Organizar un show musical en vivo es
una tarea sumamente exigente, que requiere el manejo y control de progreso de
cientos de factores y variables durante un lapso de tiempo prolongado. Para
mantener todo esto bajo control y garantizar el éxito del evento, es imperante
apegarse a un modelo teórico de implementación de proyectos.
¿Cómo seleccionamos el modelo más
congruente con las necesidades del show específico que estamos organizando?
Analicemos diferentes posturas teóricas de gestión de proyectos para
lograr esto a través del correcto marco referente.
Gestión de proyectos aplicada al manejo de
eventos
La gestión
de proyectos es un área profesional que se ha venido consolidando
internacionalmente desde finales de la década de 1960, con la fundación de PMI,
en 1969. Project Management Institute
es una organización sin fines de lucro que da servicio a casi 3 millones de
profesionales alrededor del mundo, incluyendo a su población de miembros que
asciende a más de 550.000 profesionales en 208 países.
185-30_0201_ilu01. PMI –
logo
Entre las décadas
de 1970 y 1990 PMI realizó numerosos estudios e investigaciones con el
propósito de estandarizar la práctica del manejo de proyectos, lo cual culminó
con el desarrollo del modelo conocido como PMBOK, o Project Management Body of Knowledge, lanzado en 1996 y actualizado con ediciones subsecuentes para ajustarlo a
las circunstancias contemporáneas. PMBOK es el marco teórico referente para las
pruebas de certificación de PMI. El contenido de sus casi 600 páginas formula
los estándares prácticos para la estructuración y toma de decisiones en la
gestión de proyectos, sin importar el sector o industria al que estos
pertenezcan.
185-30_0201_ilu02. PMBOK
PMBOK en la gestión de eventos
Debido a
que un evento es, en esencia, un proyecto; y considerando la trayectoria de más
de 50 años de PMI, podríamos atrevernos a inferir que los métodos establecidos
en PMBOK representan una fórmula inequívoca para la organización de eventos. En
efecto, la postura teórica de PMBOK ha sido empleada por numerosos autores como
referencia para fundamentar su propio acercamiento a la organización de
eventos. Comparemos algunos, con el fin de identificar y justificar la postura
que emplearemos en este curso, y también esclarecer los contrastes existentes
en el panorama teórico de la organización de eventos. Esta información es útil
también para que al tomar el rol de Event
Manager, podamos ejercer criterio para elegir los métodos de implementación
que sean congruentes con el tipo de show musical que estemos organizando. En la
siguiente tabla, podemos ver los nombres de algunos autores y libros
prominentes en el ámbito de la gestión de eventos. Nos referiremos a ellos como
xxxx. Algunos de estos libros no se
enfocan específicamente en eventos musicales en vivo, pero aún así emplean
PMBOK como referencia explícita o implícita en el análisis de las fases o
etapas del evento.
185-30_0201_tab01. PMBOK
en la literatura de organización de eventos
Comparación
– etapas del evento
Ahora, analicemos
las posturas de cada uno de estos autores respecto al manejo del evento como un
proyecto; específicamente respecto a sus etapas como un pivote comparativo
entre PMBOK y el acercamiento de cada libro. Para iniciar, sobresale el hecho
de que tanto PMBOK como los 4 libros subdividen el proyecto en 5 etapas. Para
términos de esta comparación, la tabla contiene los nombres originales de cada
etapa en inglés.
- Según
Bladen, el evento se divide en iniciación,
planeamiento, implementación, evento y cierre
- Según
Tum, las etapas son iniciación,
planeamiento, implementación, entrega y evaluación de rendimiento. Algunas
similitudes empiezan a surgir.
- Por
su parte, Bowdin establece las etapas
de iniciación, planeamiento, implementación, evento y apagado
- Finalmente,
tenemos a Matthews, quien a su vez, reúne
las posturas de otros dos autores: Godlblatt
y Allen. Esta postura híbrida le permite crear un acercamiento más cercano
a la realidad específica de la organización de eventos. Postula las etapas de
concepto y propuesta, mercadeo y ventas, coordinación, ejecución y seguimiento,
que son las que emplearemos para este curso.
185-30_0201_tab02.
Comparación: PMBOK vs bibliografía en gestión de eventos
Como
pudimos verificar con la tabla, existe una similitud notoria entre la gestión
de proyectos estandarizada de PMBOK y las etapas establecidas por la
bibliografía contemporánea de producción de eventos. La elección de métodos
específicos dependerá de las necesidades específicas del concierto que estemos
organizando.
Reto
Adquiere los libros analizados anteriormente, así como
cualquier otro relacionado con la organización de eventos, específicamente, de
eventos musicales. Emplea dicha bibliografía como recurso de lectura
complementaria para este curso. Comienza por leer los capítulos relacionados
con las etapas de implementación del proyecto o evento y analiza su congruencia
con el análisis que recién realizamos.
Tiempo recomendado: 45 minutos
Cierre
La gestión de eventos como proyectos es una disciplina
profesional que carece de una práctica 100% estandarizada debido a que existe
una amplia variedad de eventos, incluyendo, y sin limitarse, al nicho de los
shows musicales. Por este motivo, debemos evitar la acción empírica y en su
lugar emplear criterios comprobados, recurriendo a la bibliografía pertinente
antes de decidir las etapas de implementación que adoptaremos, y hacerlo tomando
en cuenta nuestra responsabilidad ética con los clientes, patrocinadores,
accionistas, el público espectador y otras personas o entidades interesadas en
el éxito del proyecto.
