Supongamos que hemos sido contratados para producir un
concierto.
¿Qué tareas debemos realizar?
¿Por donde comenzamos?
Analicemos las implicaciones de las
áreas de conocimiento en las acciones específicas que toma el Event Manager durante la apertura del
proyecto.
Implementación del
show – relación entre procesos
Al organizar un show musical, el Event Manager realiza numerosas acciones para garantizar el avance
del proyecto a través de su ciclo de vida, lo cual implica implementar algunos
procesos una vez, mientras que otros se implementan repetidamente. Aunque las
etapas del ciclo de vida del proyecto aparenten un comportamiento lineal, en
realidad muchos de los procesos se afectan mutuamente y generan necesidades de
cambio a lo largo de la estructura del proyecto, en procesos tanto anteriores
como posteriores. Por ejemplo, el área para la audiencia de un concierto
exterior podría depender del espacio disponible, definido durante los procesos
de planeamiento de alcance. La definición del alcance genera insumos para otros
procesos, como por ejemplo el tamaño de las estructuras que delimitan el área
del concierto y el cálculo de su costo. Supongamos que después de superar estos
dos procesos, nos damos cuenta que se liberó una zona en el venue y ahora
contamos con más espacio. Esto implica tomar una decisión. Podríamos decidir
ampliar el tamaño del área del concierto para vender más tiquetes y aumentar
las ganancias. Como consecuencia, esto requeriría redefinir el alcance del
proyecto, con todas las consecuencias que ello implica.
Implementación en
cascada
La implementación en cascada es un modelo popular para
la implementación de procesos en un proyecto. Veamos un acercamiento útil en la
producción de shows musicales, centrado en la creación de la EDT o WBS. La Estructura
de Descomposición del Trabajo o Work
Breakdown Structure es una técnica para categorizar y simplificar el
alcance y los entregables del proyecto hasta obtener tareas manejables. Para
obtener la EDT es necesario definir el proyecto y su alcance. Con la delimitación
del proyecto como insumo, es posible crear la EDT. Su salida es una lista de
tareas, las cuales se analizan para definir el cronograma, y con él construir
el diagrama Gantt. Dicho diagrama permite ganar una visibilidad específica de
las actividades que cada recurso debe realizar.
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Implementación en cascada
La implementación en cascada nos ayuda a responder la
interrogante planteada anteriormente. Veamos los primeros tres procesos con los
que el Event Manager comienza la organización
de un show en vivo. Los primeros dos se ubican en los grupos de iniciación y
planeamiento de integración; y el tercero se encuentra en el planeamiento de
alcance.
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Acciones para abrir un proyecto
Organización del show
Recordemos que la integración es la única área de
conocimiento cuyos procesos deben ser implementados por el Event Manager, es decir, que no pueden ser delegados. Las primeras
acciones que realiza el Event Manager se
encuentran en la integración: primero su iniciación y después su planeamiento. La
iniciación implica definir el show en vivo, estableciendo detalles generales
como el tamaño, el tipo de venue y el artista o grupo de artistas que se
presentarán. Durante el planeamiento de integración, se crea el plan general del
proyecto, reuniendo los planes de todas las áreas de conocimiento en un solo
documento. Esto incluye los planes de cronograma, costo, calidad, recursos,
interesados, comunicación y adquisición, generados como entregables de las
etapas de planeamiento de su áreas de conocimiento respectivas. Toda esta
información permite proceder con el planeamiento de alcance, para definir el
alcance del proyecto y crear la EDT.
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Organización del show
A partir de este momento el evento empieza a consolidarse,
ya que es posible iniciar otros procesos en cascada para finalizar la fase de
planeamiento; desde la definición de actividades para la creación del
calendario y su documentación en el diagrama gantt, hasta el cálculo de
presupuesto y la estimación de los riesgos. A su vez, estos procesos abren las
puertas de la etapa de ejecución, y con ello, la etapa de monitoreo y control.
La apertura del proyecto centrada en la EDT permite
reducir la incertidumbre, optimizar el control y aumentar las posibilidades de
generar entregables de alta calidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
RetoInvestiga en línea para encontrar reportajes,
artículos y otras fuentes que describan la organización de un show en vivo
específico. Identifica en estas fuentes los primeros tres procesos de la
organización del show en vivo: la iniciación de integración, y el planeamiento,
tanto de integración como de alance.
Tiempo recomendado: 20 minutos
CierreLa implementación en cascada centrada en la EDT nos
permite identificar los procesos críticos que debemos iniciar para organizar un
show musical. Al implementar estos procesos cuidadosamente podremos garantizar
la generación eficaz de entregables y como resultado, el éxito del show. Esto
implica llevar un control documentado de manera detallada y organizada para
evitar tomar decisiones incorrectas.
