Cómo hacer que funcionePocas empresas han introducido procedimientos de gestión de proyectos con facilidad. La mayoría han experimentado problemas que van desde el escepticismo hasta el sabotaje del sistema procesal. Muchos utilizan enfoques graduales para desarrollar e implementar su metodología de gestión de proyectos. Al hacer esto, se involucra un desafío multifacético a la dirección. La comprensión del problema, es rara vez, una de las técnicas involucradas, entre las que se encuentran también el presupuesto y la programación. Más bien, representa un problema de participación del equipo del proyecto en el proceso, en lo referente a conseguir su participación, su compromiso y su apoyo. Este último, aunado al establecimiento de un ambiente que lo propicie.
Las directrices de procedimiento y formas de una metodología establecida, en la gestión del proyecto, pueden ser especialmente útiles durante la fase de planificación de la definición del proyecto. No solo el proyecto administrativo de metodología ayuda a delinear y comunicar los cuatro grupos principales de las variables de la organización y gestión del proyecto, dígase tareas, tiempo, recursos y responsabilidades; también ayuda a definir objetivos medibles, así como los requisitos de notificación y examen. Esto proporciona al personal del proyecto la capacidad de medir el estado de este y el rendimiento, así como también suministra insumos cruciales para conducir el proyecto hacia los resultados deseados.
El desarrollo de una metodología de gestión de proyectos eficaz necesita algo más que un conjunto de políticas y procedimientos. Se requiere la integración de estas directrices y normas en el sistema de cultivo de principios y valores de la organización. La administración debe llevar sus esfuerzos globales a fomentar un entorno propicio para el trabajo en equipo.
Prácticas establecidas
A pesar de que los administradores de proyectos tienen el derecho a establecer sus propias políticas y procedimientos, muchas empresas pueden diseñar y utilizar las formas de control del proyecto de manera uniforme en todos los proyectos. Las formas de control de proyectos sirven para dos propósitos vitales, los cuales se alcanzan a través del establecimiento de un marco común. Estos son:
• Para que el director del proyecto se comunique con los ejecutivos, gerentes funcionales, empleados y clientes funcionales.
• Para que los ejecutivos y el director del proyecto puedan tomar decisiones significativas relativas a la asignación de los recursos.
La categorización de la amplia gama de documentos
La naturaleza dinámica de la gestión de proyectos y su participación multifuncional crean la necesidad de una multitud de documentos de procedimientos para guiar el proyecto a través de las diversas fases y etapas de integración.
Principalmente para las grandes organizaciones, el desafío no está únicamente en proporcionar directrices de gestión para cada actividad del proyecto, sino también en proporcionar un marco de procedimientos coherente, dentro del cual los líderes de proyectos de todas las disciplinas pueden trabajar y comunicarse entre sí. Especialmente, cada política o procedimiento debe ser consistente y prestar atención a las otras funciones que se interconectan con el proyecto, durante su ciclo de vida
A medida que maduramos
Dado que las empresas se vuelven más maduras en la ejecución de la metodología de gestión de proyectos, así como en sus políticas y procedimientos, esto se toma en cuenta y se reemplaza por las directrices, formularios y listas de verificación. Se proporciona más flexibilidad al director del proyecto. Desafortunadamente, esto lleva tiempo, ya que los ejecutivos deben tener confianza en la capacidad de la metodología de gestión de proyectos para trabajar sin los rígidos controles proporcionados por las políticas y procedimientos. Sin embargo, todas las compañías parecen pasar por las etapas evolutivas de las políticas y procedimientos, antes de llegar a las actuales directivas, formularios y listas de control.
