¿Cuáles son los diferentes métodos de previsión para establecer la demanda del show?

¿Cuál es la importancia de la previsión y de establecer la demanda en los eventos?

La previsión – Su importancia y aplicación

La previsión es un elemento esencial dentro del modelo de administración de operaciones de eventos y debe ser involucrada en la gestión desde la etapa de planificación. Las previsiones que se realizan son utilizadas por varias funciones dentro de una organización, por ejemplo, el área de marketing: pronósticos de las ventas y el número de personas que asistirán al show, los contadores previenen los ingresos y gastos previstos para crear el presupuesto, y el departamento de compras pronostica la cantidad de bienes a comprar.

Las previsiones son necesarias para casi todas las decisiones de gestión. Todas las decisiones se hacen efectivas en algún momento en el futuro, por lo que deben basarse en circunstancias diferentes a las actuales y como serán cuando las decisiones entren en vigor. Es difícil que las previsiones sean totalmente precisas porque, aunque las tendencias esperadas se pueden factorizar en los cálculos, la información básica utilizada se extrae de lo que ha sucedido en el pasado.

Teniendo en cuenta el pasado, los números por sí solos no son suficientes, ya que los números serán simplemente un reflejo de una variedad de circunstancias que influyeron o determinaron el resultado la última vez. Establecer las circunstancias o eventos que dieron forma a la demanda pasada no siempre será fácil, ya que no puede haber garantía

que todas las circunstancias del pasado serán recordadas o que ocurrirán exactamente de la misma manera en el futuro.

El peligro para los estadísticos e investigadores es concentrarse en los números e ignorar las circunstancias.

La extrapolación de tendencias es la forma más fácil de pronosticar la asistencia del próximo año, sin embargo, muchos factores, como el clima y la competencia, pueden intervenir. Las condiciones prevalecientes de la oferta y la demanda deben tenerse en cuenta.

Algunos tipos de previsión de la demanda, las tendencias estacionales, los niveles de la actividad de la competencia bien podrían ser suficientes para proporcionar un pronóstico. En otros casos, y especialmente en la industria de eventos, la demanda a menudo dependerá de un sinfín de circunstancias y situaciones.

La importancia de establecer la demanda

Estimar el número de personas que asisten a un evento es crucial por varias razones:

• Los pronósticos evitan el hacinamiento imprevisto, que es un problema de salud y seguridad, y de congestión que puede conducir a accidentes, estrés e incluso disturbios
• La incertidumbre sobre los números puede causar cuellos de botella y la formación de colas
• La previsión de los números de asistentes ayuda a determinar el nivel de inversión y da una conciencia de las consecuencias financieras si la estimación es incorrecta. Hay una tendencia a querer planificar para la mayor multitud posible, pero esta estrategia arroja mayores costos y riesgos de una pérdida sustancial si no se cumplen las previsiones
• Se han tomado ciertas decisiones, basadas en la estimación, y es difícil realizarlo en el corto plazo
• El número de asistentes es una consideración importante en la determinación del precio para el evento. El análisis de equilibrio, cuando el precio de admisión es relevante, puede ser utilizado; sin embargo, es posible que el precio tenga una influencia en el número de personas asistentes al evento. El software de hoja de cálculo se puede utilizar para probar las relaciones costo-ingresos en la construcción de gráficos de equilibrio. Estos permiten una evaluación rápida de lo que se puede esperar que suceda cuando se cambia el precio. El punto de equilibrio también es sensible a los cambios en los costos, y la hoja de cálculo puede demostrar las implicaciones en las fluctuaciones mientras que el precio se mantiene constante. Los números previstos afectan muchas partes de la organización, y deben ser lo más preciso posible. Por ejemplo, determinar si se debe proporcionar catering para una asistencia promedio o hasta la capacidad máxima del evento
• Las previsiones determinarán el nivel de capacidad que proporcione en su evento, por ejemplo, en términos de tamaño, personal, equipo y otros recursos. También necesitamos saber cómo llegarán los asistentes,  si vendrán todos a la vez, o durante un período de tiempo. De qué manera llegará más gente al show, cuántos se irán. Se deben hacer esfuerzos para dispersar la asistencia en el tiempo y en el espacio, en lugar de arriesgarse a un desastre por hacinamiento
• Sin una estimación de la demanda futura no es posible planificar eficazmente las situaciones, sólo para reaccionar ante ellas

Los productores de eventos deben darse cuenta de que a menudo en un evento la capacidad no es estática, ya que algunas personas entran y otros salen al mismo tiempo. Las previsiones no deben ser llevadas a cabo por un grupo aislado de especialistas, sino por toda la organización. La previsión es continua y las circunstancias reales pueden actualizar las previsiones originales; consecuentemente, los planes pueden ser modificados y las decisiones revisadas.

Existen tres requisitos para una previsión de la demanda:

• En primer lugar, debe expresarse en términos que sean útiles para la planificación y el control de la capacidad
• Segundo, debe ser lo más preciso posible
• Tercero, da una indicación de incertidumbre relativa

185-30_1208_ilu01. Previsión – Requisitos previsión de demanda

Técnicas de previsión

No hay un único método de previsión que sea el mejor, y los tres que presentamos a continuación aquí cubren la mayoría de las escalas de tiempo:

• La planificación de la capacidad a largo plazo requiere que las previsiones se hagan varios años antes. Esto suele ser importante para eventos grandes y complejos que implican una amplia gama de diferentes grupos de personas tanto como participantes como organizadores, por ejemplo, los Juegos Olímpicos, grandes eventos políticos, eventos anuales complejos como Glastonbury o Rock in Rio
• Las previsiones a corto y mediano plazo se realizan generalmente entre 3 meses y 2 años previos al evento. Este calendario suele deberse a la necesidad de determinar el personal y las necesidades básicas del evento, tales como: el alquiler de locales y equipos, y para establecer los detalles del evento requerido
• Se necesitan previsiones a corto plazo para planificar, ordenar y asignar recursos a una semanal y un día previo al evento. Cuanto más corto sea el plazo, más preciso será el pronóstico

185-30_1208_ilu02. Previsión - Técnicas

En general, las previsiones a largo plazo se refieren a las decisiones estratégicas, es decir, el triángulo de la organización, las previsiones a mediano plazo se refieren a las decisiones, y las previsiones a corto plazo se refieren a las decisiones operativas

Tipos de previsiones

Los tres enfoques para la previsión son cualitativos, cuantitativos y causal. Los tres enfoques están interrelacionados y

deben tenerse en cuenta a la hora de determinar una demanda prevista. La clasificación de métodos no significa que cada uno sólo se puede utilizar de forma aislada. Invariablemente, todos los pronósticos también tendrán un elemento de subjetividad asociado a ellos.