Los profesionales de relaciones públicas se convierten en los mejores aliados de las empresas a la hora de planificar sus eventos, pues son quienes los organizan y se encargan de la logística necesaria para llevar a cabo la reunión. El éxito o fracaso de los objetivos de la actividad, propuestos por la compañía, dependen de las habilidades y competencias del gestor de eventos.

Nuestra función será realizar una labor impecable como planificador de los eventos planteados por determinada empresa. Para ello, determinaremos las acciones necesarias para coordinar los recursos logísticos, humanos y técnicos, para la ejecución de la actividad.

El gestor de eventos es la persona que se encarga de elaborar el programa de los eventos, así como de velar por su correcta ejecución. Su labor se basa, principalmente, en preparar un espacio donde el público se sienta a gusto y disfrute de la actividad. No obstante, la logística depende del tipo de evento; por lo que antes de comenzar la planificación, dicho profesional de relaciones públicas deberá enfocase en: precisar los objetivos de la empresa, el público al que va a estar dirigido el evento y el presupuesto dispuesto para ello.

El primer paso en el plan de relaciones públicas es elaborar un cronograma de las acciones que regirán la preparación del evento y, de acuerdo a los objetivos, definir las estrategias que se utilizarán para llamar la atención del público antes y durante la actividad. En ese sentido, resulta pertinente precisar los medios de comunicación por los que se transmitirá la información y los mecanismos que se van a utilizar el día de la reunión para impartir el mensaje de la empresa.

Los profesionales de relaciones públicas que trabajen en gestionar eventos deben tener la capacidad de realizar múltiples tareas, pues este proceso demanda habilidades para liderar, coordinar, administrar y supervisar. Asimismo, la actitud personal y profesional es fundamental para establecer buenos vínculos con los empresarios y el público. Una de las funciones principales del gestor de eventos es darle vida a un producto o servicio y, para ello, es indispensable ser creativo y detallista.

220-10_1002_ilu01. Funciones del gestor de eventos

Las empresas le confían las gestiones de planificación de eventos al equipo de relaciones públicas por su capacidad comunicativa, así como su habilidad para negociar y crear convenios. Las responsabilidades principales de dichos profesionales son las siguientes:

• Gestionar la promoción de los mensajes que dan a conocer la filosofía de la marca empresarial.
• Crear un calendario de los eventos potenciales con estrategias de mercado eficaces.
• Ubicar las oportunidades de patrocinio.
• Administrar los aspectos presupuestarios, de gastos, garantías, señalización y revisión legal.
• Coordinar la logística del espacio donde se va a llevar a cabo el evento.
• Establecer y reforzar las relaciones con socios, vendedores y proveedores de la empresa.
• Evaluar el desempeño de cada evento para medir los resultados y el alcance de los objetivos.

Cuando el gestor crea la programación del evento, realiza una lista de verificación especializada que especifica los tiempos y las acciones de los siguientes aspectos:

• propósito del evento
• lugar de recepción
• fecha y hora
• número de personas
• logística humana y técnica
• orador o animador

220-10_1002_ilu02. Lista de la programación de eventos

Keynotes

• El gestor de eventos se encarga de elaborar el programa de los eventos, así como de velar por su correcta ejecución.
• El primer paso en el plan de relaciones públicas es elaborar un cronograma de las acciones que regirán el proceso de preparación del evento y, de acuerdo a los objetivos de la empresa, es necesario definir las estrategias que se utilizarán para llamar la atención del público antes y durante la actividad.
• Una de las funciones principales del gestor de eventos es darle vida a un producto o servicio y para ello es indispensable ser creativo y detallista.

Misión

Elabora una planificación para el siguiente evento:

Una empresa está a punto de lanzar su nueva línea de ropa casual de damas para el verano y solicitó la organización de un desfile donde se expongan todas las piezas. El objetivo principal es dar a conocer la marca y transmitir su filosofía, la cual parte de la premisa de crear atuendos minimalistas auténticos para chicas alternativas, dinámicas y coquetas. La lista de invitados oscila entre 800 y 1000 personas.

Pasos a seguir:

• Elabora tu plan, tomando en cuentas todos los aspectos mencionados en la unidad didáctica.
• Define las estrategias comunicacionales.
• Determina qué recursos humanos y técnicos son necesarios y establece la función de cada uno.
• Establece la logística.
• Define por qué medio promocionarán el evento y quiénes serán los patrocinadores.
• Elabora el programa del evento.
• Realiza la lista de programación.
• Graba un video donde expongas tu planificación.

Sabrás que elaboraste un plan ideal cuando te asegures de que cubriste todos los aspectos y detalles de la programación del evento, pues ello indicará que estás apto para desempeñar la labor del gestor de eventos.

¡Comparte tu experiencia, conclusiones y análisis con la comunidad estudiantil de relaciones públicas en vKonnect y tu vPage, intercambia opiniones y fomenta un análisis colectivo!

Tiempo disponible: 3 horas, sin contar el networking.

Cierre

Cuando el profesional de relaciones públicas, a través de sus conocimientos y actitudes, adquiere las habilidades de un gestor de eventos, es capaz de liderar la programación de cualquier actividad y crear una planificación bien elaborada. Con disciplina, compromiso, responsabilidad y, sobretodo, profesionalismo, tomaremos decisiones asertivas para ofrecer eventos de calidad y asegurar el cumplimiento de los objetivos con éxito.