En muchos casos,
ocurre que el patrocinador del proyecto describe el show en términos que no
permiten definir todo el trabajo a realizar, sino solamente el momento de
entretenimiento presentado al público espectador. Por ejemplo, podríamos
recibir una oferta de trabajo especificando: “Estamos interesados en patrocinar
un concierto privado con el artista X durante el simposio de profesionales en hotelería.
¿Podrías organizarlo?”. Bajo tales circunstancias, debemos
analizar:
¿Qué relación existe entre la
descripción del evento y el trabajo del proyecto?
Para solventar esta situación es
necesario definir el proyecto y su alcance.
Definición de evento
vs. definición de proyecto
Los procesos de administración del evento se realizan
dentro del grupo de procesos de ejecución, y estos requieren de sumo cuidado en
el planeamiento y la iniciación para evitar malentendidos y pérdidas de dinero.
Por ello, es importante comprender que definir el proyecto no es lo mismo que
definir el evento. El cliente del Event
Manager podría definir o describir el evento, y esperar que esto sea
suficiente para proceder con el planeamiento, pero este tipo de solicitud
requiere actuar con cuidado. El tamaño o tipo de evento podría no ser
congruente con la complejidad del proyecto. Por ejemplo, organizar un concierto
acústico privado con una artista prominente, podría requerir una coordinación
de alta complejidad y exigencia logística; aunque que el show en sí consista en
la cantante siendo acompañada por un guitarrista.
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Definición del show y del evento
Definición del evento,
proyecto y alcance
La definición del show forma parte de la definición del
proyecto, y requiere decidir el tipo de presentación, ya sea un programa, un
concierto, un festival o una gira. Cada uno de ellos implica un rango de
características que debemos documentar, así como el tipo de venue y el o los
artistas que se presentarán. Por su parte, la definición del proyecto implica
emplear otros documentos para respaldar y justificar su existencia. Algunos de
dichos documentos son:
- Un caso de negocio que
incluye un análisis de costo-beneficio para justificar la inversión requerida
- Un estudio de mercado
para identificar la demanda, y
- Documentos legales
como contratos, cartas de acuerdo, declaraciones de intención o acuerdos
formales. En el caso de los shows musicales, esto podría incluir los registros
de negociaciones preliminares con los artistas que se presentarán.
Dichos documentos de respaldo se emplean junto con la
definición del show para crear el acta de constitución del proyecto, cuya
finalidad, después de ser aprobada, es crear una lista de requerimientos y cotejarlos
con las posibilidades reales de la organización para definir el alcance del
proyecto.
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Alcance del proyecto
Acta de constitución
El acta de constitución es un documento que autoriza
formalmente la existencia del proyecto y confiere al director de proyecto, o en
este caso, al Event Manager, la
autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del
proyecto. En algunos casos, el acta de constitución se beneficia al incluir un SOW, es decir, Statement of Work o Declaración de Trabajo. Este documento
establece los objetivos del evento, lista todas las partes interesadas,
proporciona el alcance, detalla la generalidades del cronograma y resume de las
responsabilidades del personal involucrado.
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Acta de constitución incluyendo SOW
En el ámbito de la producción de shows en vivo, el acta
justifica la viabilidad del proyecto, y genera el beneficio adicional de obtener
un vínculo directo entre el proyecto y los objetivos estratégicos de la
organización. Por ejemplo, si una compañía discográfica desea para aumentar la
venta de tiquetes del concierto de uno de sus artistas internacionales, podría
contratar a una promotora de eventos local para refozar el sonido de su artista
internacional, organizando un festival con artistas locales de géneros
musicales similares. En este caso, el acta de constitución permite evidenciar
el objetivo estratégico del concierto a través de la definición del show y del
proyecto.
Reto
Investiga sobre un evento pequeño en artículos,
publicaciones o reportes. Realiza la definición del evento, y después emplea la
información disponible para realizar la descripción del proyecto, incluyendo la
declaración de trabajo. Compara la definición del evento con la definición del
proyecto.
Tiempo recomendado: 45 minutos
Cierre
El desarrollo del acta de constitución del proyecto es
un documento fundamental para decidir si un proyecto es viable o no. Aunque
nuestro instinto nos diga que el evento será un éxito, antes de proceder con el
planeamiento tenemos una responsabilidad moral con los inversionistas y
patrocinadores, de verificar ese hecho con base en la evidencia cuantitativa
que exige la creación del acta. Además, al crear este documento apropiadamente,
obtendremos el beneficio de optimizar el alcance del evento e incluso
identificar acciones para garantizar resultados positivos estratégicamente.
