Transcripción

Muchas empresas no se dan cuenta de la necesidad de cambio en la organización, hasta que es demasiado tarde. La gestión se visualiza externamente (al entorno), en vez de hacia dentro, al tratar de buscar soluciones a los problemas. Un ejemplo típico sería que los nuevos costos de los productos están aumentando, mientras que el ciclo de vida del producto puede estar disminuyendo. ¿Se debería hacer hincapié en la reducción de costos o en el desarrollo de nuevos productos?

Si suponemos que un sistema de organización se compone, tanto de los recursos humanos como de los no humanos, entonces debemos analizar el subsistema socio-técnico, cada vez que se consideren cambios en la organización. El sistema social está representado por el personal de las organizaciones y su comportamiento de grupo. El sistema técnico incluye la tecnología, los materiales y las máquinas necesarias para realizar las tareas requeridas.

Los analistas de conducta o conductistas sostienen que habrá una mejor estructura para afrontar los retos de las organizaciones en el futuro. La estructura utilizada, debe ser uno de los temas imperantes de optimizar, para fortalecer el rendimiento empresarial, mediante la consecución de un equilibrio entre lo social y los requisitos técnicos.

Las organizaciones se definen como grupos de personas que deben coordinar sus actividades, con el fin de cumplir con los objetivos organizacionales.

La función de coordinación requiere excelentes cualidades de comunicación y una clara comprensión de las relaciones e interdependencias entre las personas. Las estructuras organizativas se pueden ver, en parte, como didácticas, debido a factores, tales como la tecnología y su tasa de cambio, la complejidad, recursos, disponibilidad, productos y servicios, la competencia, y los requisitos de toma de decisiones. El lector debe tener en cuenta que no hay tal cosa como una estructura organizativa buena o mala, sólo la hay apropiada o no apropiada. Incluso, el tipo más simple de cambio organizacional puede inducir a grandes conflictos.

La reestructuración de la organización es un compromiso entre lo tradicional (o clásico) y las escuelas de comportamiento de gestión de pensamiento. Se deben tener en cuenta las necesidades de los individuos, así como las de la empresa Ante este panorama surge la pregunta: ¿El trabajo de la organización estructural es manejar al personal o gestionar el trabajo?

Hay una amplia variedad de formas de organización para la gestión de la reestructuración. Los métodos exactos dependen de las personas en la organización, las líneas de productos de la compañía y la filosofía de gestión. Una mala organización reestructurada puede cortar canales de comunicación que, probablemente, hayan tomado meses o años en cultivarse; causar una reestructuración de la organización informal, creando así un nuevo poder, el estado y las posiciones políticas; así como eliminar la satisfacción en el trabajo y los factores de motivación, a tal grado, que los resultados completos sean insatisfactorios.

En las secciones que siguen, se presentarán una variedad de organizaciones. Obviamente, es una tarea imposible el describir todas las posibles estructuras organizativas. Cada formulario describe cómo la organización de gestión de proyectos evoluciona, a partir de las teorías clásicas de la gestión.

Las organizaciones se reestructuran continuamente, para satisfacer las exigencias impuestas por el medio ambiente. La reestructuración puede cambiar los roles de los individuos en la organización formal e informal. Muchos investigadores creen que la mayor utilidad de los conductistas radica en su capacidad para ayudar a la organización informal a adaptarse a los cambios y resolver los conflictos resultantes. Por desgracia, los conductistas no pueden ser totalmente efectivos, a menos que tengan entrada en la organización formal también. Cualquiera que sea el metodo de organización finalmente seleccionada, de cualquier forma los canales formales deben ser desarrollados, de manera que cada individuo tenga una descripción clara de la autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas, necesarios para el trabajo por hacer. En la discusión de las estructuras organizativas, se utilizarán las siguientes definiciones:

• La autoridad es el poder otorgado a las personas (posibilidad por su posición) para que puedan tomar las decisiones finales.

• La responsabilidad es sobre las obligaciones que asumen las personas, en sus roles en la organización formal, con el fin de llevar a cabo con eficacia las tareas.

• La responsabilidad es tener que responder por la finalización satisfactoria de una tarea específica. 

Figura 3.1. Rendición de Cuentas 

Incluso con estas divisiones, claramente definibles, de responsabilidad, autoridad y rendición de cuentas, el establecimiento de buenas relaciones entre el proyecto y los gerentes funcionales puede tomar mucho tiempo, especialmente durante la conversión de una organización tradicional a una forma actual de organización de proyectos. Aca la confianza es la clave del éxito aquí. La progresión normal del crecimiento de la confianza es la siguiente:

• Aunque exista un problema en el proyecto, los gerentes funcionales niegan su existencia.

• Cuando el problema finalmente sale a la superficie, cada gestor pasa la culpa al otro.

• A medida que se desarrolla la confianza, los directivos admiten fácilmente su responsabilidad de los problemas.

• El proyecto y los gerentes funcionales se encuentran cara a cara para resolver el problema.

• El proyecto y los gerentes funcionales comienzan a anticipar, formal e informalmente, los problemas.