¿De qué manera podemos optimizar y potenciar la ejecución
del tiempo del show?
¿Cuáles son las etapas de programación del tiempo para
eventos?
¿Qué técnicas se usan para lograr la programación del
tiempo?
Las etapas de programación
Las etapas de
la programación comprenden el componente del evento: desglose, análisis de
actividad y decisión del orden de finalización y van engranadas entre sí. A continuación,
desglosaremos todas las etapas de la programación a fin de optimizar y
potenciar las prácticas del evento:
185-30_1209_ilu01. Etapas de la programación
Desglose del componente del evento
En la
industria de eventos, el producto es el evento en sí. Es importante desglosarlo
en todos sus componentes, teniendo en cuenta sus aspectos tangibles e
intangibles descritos en los objetivos de la planificación inicial del evento.
Es importante tener objetivos claros y es esencial que el productor del evento
regrese a los objetivos iniciales del evento, a fin de garantizar que los
aspectos intangibles los cuales son los más deseables e importantes, no se
hayan perdido. Esta descomposición del evento no es simplemente eficaz como
medo de identificar los objetivos del cliente, sino que también proporciona un
lenguaje común para el evento.
La
información de desglose del componente del evento puede utilizarse para crear
la gestión de la estructura del evento. Puede ser que varias actividades se
completen con ciertos grupos de personas y otras sean completadas por
especialistas externos.
El desglose
del componente del evento, proporciona al cliente, proveedores, agencias
interesadas, y a los diferentes equipos que trabajan en el evento, una visión
clara del evento en general.
Análisis de actividad
Una vez
definidos los componentes del evento, la siguiente etapa es analizar cada
elemento de trabajo que debe completarse durante la planificación,
implementación y control del evento. Se trata de un proceso de descomposición
mediante el cual se puede dividir un evento complejo en unidades de trabajo más
pequeñas que se pueden gestionar fácilmente, el resultado, es el análisis de su
actividad.
El uso de
este enfoque tiene varios beneficios, estas unidades manejables pueden
asignarse a subcontratistas o equipos de eventos diferentes, dependiendo de su
ámbito de gestión. Estas unidades de actividades separadas también pueden
proporcionar una base para el cálculo del costo. Posteriormente, cada una de
estas agrupaciones puede dividirse en más actividades, y como cada unidad se
expande, se mostrará todo el trabajo a ser completado.
El análisis
de actividad se convierte en la representación de todo el proyecto del evento.
Como tal, el equipo del evento, el cliente, los proveedores, los patrocinadores
y los voluntarios deben entenderlo fácilmente, y da una referencia rápida para
todos los aspectos del evento, además, asegura que nada se olvide o se deje de
hacer.
Decidir el orden para completar las actividades
Esto puede denominarse análisis de ruta crítica. El análisis de ruta
crítica es una planificación y herramienta de programación que puede ayudar a
agilizar todos los procesos a emprender. Examina la relación entre todos los
recursos y las actividades que deben realizarse para entregar el evento. Todas
estas actividades ahora deben organizarse en orden cronológico u horario para
programar cada actividad. La programación resultante es una red de tareas
interconectadas y la ruta crítica en la red es la secuencia más corta posible
de actividades necesarias para obtener la ejecución del evento.
Cuando todas las actividades estén vinculadas, se puede trazar una línea
para establecer el tiempo de duración total del evento. Existe hoy día una
variedad de paquetes de software informático que son útiles para analizar el
enorme número de tareas y vínculos esenciales para cualquier evento, como por
ejemplo Microsoft Project. El programa tiene la capacidad de mostrar un mínimo
de tres estimaciones de tiempo para cada actividad. También, mostrará la hora
de inicio más temprana, la última hora de inicio y la hora de inicio más
probable.
Asimismo, calculará varios caminos críticos y preverá las impresiones,
sobre la base de una excepción, de una lista de actividades que se están
quedando rezagadas en la programación, lo que permite al productor o administrador
del evento tomar medidas para corregir la situación. Esta corrección puede incluir
agregar recursos adicionales o retrasar una actividad y transferir recursos a
otra actividad.
Planificación
de red – El método de la ruta crítica
El método de ruta crítica o del camino crítico, es un algoritmo utilizado
para el cálculo de tiempos y plazos en la planificación de proyectos. En la
administración y gestión de proyectos de eventos, una ruta crítica es la
secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor
duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en que es posible completar
el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto
entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la hora de
término planeada en el proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica.
Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas. Una ruta paralela
adicional a través de la red con la duración total cercana a la de la ruta
crítica, aunque necesariamente menor, se llama ruta sub-crítica.
185-30_1209_ilu02. Etapas de programación del tiempo - El método de la
ruta crítica
