Transcripción
La administración de cualquier empresa o negocio, debe basar su operación en el cumplimiento sistemático de dos funciones primordiales, la planeación y el control. La eficacia con que la organización sea administrada, es el factor más importante para lograr el éxito de la empresa a un largo plazo, de esta forma la organización puede asegurar el crecimiento en sus operaciones, estableciendo procesos de mejora continua.
Por ello, el éxito de la empresa se mide mediante el establecimiento de un grado de cumplimento de sus objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo. Por lo tanto, podemos decir que la administración tiene como fin primordial fijar las metas y realizar las actividades necesarias, asignando los recursos que correspondan para lograr los objetivos propuestos.
Una de las herramientas más utilizadas para la planeación y control de las actividades empresariales es la presupuestación administrativa o planificación y control integral de utilidades. La cual, desde una perspectiva sistemática, corresponde al enfoque para el desempeño del proceso y funciones administrativas de planificación y control. Este enfoque comprende:
- Desarrollar y aplicar los objetivos generales y de largo alcance de la empresa.
- Especificar las metas de la empresa.
- Crear un plan de utilidades de largo alcance, desarrollado en términos generales.
- Implementar un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas.
- Asignar un sistema de reporte periódico de desempeño, detallado por actividades asignadas.
- Proveer procedimientos de seguimiento.
El seguimiento de este enfoque y la implementación correcta del proceso administrativo, permite desarrollar de forma satisfactoria las actividades necesarias para alcanzar las metas previstas por la empresa en la etapa de planificación.
Para comprender mejor el funcionamiento del proceso administrativo, es importante detallar cual es la aplicación de cada uno de sus componentes.
El proceso administrativo establece mediante cuatro etapas fundamentales. Analicémoslas a continuación:
Figura 1.1. Proceso Administrativo.
• Planeación
La planeación es un proceso racional, enfocado en el diseño de procesos dirigidos al cumplimiento eficiente de los objetivos propuestos por la empresa. Para esto es necesario efectuar un seguimiento de los planes o cursos de acción.
Es necesario indicar que los objetivos no son lo mismo que las metas, ya que, en el caso de la planeación, los objetivos son las etapas necesarias que se deben alcanzar para el cumplimento de las metas.
• Organización
La etapa organizativa está vinculada a la asignación de responsabilidades dentro de la estructura empresarial. Esto da paso al establecimiento de las relaciones necesarias dentro del equipo de trabajo, por lo que, cada una de las partes de la empresa contará con una visión clara de sus funciones específicas dentro del proceso.
En otras palabras, cada uno de los elementos del recurso humano de la empresa tendrá a su cargo la responsabilidad de realizar las actividades que le hayan sido asignadas. De igual manera, la etapa de organización permite gestionar de forma adecuada el uso de las herramientas y recursos no humanos de la organización para la consecución de los objetivos.
• Dirección
La dirección dentro del proceso administrativo, se refiere a las funciones que tienen los cargos de mando dentro de la empresa, en donde se dirige a los colaboradores y se comprueba que las funciones de cada uno se estén efectuando de manera satisfactoria y acorde a lo establecido.
• Control
El control es una de las etapas más importantes dentro del proceso administrativo, su función está estrictamente relacionada a la aplicación de un seguimiento constante de las operaciones. Esto determinará la existencia de situaciones que puedan afectar la cadena de los componentes, poniendo en riesgo las operaciones y por ende el fracaso en el cumplimento de los objetivos.
Esta etapa se caracteriza porque permite la generación de un círculo de retroalimentación y la generación de un procedimiento de mejora continua en la organización. Lo que permite identificar los factores que deben ser corregidos o nuevamente planificados.
Figura 1.2. Proceso Administrativo. Circulo de Retroalimentación.
Algunos escritores han considerado importante la inclusión de una quinta etapa dentro del proceso administrativo; la coordinación. Esta etapa está a cargo de coordinar las funciones de cada una de las partes implicadas para alcanzar los objetivos establecidos en la fase de planeación. Sin embargo, la finalidad de esta etapa, está implícita dentro de los procedimientos propios de la sección de dirección, por lo tanto, para efectos prácticos no se considera dentro del proceso administrativo moderno.
Dentro de este curso se analizará la importancia del proceso administrativo y se identificará su relación en el diseño y aplicación del presupuesto, aunque la atención estará centralizada, en las etapas de planeación estratégica y control administrativo, ya que, están mayormente definidas y son funciones propias de la herramienta presupuestaria.
