¿De qué manera podemos organizar reuniones efectivas, productivas, eficientes y concretas con el equipo de producción que generen compromiso y motiven al cumplimiento de las tareas y objetivos propuestos en ella?

¿Cómo aplicar el buen uso del tiempo a fin de evitar reuniones eternas e infructuosas?

Veamos a continuación la manera adecuada de ejecutar reuniones exitosas

La fase de coordinación del equipo de producción, inicia en el momento que existe un contrato en firme con el productor. En este punto, el estilo de liderazgo o estilo gerencial, debe ser democrático, inclusivo, inspirador, de esta manera se fomentará la integración, sinergia y coordinación del equipo orientado a alcanzar los resultados y objetivos planteados con una visión común.

Generalmente, esto lo logramos en reuniones productivas y concretas, enfocadas en aprovechar al máximo los recursos disponibles, sobre todo el tiempo. Es importante conocer cuáles son las características que deben tener las reuniones de este tipo y la necesidad de revisar las tareas generales que el productor tiene la responsabilidad de supervisar en esta fase.

Ejecución de reuniones eficientes

Para lograr reuniones efectivas y productivas con resultados bien definidos, es necesario planificarlas e invertir tiempo y esfuerzo antes, durante y después de la reunión. A continuación veremos algunos puntos importantes que debemos tomar en consideración para obtener los mejores resultados en nuestras reuniones:

Prepararse para la reunión

La preparacion de una reunión se comienza temprano, al menos con una o dos semanas de antelación, para ello el organizador de la reunión debe:

• En primer lugar, reservemos el venue de la reunión, previendo sus dimensiones de acuerdo al número de personas invitadas
• Seguidamente, fijemos y confirmemos la fecha, la hora y la locación exacta con anticipación. Distribuyamos esta información a todos los miembros del equipo de producción de manera expedita y verifiquemos su recepción de manera individual
• Paso siguiente, se debe establecer, escribir y distribuir la agenda y recordatorio de la reunión con una semana de antelación, si se recuerda antes, se corre el riesgo de que las personas la olviden y no asistan
• También, es importante informar a todos los asistentes que deben preparar un informe del estatus de cada una de las tareas asignadas y enviarlo al organizador con dos o tres días antes de la reunión
• Con uno o dos días antes de la reunión, distribuyamos copias de los informes de estatus a todos los asistentes de la reunión
• Finalmente, es importante contar con el apoyo de una secretaria para el día de la reunión, asignemos a una persona capacitada y diligente para llevar a cabo esta tarea

185-30_0303_ilu01. Pasos para preparar la reunión

Preparar y crear el ambiente para la reunión

La preparación del venue de reunión es importante, ya que es el lugar donde se revisarán y asignarán tareas muy importantes de coordinación del evento y para ello, el lugar debe ser propicio para que todos los asistentes se sientan en un ambiente que invite al trabajo en equipo, a la unidad, al enfoque, a la estrategia, a la asertividad, a la proactividad y a dar lo mejor de cada uno por el objetivo en común: producir un show musical impecable.

Para lograr una preparación adecuada de la locación de la reunión es vital llegar muy temprano, incluso si es posible, organizar el espacio el día anterior. La ubicación de los enseres, arreglo y decoración de la sala, deben estar dispuestos en la forma que genere en el asistente orden, organización, diligencia, creatividad, armonía. Para lograr esto, el organizador debe:

• Asegurarse que se disponga de suficientes mesas y sillas, además que estén dispuestas de manera correcta y confortable para todos los asistentes
• Es muy importante que la iluminación sea adecuada y suficiente, que abarque la totalidad del espacio útil
• También disponga de bolígrafos, lápices y blocks de anotación para todos los participantes
• Debemos cerciorarnos que los refrigerios sean colocados de manera adecuada, que haya suficiente café, crema, agua, jugo y eventualmente servir algunos muffins, galletas.
• Incluyamos al menos dos tiempos de breaks generales para el refrigerio durante el tiempo de reunión
• Revisemos que las salas de baño se encuentren en estado óptimo de uso y estén dotadas de toda la logística necesaria para la comodidad de los asistentes
• Es necesario verificar la temperatura de la sala, que sea agradable y no en los extremos de calor o frio

185-30_0303_ilu02. Pasos para crear el ambiente de la reunión

Es sorprendente el efecto que tiene en las personas los servicios y comodidades de la sala en el éxito de la reunión. Si les prestamos un servicio óptimo, su recuerdo positivo de la reunión les motivará a estar mucho más inclinados a la cooperación y trabajo en equipo.

Conduciendo la reunión

Veamos a continuación, algunos tips esenciales para ejecutar reuniones efectivas, de acuerdo al fundamento para lograr una mayor eficiencia según las famosas reglas de orden de Henry Martyn Robert, mayor del ejército de los Estados Unidos:

• Para ejecutar reuniones efectivas, en primer lugar se deben tratar los puntos más importantes de la agenda. Evitemos dejarlos de último, ya que para ese momento los asistentes están agotados y con deseo de partir del lugar, es por ello que los elementos claves de la reunión deben tratarse cuando todas las personas están mas energizados
• Para hace el buen uso del tiempo, seamos cuidadosos en establecer límites de tiempo a cada elemento de la agenda pautada para la reunión, de esta manera cada participante estará obligado a ser concreto y conciso en su participación y ajustarse al tiempo asignado
• Para evitar que la reunión se salga de control, es imprescindible limitar que en el debate de ideas cada uno desarrolle su participación por turno y con un tiempo limitado establecido previamente
• El organizador de la reunión debe conducir a los asistentes, que aborden todas las participaciones y preguntas a través del que preside la reunión, esto reduce la posibilidad de que se presenten argumentos acalorados y subjetivos, que finalmente interfieren en la conducción de la reunión
• También es importante resumir cada ítem de la agenda y establecer claramente cualquier acción requerida. Asignemos el responsable de la tarea y procuremos fijar fecha tope para el cumplimiento de cada objetivo. Si es necesario realice una votación entre los asistentes y documente los resultados

185-30_0303_ilu03. Pasos para conducir reuniones efectivas

Seguimiento posterior a la reunión

Una vez que despedimos a los asistentes de la reunión, nuestra responsabilidad no termina allí, es necesario monitorear el cumplimiento de las tareas asignadas para concretar el éxito. Para ello, el organizador debe:

• En primer lugar, registremos en las actas de la reunión la lista de todos los asistentes, tareas y objetivos propuestos con el nombre de cada responsable y la fecha máxima de cumplimiento, además incluya las decisiones tomadas en la reunión
• Seguidamente, distribuyamos estas actas o minutas tan pronto como sea posible, lo ideal es que sea dentro de los cinco días subsiguientes a la reunión
• Debemos establecer recordatorios regulares, a fin de monitorear el cumplimiento de las tareas asignadas, sobre todo con una semana de antelación al vencimiento de cada fecha tope asignada

185-30_0303_ilu04. Pasos para el seguimiento de reuniones efectivas

Cuando producimos eventos, los errores son inadmisibles. Generalmente, en las reuniones se debaten temas concernientes a detalles minuciosos de la producción del evento. Si conducimos y registramos eficientemente las reuniones y sus resultados, reducimos significativamente la posibilidad de errores.

Adicionalmente al registro de actas o minutas de la reunión, podemos realizar una grabación de audio o vídeo, la cual aporta detalles específicos en caso de que surjan querellas contractuales posteriores con proveedores o clientes.

Tareas del productor durante la fase de coordinación

En el caso de que el equipo de producción en su mayoría sean subcontratistas a continuación mencionamos algunas tareas particulares del productor durante esta fase:

• La primera tarea es conceptualizar y finalizar todos los detalles del evento en cuanto a los recursos a ser utilizados bajo la responsabilidad del productor, entre ellos: la decoración, entretenimiento, iluminación, audio, multimedia, puesta en escena, carpas de uso operativo, efectos especiales, gestión de residuos, electricidad, aparejos, cercados
• Necesariamente, el productor debe llevar a cabo reuniones con cada uno de los proveedores de estos servicios para confirmar los nombres de las personas que estarán in situ a cargo en el evento. A la vez, revisemos todos los detalles contractuales y la programación actual del evento con lujo de detalles. Enviemos también la programación a todo el personal del evento que no tiene que ver directamente con la producción
• Es importante verificar que todo el equipo conoce y posee el uniforme, equipo e identificación asignado a cada área del evento según su actividad
• Por último, antes de la ejecución del evento, evaluemos el estado de la gestión de administración de riesgos. Revisemos todos los procedimientos y controles diseñados para todos los casos posibles de riesgos, desde incendios hasta temporales.

Lograr reuniones efectivas, productivas y orientadas al éxito en la fase de coordinación del evento, son el producto del cumplimiento metódico de pasos diseñados para ser aplicados antes, durante y luego de la reunión. La disciplina, orden y organización por parte del productor es vital, ya que debemos modelar con nuestras acciones lo que deseamos obtener del equipo de producción en el cumplimiento de sus asignaciones.