¿Cuál es la mejor manera de
monitorear los medios de comunicación que dan cobertura a los eventos?
¿Qué beneficios obtenemos
cuando los eventos tienen cobertura mediática?
¿De qué manera debemos
finalizar un evento para que produzca mayores y mejores producciones musicales
en el futuro?
Monitoreo de los medios de comunicación y evaluación
La cobertura de los medios de
comunicación es un aspecto importante de un evento. Dicha cobertura puede
positiva o negativa según los resultados del evento, el impacto en la comunidad
y el tipo de relación acumulada con los medios de comunicación. Es importante
monitorear y registrar dicha cobertura como parte de la documentación del
evento. Si el evento es local, se puede hacer al mantener un archivo de
artÃculos de periódicos, escuchar y buscar entrevistas o coberturas de noticias
en radio, televisión e Internet.
Para eventos más grandes, una organización
profesional en monitoreo de los medios de comunicación será empleada para
rastrear la cobertura de los medios de comunicación desde una variedad de
fuentes. Por lo general, proporcionarán copias de las historias publicadas por
los medios, transcripciones de entrevistas de radio y cobertura de noticias. Es
posible obtener el audio y vÃdeo de cobertura electrónica por un cargo
adicional. Dicha cobertura proporciona un excelente registro del evento y se
puede utilizar con eficacia para perfilar el evento a futuros patrocinadores y
socios potenciales.
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Monitoreo de eventos a través de los medios de comunicación
Otra cuestión es el análisis
del contenido de la cobertura de los medios de comunicación, ya que no siempre
es positivo. La cobertura negativa de los medios de comunicación afecta a la
reputación del evento, los stakeholders,
la organización anfitriona y a los patrocinadores. Algunos medios intentarán
poner un valor monetario a la cobertura mediática, por lo general valorándolos
tres veces por encima del costo de espacio publicitario equivalente, con la
probabilidad que la cobertura editorial sea
de mayor confianza por parte de los consumidores y, por lo tanto, vale más.
Dichas valoraciones se deben consideran
sólo aproximadas, sin embargo, proporcionan una evaluación comparativa útil de
la cobertura de los medios de comunicación, por ejemplo, los medios de
comunicación dieron cobertura en el año 2000 al evento Love Parade en Leeds,
fue valorado por la junta de turismo de Yorkshire en 2,5 millones de euros, incluyó la cobertura de radio nacional
por Radio One, el organizador terminó por redactar informes de radio, televisión
y periódicos que cubrieron el evento.
Informes de evaluación de eventos y perfiles
Una vez que la información fue
recopilada a través de la observación, reuniones de retroalimentación y
encuestas, es necesario completar un informe final de evaluación de eventos y
distribuirlo a la totalidad de stakeholders.
La información dará lugar a un perfil del evento, que se puede incluir en el
resumen ejecutivo del informe. Dicho perfil será la base para una publicación
en los medios de comunicación que promueva los resultados del evento, asimismo,
para comenzar con la planificación del próximo evento y acercarse a los
patrocinadores.
Finalización
Una vez que el evento terminó
y antes que la administración se disuelva o se inicie la preparación para el
próximo evento, es importante atar cabos sueltos y traer el proceso de gestión
del evento a una conclusión satisfactoria. La siguiente información es una lista
de verificación útil de las tareas que deben completarse al finalizar el evento:
- Celebrar una reunión para
dar un informe de los resultados obtenidos en el evento y dar la oportunidad de
participar para que los stakeholders
manifiesten sus impresiones con respecto a cualquier aspecto del evento.
- Liquidar cuentas y
preparar un estado financiero auditado.
- Asegurarse que se cumplieron
las obligaciones contractuales y legales.
- Preparar y distribuir a
los stakeholders claves del evento un
informe completo sobre los resultados del mismo.
- Hacer recomendaciones objetivas
para refinar y mejorar futuros eventos.
- Agradecer al personal, participantes,
empleados, proveedores y stakeholders
por su apoyo al evento.
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Finalización de la evaluación del evento
Conclusión
El productor de eventos reconocerá
la importancia que tiene la evaluación de los medios en los eventos. La
cobertura mediática de un evento será monitoreada a través de medios locales o
por medio de observadores de medios profesionales. Una vez recopilada la información
de todas las fuentes, se debe compilar y distribuir un informe de evaluación a
los stakeholders. Dicho informe
proporcionará la base para lanzamientos de medios que promuevan los resultados
del evento y se utilizarán para la planificación futura y la búsqueda de
patrocinio. Al finalizar el evento, la evaluación será base fundamental para la
producción de futuros shows musicales
en vivo.
