Transcripción

Al establecer un objetivo, es importante tener en cuenta que estamos demarcando nuestro futuro como organización. Por lo tanto, todos nuestros esfuerzos van dirigidos hacia este punto y es por ello que debemos estar seguros de lo que queremos, así como de lo que se puede lograr. El objetivo debe representar un reto, que a la vez sea alcanzable en su totalidad. Veamos algunos métodos para establecer objetivos.

Como mencionamos anteriormente, los objetivos proporcionan claridad ante todas las decisiones y acciones de la gerencia. Además, forman criterios para medir el cumplimiento de logros y alcances. Los objetivos se pueden establecer, ya sea a través del proceso tradicional o por medio de la administración por objetivos.

4.1. Establecimiento tradicional de objetivos

Se trata de una manera descendente de establecer los objetivos. Consiste en que los gerentes de alto nivel establecen los objetivos y luego estos fluyen hacia los niveles inferiores. Esta manera de establecer objetivos supone que los gerentes de alto nivel saben qué es lo mejor para la organización, ya que tienen una visión general de la compañía. 

No obstante, existe un inconveniente con este método, ya que, si los gerentes que establecen los objetivos no son lo suficientemente concisos y claros,  el subgerente puede malinterpretar o perder la claridad, al recibir la información, lo cual afecta al coordinador de área, quien a su vez afecta la comunicación con los empleados regulares.  

4.2. Administración por objetivos (APO)

Es un proceso de establecimiento de acuerdos mutuos, con respecto a los objetivos y su uso, en la evaluación del desempeño de los empleados. La APO posee 4 elementos bien definidos:  especificidad de objetivos, toma de decisiones por participación, un periodo de tiempo explícito y una retroalimentación sobre el desempeño. El atractivo de esta técnica es que los empleados se enfocan en trabajar, para así lograr que se cumplan los objetivos que ellos ayudaron a establecer.

4.3. Pasos para la administración por objetivos

Cuando se formulan los objetivos generales y estrategias de la organización:

a. Los objetivos principales se asignan a cada departamento.

b. Los gerentes de cada departamento establecen objetivos específicos para sus unidades, en colaboración con sus propios gerentes.

c. Los objetivos específicos se definen en colaboración con todos los miembros del departamento.

d. Los gerentes y colaboradores de cada departamento establecen planes de acción o estrategias que definen cómo se logrará su objetivo.

e. Se implementan los planes de acción.

f. El progreso hacia los objetivos se revisa periódicamente y se da retroalimentación.

g. Se refuerza el logro exitoso de los objetivos, mediante recompensas basadas en el desempeño.

4.4. Características de los objetivos bien escritos

Los objetivos deben escribirse de forma tal, que todos los miembros de la organización los comprendan y asimilen fácilmente. Existen algunos lineamientos, cuando de objetivos se trata. Estos deben:

• Estar escritos en términos de resultados, en lugar de acciones

• Ser mesurables y cuantificables

• Ser claros con respecto al periodo de tiempo 

• Presentar desafíos alcanzables

• Deben estar por escrito

• Deben ser comunicados a todos los miembros de la organización.

Es importante destacar que los objetivos deben responder a las siguientes preguntas: ¿Qué?, ¿Cuándo? y ¿Cómo? 

4.5. Pasos para establecer objetivos

Los gerentes deben seguir cinco pasos, cuando se desee establecer los objetivos:

a. Revisar la misión y la visión de la organización 

Una misión es una declaración amplia, la cual proporciona una idea general del fin o propósito fundamental de la organización. La visión es hacia dónde se dirige la organización, por lo que, al plantear los objetivos, se debe conocer muy bien esta información, con el fin de unificar sus esfuerzos con los de la organización.

b. Evaluar los recursos disponibles 

Los objetivos deben representar un desafío, pero al mismo tiempo se debe estar seguro de que se pueden lograr. En otras palabras, se busca que sean objetivos realistas, según el estado de la organización. Además, se debe estar seguro de contar con los recursos necesarios para poder lograrlos.

c. Determinar los objetivos individualmente 

Los objetivos reflejan resultados deseados, por lo que deben ser congruentes con la misión y visión de la empresa en cada departamento. Por ejemplo, los objetivos del departamento de mercadeo deben enfocarse en la misión y en la visión, al igual que pasa con los departamentos de producción, contabilidad, finanzas, entre otros. 

d. Los objetivos deben escribirse y comunicarse a todos los colaboradores 

Describir de forma clara y concisa el objetivo obliga a las personas a enfocar sus esfuerzos individuales y grupales hacia este.

e. Revisar los resultados y ver si los objetivos se están cumpliendo 

Los objetivos pueden variar, si no se están cumpliendo. Lo anterior se da solo cuando el esfuerzo de la organización no refleja el resultado esperado. Ante esto, cabe la posibilidad de replantearlos. 

4.6. Desarrollo de Planes 

El desarrollo de planes está influenciado por tres factores de contingencia, los cuales son: 

a. Nivel organizacional

Depende directamente del nivel jerárquico, en la organización.  Para una mejor comprensión, dividiremos la organización en tres niveles. En el primer nivel, se ubican los ejecutivos del rango más alto. Por debajo de estos, están los gerentes de nivel medio, y de últimos, los gerentes de primer nivel. En el nivel más alto, la planeación será más estratégica y menos operacional. Conforme baja el nivel jerárquico, va aumentando la planeación operacional y la planeación estratégica disminuye.

b. Grado de incertidumbre ambiental  

Se le llama ambiente a lo que rodea la organización. En este caso, cuando no se tiene certeza de cómo se comportará el entorno de la organización, el gerente debe establecer un plan específico pero flexible. Se debe estar preparado para realizar algún cambio, en caso de ser necesario. El abandono de los planes, en algunas ocasiones, también se debe tomar en cuenta, si el ambiente de la organización no facilita la realización de estos.

c. Compromiso  

Se entiende por compromiso a la relación del plan con el marco de tiempo en que se desarrolla. Los planes deben realizarse en un plazo de tiempo definido. Asimismo, se debe conocer las implicaciones que estos conllevan. Un ejemplo claro se da al expandir una nueva sucursal, cuyo propósito es ampliar la cartera de clientes. Al expandir un negocio, se debe tomar en cuenta los gastos que se van a generar y el periodo de recuperación de la inversión, ya que el compromiso que se adquiere, al expandir el negocio, no es a un corto ni a mediano plazo.