¿Qué son
los datos de retroalimentación de un evento y cómo los conseguimos?
¿De qué
manera de mide el rendimiento de un evento?
¿Cuál es
la importancia de la recopilación de datos de retroalimentación?
Medición del rendimiento con respecto a la especificación
El aspecto crucial en dicha etapa
del ciclo de control es conocer lo que significa la retroalimentación, cómo
medir el rendimiento y comparar los resultados para ser capaz de reconocer las
desviaciones. En diversos casos hay proveedores que proporcionan personal y
otros recursos en un evento, pueden tener sus propias políticas para determinar
si el éxito se ha logrado o no, sin embargo, el interés del productor de eventos
es asegurarse que el evento siguió adelante según lo planeado y la expectativa
de los clientes.
Corrección de la desviación de la especificación
Una vez que los tres primeros
pasos del ciclo de control están en su lugar; entonces, independientemente si este
es un festival al aire libre, una cena anual, un evento de recaudación de
fondos, un lanzamiento de productos o un evento de teambuilding, los resultados comparan con el plan o estándar y con
los objetivos SMART. Cuando sea necesario, deben corregirse para eliminar las divergencias.
Idealmente, el nivel en el que
se hace será lo más bajo posible. Si una acción de correctivo debe ser reportada
a través de los cinco niveles de gestión, antes de que se tomen medidas, se
pierde tiempo y los errores a menudo se agravan. Si un cliente está a la espera
que se tome una decisión la satisfacción del cliente disminuirá a un ritmo
rápido. Si un miembro del personal se enfrenta a un cliente, dicho miembro del
personal debe conocer los límites dentro de los que se toman decisiones. La
capacidad y el conocimiento de un miembro del personal se tendrá en cuenta cuándo
se dan límites de autoridad. Algunos empleados darán la bienvenida y tendrán flexibilidad
de acción, mientras que otros tendrán miedo de tomar decisiones.
Cuando se encuentre que las
desviaciones a la norma requerida están consistentemente por encima o por
debajo del nivel de rendimiento establecido, se comprobarán a continuación las
condiciones originales. Si el nivel alcanzado está por encima del estándar
establecido será que las condiciones cambiaron, existen nuevos proveedores, la tecnología
o un proceso mejoró, o los trabajadores encontraron mejores maneras de prestar
el servicio. Si el nivel de rendimiento cayó por debajo de la norma, es
importante que se tomen medidas para determinar qué ocurre y las acciones a
emprender para revertir dichas situaciones.
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Corrección de desviación en la planificación de un show musical
Mediciones de rentabilidad
Todos reconocemos que, si
alguna empresa desea permanecer en el negocio, tiene que generar suficiente utilidad
financiera para atender sus deudas, hacer un retorno de inversión a los
propietarios e invertir en nuevos recursos para crecimiento futuro. Para las
organizaciones sin fines de lucro, la eficiencia se demostrará y la gestión
financiera tiene que ser responsable de los fondos y activos que se proporcionarán;
la mayoría de la gente vería que, registrar, reportar la rentabilidad o ser responsable
de los fondos utilizados es responsabilidad de los contadores, sin embargo, los
productores de eventos deben conocer cómo se compilan las cifras y además deben
ser capaces de leer los informes contables.
Actualmente, el mejor método
para medir el desempeño financiero de una organización son los informes de
contabilidad. Para que los contadores hagan su trabajo, la información será
requerida de parte del brazo operativo del negocio. Si se proporciona
información, entonces es útil intentar y utilizar esa información para mejorar
la eficiencia de la organización.
El enfoque de cuadro de mandos equilibrado
El cuadro de mandos
equilibrado reconoce que la evaluación de una organización debe ser vista desde
las perspectivas de diferentes participantes. Los stakeholders que se utilizan normalmente son los clientes,
empleados, accionistas y la comunidad. Otros enfoques utilizan la perspectiva
de las finanzas, de los empleados y una perspectiva de innovación y aprendizaje.
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Cuadro de mandos en los Stakeholders
Los cuadros de mando combinan
un enfoque cuantitativo y cualitativo al reconocer al mismo tiempo las
expectativas de los diferentes stakeholders.
Sin un cuadro de mandos, no es posible ver si mejoró. La ventaja del cuadro de
mandos es que reúne un desempeño general de la organización en un solo informe,
una ventaja adicional es que no sólo mide las actividades y el éxito de una perspectiva,
sino que también permite la participación y las consideraciones de nuestros
clientes, del personal, y las oportunidades para la creatividad que se deben
tener en cuenta.
Es importante vincular los
cuadros de mando no sólo a un enfoque a corto plazo sino también a una visión a
largo plazo pues, por ejemplo, la innovación y el aprendizaje son fundamentales
para el éxito. El éxito principal de una organización, desde la perspectiva de
un accionista, depende de la satisfacción del cliente y esto, a su vez, depende
del rendimiento de los empleados.
Dicho enfoque reúne partes
diferentes de la organización y podría ser útil dentro de una empresa de
eventos o para un evento único. También tiene el beneficio de reducir el número
de medidas y centrarse únicamente en las que se consideran esenciales. Es
beneficioso si toda la organización se involucra en crear y acordar sobre las
medidas que formarán parte del cuadro de mandos. De esta manera, se asegura que
cada empleado está plenamente comprometido y de acuerdo con los conceptos a
medir y la manera como será desarrollado.
Conclusión
Existen personas que no se
sienten cómodas con estar capacitadas pues se toma en cuenta cuando se
establecen límites de autoridad. Cada miembro de la organización debe tener
confianza propia y en los demás. La administración debe tener confianza en que
el personal está bien capacitado, es competente y que cada trabajador entiende los
objetivos. El personal tiene debe estar seguro de que tiene la facultad para
tomar medidas con el apoyo de la dirección en situaciones difíciles. De la
misma manera, el productor de eventos debe estar capacitado para medir el
rendimiento y rentabilidad de un evento y estar preparado para tomar decisiones
de corrección inmediatas para alcanzar el éxito en la producción del show musical en vivo.
