La función de las relaciones públicas durante la programación de una actividad empresarial varía de acuerdo al tipo de evento que se adapte a las necesidades y los objetivos de la empresa. Sin embargo, la organización de cualquier evento es una tarea compleja que requiere de mucha responsabilidad y creatividad para marcar la diferencia.

Nos enfocaremos en establecer el tipo de evento de acuerdo al propósito del mismo, según el concepto establecido por la empresa. Para ello, estableceremos la programación siguiendo las pautas estratégicas y así crear un plan eficaz para cautivar a la audiencia.

Un evento representa la oportunidad de impulsar una marca, producto o servicio, mejorar la imagen de la empresa y promover nuevas formas de interacción con el público. Por tal razón, un evento puede convertirse en una unidad funcional a los negocios existentes de la compañía para promover su filosofía. incrementar las ventas y posicionarse en el mercado; o, simplemente, puede ser una forma de compensar a los clientes potenciales por su fidelidad.

El tipo de evento a realizar se elige en virtud de las metas perseguidas por la empresa. Por lo tanto, resulta fundamental conocer la finalidad del plan para crear las estrategias y la planificación adecuadas, pues realizar un evento puede traer consecuencias negativas cuando no se ofrece la calidad necesaria. De ahí la importancia de que el equipo de relaciones públicas trabajen apegados a los principios establecidos.

220-10_1003_ilu01. Propósitos de los eventos

Los tipos de eventos se clasifican de acuerdo a su naturaleza. A continuación se mencionan los más utilizados por las empresas:

• Reuniones de grupo: estos eventos se utilizan para atraer personas y enseñarles las virtudes de la marca, los productos o servicios. Las empresas solicitan la organización de talleres, seminarios y simposios de manera regular. Por lo que el equipo de relaciones públicas se encarga de coordinar la programación de dichas reuniones tomando en cuenta los siguientes aspectos: el tiempo, la ubicación, los asientos, las instalaciones, las invitaciones, las etiquetas de nombres, el menú, los oradores, el registro y los costos.

 

• Banquetes: son eventos grandes y formales que se organizan para honrar a una persona, recaudar dinero para una organización caritativa o celebrar el aniversario de una empresa. El gestor de eventos debe realizar una planificación muy detallada por tratarse de un “evento especial”. Para ello, es necesario gestionar los siguientes recursos: comida, alquiler de sala, camareros, decoraciones y centros de mesa, requisitos audiovisuales, tarifas de oradores, entretenimiento, fotógrafos, invitaciones, boletos y marketing y promoción.

 

• Recepciones y cocteles: estas reuniones se realizan con motivo de celebración de los logros de una empresa o para que las personas socialicen. Su duración es corta y la recepción puede ser un almuerzo o una cena. Es importante que el ambiente sea agradable para los invitados, debido a que ello facilita la interacción social, que es el enfoque principal de estos pequeños eventos.

 

• Casas abiertas y visitas a plantas: se realizan con el propósito de generar una buena impresión en los invitados y una opinión pública favorable para la empresa u organización. Las visitas a plantas se organizan para dar a conocer las instalaciones de la compañía, la dinámica de producción y el día a día de los empleados. Las casas abiertas, generalmente, son exposiciones de cualquier tipo. Ambas son asunto de un día y dentro de la planificación se incluye la capacitación de los empleados para que cada uno sepa cuál es su función durante la actividad.

 

• Convenciones: combinan múltiples eventos o reuniones y cumplen el objetivo de intercambiar información, discutir sobre problemas comunes o disfrutar de la recreación y el intercambio social. Una convención dura dos o más días y puede incluir reuniones grandes, cócteles, recepciones, visitas y banquetes.

 

• Ferias: son eventos de marketing importantes y están diseñadas para miles de personas. En ellas se exponen o exhiben los productos y servicios de determinada marca para que el público tenga la oportunidad de conocerlos más a fondo. Estos eventos comerciales requieren de mucha organización previa, por lo que la mayoría de las empresas optan por realizarlos una vez al año.

 

• Eventos promocionales: su función es promover productos y servicios para atraer clientes y lograr una amplia cobertura mediática. Asimismo, se puede realizar con la finalidad de mejorar la imagen de la empresa o contribuir con una causa benéfica. Un evento puede organizarse para anunciar un nuevo producto con una carrera 10-K, por ejemplo. La creatividad es un requisito fundamental durante la planificación de estos eventos, debido que la originalidad hará que se marque la diferencia ante la competencia y cause un mayor impacto en el público.

 

220-10_1003_ilu02. Tipos de eventos

Keynotes

• Un evento representa la oportunidad de impulsar una marca, producto o servicio, mejorar la imagen de la empresa y promover nuevas formas de interacción con el público.
• El tipo de evento que se va a realizar se elige en virtud del propósito perseguido por la empresa.
• Resulta fundamental conocer la finalidad del plan para crear las estrategias y la planificación adecuadas, pues realizar un evento puede traer consecuencias negativas cuando no se ofrece la calidad necesaria.

Reto

Busca tres ejemplos de eventos importantes en la industrial comercial e identifica cuál fue su objetivo principal. Luego, realiza un informe donde además de presentar cada caso expongas tu perspectiva y, en base a lo aprendido hasta ahora, determines si tuvieron una buena o mala planificación y ejecución.

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Tiempo disponible: 30 minutos, sin contar el networking.

Cierre

Cuando un relacionista público maneja profesionalmente los diferentes tipos de eventos le ofrece a la empresa calidad de servicio, lo cual es indispensable para impulsar las ventas, atraer clientes y establecer criterios favorables sobre la marca. Con una actitud proactiva y siendo creativos, lograremos mantener en alto la imagen de la empresa y nuestra gestión de eventos superará las expectativas de los empresarios e invitados, haciendo del evento un negocio muy rentable para la compañía.