Transcripción
¿Qué es el presupuesto?
El presupuesto dentro de la organización facilita visualizar la utilización de los recursos de la organización en el futuro. El presupuesto a su vez, es considerado como una herramienta que permite mediante su aplicación, el control óptimo de los recursos disponibles.
Según Rondon (2001), el presupuesto “es una representación en términos contabilísticos de las actividades a realizar en una organización para alcanzar determinadas metas y que sirve como instrumento de planificación, coordinación y control de funciones”.
Igualmente, Burbano (2005) define el presupuesto como “la estimación programada de manera sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo de tiempo determinado”.
Por lo tanto, esta herramienta es una expresión cuantitativa y formal de los propósitos que fija la empresa. Además, es un sistema detallado que contiene cada una de las estrategias que serán necesarias dentro del proceso de cumplimiento de objetivos.
Características del Presupuesto
Como cualquier tipo de herramienta de gestión administrativa; para lograr su efectividad en la organización, el presupuesto debe de poseer ciertas características que deben estar siempre presentes, ya sea en su proceso de confección o en el de aplicación. Estas características son de considerable importancia en el proceso del cumplimiento de los objetivos organizacionales, tal como se detalla a continuación:
• Participación
Con el fin de lograr la consecución de los objetivos establecidos en la etapa de planeación, el presupuesto permite la integración y participación de las partes responsables. Esta cohesión entre directivos, jefaturas, operarios, entre otros. Facilita los procesos correspondientes a la organización y dirección del proceso administrativo.
• Transmisión
El presupuesto accede a determinar los aspectos a los que se les debe de prestar mayor atención. De igual manera, permite conocer cuáles son las secciones de mayor prioridad y cuales deben de ser los resultados consecuentes. Para lograrlo, el presupuesto debe de presentarse de forma concreta y concisa.
• Recursos
Para poder realizar estimaciones financieras, es necesario que se cuente con la información concreta de factores e indicadores financieros. Los recursos monetarios, materiales, humanos, tecnológicos, infraestructura, previsiones, entre otros; son algunos de los elementos que deben estar presentes dentro del cálculo. Los elementos que contemple la presupuestación, estarán sujetos al estilo de confección y al tipo de actividad que requiera la herramienta presupuestaria.
Por otro lado, esta herramienta permite la asignación estratégica y sistemática de los recursos a cada una de las partes implicadas.
• Planificación
Al contemplar la previsión para periodos futuros; el presupuesto debe de representar los planes a seguir y debe indicar cuáles serán las metodologías de aplicación para la consecución de objetivos por parte de la dirección.
• Resultado
Quizá uno de los principales objetivos de la planificación estratégica es la adquisición de un rendimiento o resultado. Por lo tanto, el proceso de planificación y presupuestación administrativa debe identificar claramente el producto de la estrategia aplicada, estableciendo metas reales y realizables.
• Retroalimentación
El desarrollo de presupuestos fomenta la generación de mecanismos de retroalimentación, ya que, de esta manera la dirección de la empresa puede idear planes que ayuden al mejoramiento constante de la organización.
El presupuesto es un instrumento que permite coordinar e integrar las áreas de responsabilidad, posee características que facilitan la comunicación y el control de la actividad. Su realización, implementación y control deben ser los adecuados para lograr obtener los resultados esperados, en caso contrario, su efectividad como herramienta de gestión administrativa y planificación estratégica, se verá afectada.
Por lo tanto, el presupuesto es un estado de resultados esperado, expresado en términos numéricos que puede ser formulado en términos financieros, horas hombre, horas máquina, utilidades de producto o mediante el uso de cualquier otra expresión que sea numéricamente mensurable.
Además, esta herramienta no solamente puede representar las utilidades esperadas o los flujos de efectivo esperados. Sino que puede utilizarse para realizar previsiones en gastos operativos o gastos de capital.
La presupuestación es una herramienta que obliga a quien lo diseñe a planear. Los resultados efectivos de la presupuestación, dependen estrechamente de la planeación que se realice, por lo tanto realizar el proceso de planeación analizando cada factor y variable, puede asegurar resultados favorables.
