¿Cómo
podemos reducir los problemas de los eventos antes de su aparición y generar
posibles soluciones?
¿Cuáles
son los métodos de evaluación cuantitativos y cualitativos?
¿Qué son
los diagramas de espina de pescado y pez hueso, cómo se aplican y cuáles son
sus beneficios?
Métodos de evaluación cuantitativos y cualitativos
Algunos de los métodos de
evaluación cuantitativos y cualitativos de eventos son las encuestas de número
de asistentes, la cantidad de dinero recibido, los registros informáticos y las
encuestas telefónicas, cada una de ellas proporciona datos cuantitativos
precisos. Por otro lado, las entrevistas cara a cara y las preguntas abiertas
sobre una encuesta bien diseñada proporcionan información detallada sobre las
actitudes y sentimientos de los asistentes al evento, mejor conocidos datos
cualitativos. De hecho, es útil aplicarlas a no asistentes al evento para
conocer las razones de su no aparición.
En cualquiera de los métodos es
posible encontrar un patrón de respuestas que proporcionan pistas para futuros
eventos o justifican el desarrollo de una investigación y evaluación más
exhaustiva del evento. Para ello, se deben consultar otras fuentes con el
objetivo de diseñar cuestionarios útiles ya que se necesita tiempo y
experiencia para completarlos y obtener la información necesaria.
La información recopilada no
debe ser sólo el resultado de algunos de los problemas, sino también las causas
subyacentes del problema, por ejemplo, si en el evento hubo largas colas en la
entrada para adquirir algún servicio, para la entrada a los baños, entre otros;
se debió a la falta de personal, a un diseño y estructuración deficiente del
evento, a falta de recursos o a una demanda más alta de la prevista.
Un método que se puede
utilizar para resolver problemas derivados de un evento es un diagrama, también
conocido como un diagrama de espina de pescado debido a su forma. La idea es
identificar un problema a la vez y luego dibujar el diagrama de espina de
pescado en una hoja de papel.
El diagrama de espina de
pescado proporciona una buena oportunidad para la discusión en grupo y la
lluvia de ideas. Igualmente para la adaptación de un procedimiento para
eventos, los siguientes pasos se utilizan para construir un diagrama de espina
de pescado:
- Indicar el problema en
la casilla de efectos.
- Identificar las
principales categorÃas que causaron o tienen la solución al problema.
- Utilizar la búsqueda
sistemática de hechos y la información del proceso de evaluación para generar posibles
causas y soluciones.
- Registrar los
comentarios generados y agregarlos al diagrama como aletas adicionales a la espina
principal de pescado.
Las causas más comunes de los problemas
en los eventos son las personas, el equipo utilizado, el método para dar uso a los
recursos proporcionados, las finanzas disponibles y la falta de comunicación, sin
embargo, la discusión entre los grupos establecerá si existen otros problemas
no comunes; por ejemplo, imaginemos un concierto que se celebra en una iglesia durante
una noche de noviembre en el Reino Unido. Todo el equipo llegó, los ensayos y
horarios ya se planearon. Un tutorial final revela que los inodoros portátiles
para el uso del público no tienen luces interiores.
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Diagrama de espina de pescado
El diagrama de Ishikawa trata
del problema antes mencionado, un concepto interesante es el del diagrama del
pez hueso. Aquà el problema comienza a la izquierda de la espina de pescado y
conduce a múltiples consecuencias a la derecha, el diseño amplifica los puntos
señalados en el diagrama de la espina de pescado ya que es una forma de mostrar
una cadena de causa y efecto en curso. El diagrama de los peces óseos identifica
los problemas antes de equivocarse en algún aspecto del evento.
Gran parte de las actividades dentro
de un evento son interdependientes y cuando una cosa sale mal puede haber muchas
otras consecuencias como resultado, por ejemplo, dicho concepto se podrÃa
utilizar para un importante festival de vinos que se celebra durante la temporada
turÃstica de verano en Italia. Se podrÃa prever que, tras los medios de
comunicación que se centran en el evento, puede que asista una mayor cantidad de
personas que en años anteriores. Al
utilizar el diagrama de pez hueso y seguir las discusiones detalladas, se pueden
identificar las posibles consecuencias de problemas y los costes adicionales
incurridos.
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Diagrama de Ishikawa o pez hueso
Conclusión
Un productor de eventos debe tener
la capacidad de identificar los problemas de un evento y clasificarlos en orden
de gravedad. Con esta lista de prioridades es posible afrontar los problemas,
aumentar el éxito del evento y disminuir la frecuencia en que se presentan. De
esta manera puede garantizar a todos los stakeholders, que el evento se llevará
a cabo de acuerdo a lo previsto en la gestión de planificación inicial, a fin
de producir eventos musicales en vivo de calidad.
