la manera adecuada de ejecutar
reuniones exitosas
La fase de
coordinación del equipo de producción, inicia en el momento que existe un
contrato en firme con el productor. En este punto, el estilo de liderazgo o
estilo gerencial, debe ser democrático, inclusivo, inspirador, de esta manera
se fomentará la integración, sinergia y coordinación del equipo orientado a
alcanzar los resultados y objetivos planteados con una visión común.
Generalmente, esto
lo logramos en reuniones productivas y concretas, enfocadas en aprovechar al
máximo los recursos disponibles, sobre todo el tiempo. Es importante conocer
cuáles son las caracterÃsticas que deben tener las reuniones de este tipo y la
necesidad de revisar las tareas generales que el productor tiene la
responsabilidad de supervisar en esta fase.
Ejecución de reuniones eficientes
Para lograr
reuniones efectivas y productivas con resultados bien definidos, es necesario
planificarlas e invertir tiempo y esfuerzo antes, durante y después de la
reunión. A continuación veremos algunos puntos importantes que debemos tomar en
consideración para obtener los mejores resultados en nuestras reuniones:
Prepararse para la reunión
La preparacion de
una reunión se comienza temprano, al menos con una o dos semanas de antelación,
para ello el organizador de la reunión debe:
- En primer
lugar, reservemos el venue de la
reunión, previendo sus dimensiones de acuerdo al número de personas invitadas
- Seguidamente,
fijemos y confirmemos la fecha, la hora y la locación exacta con anticipación.
Distribuyamos esta información a todos los miembros del equipo de producción de
manera expedita y verifiquemos su recepción de manera individual
- Paso
siguiente, se debe establecer, escribir y distribuir la agenda y recordatorio
de la reunión con una semana de antelación, si se recuerda antes, se corre el
riesgo de que las personas la olviden y no asistan
- También,
es importante informar a todos los asistentes que deben preparar un informe del
estatus de cada una de las tareas asignadas y enviarlo al organizador con dos o
tres dÃas antes de la reunión
- Con uno o
dos dÃas antes de la reunión, distribuyamos copias de los informes de estatus a
todos los asistentes de la reunión
- Finalmente,
es importante contar con el apoyo de una secretaria para el dÃa de la reunión,
asignemos a una persona capacitada y diligente para llevar a cabo esta tarea
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Pasos para preparar la reunión
Preparar y crear el ambiente para la reunión
La preparación
del venue de reunión es importante, ya que es el lugar donde se revisarán y
asignarán tareas muy importantes de coordinación del evento y para ello, el
lugar debe ser propicio para que todos los asistentes se sientan en un ambiente
que invite al trabajo en equipo, a la unidad, al enfoque, a la estrategia, a la
asertividad, a la proactividad y a dar lo mejor de cada uno por el objetivo en
común: producir un show musical impecable.
Para lograr una
preparación adecuada de la locación de la reunión es vital llegar muy temprano,
incluso si es posible, organizar el espacio el dÃa anterior. La ubicación de
los enseres, arreglo y decoración de la sala, deben estar dispuestos en la
forma que genere en el asistente orden, organización, diligencia, creatividad,
armonÃa. Para lograr esto, el organizador debe:
- Asegurarse
que se disponga de suficientes mesas y sillas, además que estén dispuestas de
manera correcta y confortable para todos los asistentes
- Es muy
importante que la iluminación sea adecuada y suficiente, que abarque la
totalidad del espacio útil
- También
disponga de bolÃgrafos, lápices y blocks de anotación para todos los
participantes
- Debemos
cerciorarnos que los refrigerios sean colocados de manera adecuada, que haya
suficiente café, crema, agua, jugo y eventualmente servir algunos muffins,
galletas.
- Incluyamos
al menos dos tiempos de breaks generales para el refrigerio durante el tiempo
de reunión
- Revisemos
que las salas de baño se encuentren en estado óptimo de uso y estén dotadas de
toda la logÃstica necesaria para la comodidad de los asistentes
- Es
necesario verificar la temperatura de la sala, que sea agradable y no en los
extremos de calor o frio
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Pasos para crear el ambiente de la reunión
Es sorprendente
el efecto que tiene en las personas los servicios y comodidades de la sala en
el éxito de la reunión. Si les prestamos un servicio óptimo, su recuerdo
positivo de la reunión les motivará a estar mucho más inclinados a la
cooperación y trabajo en equipo.
Conduciendo la reunión
Veamos a
continuación, algunos tips esenciales para ejecutar reuniones efectivas, de
acuerdo al fundamento para lograr una mayor eficiencia según las famosas reglas
de orden de Henry Martyn Robert, mayor del ejército de los Estados Unidos:
- Para
ejecutar reuniones efectivas, en primer lugar se deben tratar los puntos más
importantes de la agenda. Evitemos dejarlos de último, ya que para ese momento
los asistentes están agotados y con deseo de partir del lugar, es por ello que
los elementos claves de la reunión deben tratarse cuando todas las personas
están mas energizados
- Para hace
el buen uso del tiempo, seamos cuidadosos en establecer lÃmites de tiempo a
cada elemento de la agenda pautada para la reunión, de esta manera cada
participante estará obligado a ser concreto y conciso en su participación y
ajustarse al tiempo asignado
- Para
evitar que la reunión se salga de control, es imprescindible limitar que en el
debate de ideas cada uno desarrolle su participación por turno y con un tiempo limitado
establecido previamente
- El
organizador de la reunión debe conducir a los asistentes, que aborden todas las
participaciones y preguntas a través del que preside la reunión, esto reduce la
posibilidad de que se presenten argumentos acalorados y subjetivos, que
finalmente interfieren en la conducción de la reunión
- También es
importante resumir cada Ãtem de la agenda y establecer claramente cualquier
acción requerida. Asignemos el responsable de la tarea y procuremos fijar fecha
tope para el cumplimiento de cada objetivo. Si es necesario realice una
votación entre los asistentes y documente los resultados
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Pasos para conducir reuniones efectivas
Seguimiento posterior a la reunión
Una vez que
despedimos a los asistentes de la reunión, nuestra responsabilidad no termina
allÃ, es necesario monitorear el cumplimiento de las tareas asignadas para
concretar el éxito. Para ello, el organizador debe:
- En primer
lugar, registremos en las actas de la reunión la lista de todos los asistentes,
tareas y objetivos propuestos con el nombre de cada responsable y la fecha
máxima de cumplimiento, además incluya las decisiones tomadas en la reunión
- Seguidamente,
distribuyamos estas actas o minutas tan pronto como sea posible, lo ideal es
que sea dentro de los cinco dÃas subsiguientes a la reunión
- Debemos
establecer recordatorios regulares, a fin de monitorear el cumplimiento de las
tareas asignadas, sobre todo con una semana de antelación al vencimiento de
cada fecha tope asignada
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Pasos para el seguimiento de reuniones efectivas
Cuando producimos
eventos, los errores son inadmisibles. Generalmente, en las reuniones se
debaten temas concernientes a detalles minuciosos de la producción del evento.
Si conducimos y registramos eficientemente las reuniones y sus resultados,
reducimos significativamente la posibilidad de errores.
Adicionalmente al
registro de actas o minutas de la reunión, podemos realizar una grabación de
audio o vÃdeo, la cual aporta detalles especÃficos en caso de que surjan
querellas contractuales posteriores con proveedores o clientes.
Tareas del productor durante la fase de coordinación
En el caso de que el
equipo de producción en su mayorÃa sean subcontratistas a continuación
mencionamos algunas tareas particulares del productor durante esta fase:
- La primera
tarea es conceptualizar y finalizar todos los detalles del evento en cuanto a
los recursos a ser utilizados bajo la responsabilidad del productor, entre
ellos: la decoración, entretenimiento, iluminación, audio, multimedia, puesta
en escena, carpas de uso operativo, efectos especiales, gestión de residuos,
electricidad, aparejos, cercados
- Necesariamente,
el productor debe llevar a cabo reuniones con cada uno de los proveedores de
estos servicios para confirmar los nombres de las personas que estarán in situ a cargo en el evento. A la vez,
revisemos todos los detalles contractuales y la programación actual del evento
con lujo de detalles. Enviemos también la programación a todo el personal del
evento que no tiene que ver directamente con la producción
- Es importante
verificar que todo el equipo conoce y posee el uniforme, equipo e
identificación asignado a cada área del evento según su actividad
- Por último,
antes de la ejecución del evento, evaluemos el estado de la gestión de
administración de riesgos. Revisemos todos los procedimientos y controles
diseñados para todos los casos posibles de riesgos, desde incendios hasta
temporales.
CierreLograr reuniones efectivas, productivas y orientadas al éxito
en la fase de coordinación del evento, son el producto del cumplimiento
metódico de pasos diseñados para ser aplicados antes, durante y luego de la
reunión. La disciplina, orden y organización por parte del productor es vital,
ya que debemos modelar con nuestras acciones lo que deseamos obtener del equipo
de producción en el cumplimiento de sus asignaciones.
