¿Cuáles son los
diferentes métodos de previsión para establecer la demanda del show?
¿Cuál es la importancia
de la previsión y de establecer la demanda en los eventos?
La previsión – Su importancia y aplicación
La previsión es un
elemento esencial dentro del modelo de administración de operaciones de eventos
y debe ser involucrada en la gestión desde la etapa de planificación. Las
previsiones que se realizan son utilizadas por varias funciones dentro de una
organización, por ejemplo, el área de marketing: pronósticos de las ventas y el
número de personas que asistirán al show,
los contadores previenen los ingresos y gastos previstos para crear el
presupuesto, y el departamento de compras pronostica la cantidad de bienes a
comprar.
Las previsiones son
necesarias para casi todas las decisiones de gestión. Todas las decisiones se
hacen efectivas en algún momento en el futuro, por lo que deben basarse en
circunstancias diferentes a las actuales y como serán cuando las decisiones
entren en vigor. Es difÃcil que las previsiones sean totalmente precisas
porque, aunque las tendencias esperadas se pueden factorizar en los cálculos,
la información básica utilizada se extrae de lo que ha sucedido en el pasado.
Teniendo en cuenta el
pasado, los números por sà solos no son suficientes, ya que los números serán
simplemente un reflejo de una variedad de circunstancias que influyeron o
determinaron el resultado la última vez. Establecer las circunstancias o
eventos que dieron forma a la demanda pasada no siempre será fácil, ya que no
puede haber garantÃa
que todas las
circunstancias del pasado serán recordadas o que ocurrirán exactamente de la
misma manera en el futuro.
El peligro para los
estadÃsticos e investigadores es concentrarse en los números e ignorar las circunstancias.
La extrapolación de tendencias
es la forma más fácil de pronosticar la asistencia del próximo año, sin
embargo, muchos factores, como el clima y la competencia, pueden intervenir.
Las condiciones prevalecientes de la oferta y la demanda deben tenerse en
cuenta.
Algunos tipos de
previsión de la demanda, las tendencias estacionales, los niveles de la
actividad de la competencia bien podrÃan ser suficientes para proporcionar un pronóstico.
En otros casos, y especialmente en la industria de eventos, la demanda a menudo
dependerá de un sinfÃn de circunstancias y situaciones.
La importancia de establecer la demanda
Estimar el número de
personas que asisten a un evento es crucial por varias razones:
- Los pronósticos evitan
el hacinamiento imprevisto, que es un problema de salud y seguridad, y de congestión
que puede conducir a accidentes, estrés e incluso disturbios
- La incertidumbre sobre
los números puede causar cuellos de botella y la formación de colas
- La previsión de los
números de asistentes ayuda a determinar el nivel de inversión y da una
conciencia de las consecuencias financieras si la estimación es incorrecta. Hay
una tendencia a querer planificar para la mayor multitud posible, pero esta
estrategia arroja mayores costos y riesgos de una pérdida sustancial si no se
cumplen las previsiones
- Se han tomado ciertas
decisiones, basadas en la estimación, y es difÃcil realizarlo en el corto plazo
- El número de asistentes
es una consideración importante en la determinación del precio para el evento.
El análisis de equilibrio, cuando el precio de admisión es relevante, puede ser
utilizado; sin embargo, es posible que el precio tenga una influencia en el
número de personas asistentes al evento. El software de hoja de cálculo se
puede utilizar para probar las relaciones costo-ingresos en la construcción de
gráficos de equilibrio. Estos permiten una evaluación rápida de lo que se puede
esperar que suceda cuando se cambia el precio. El punto de equilibrio también
es sensible a los cambios en los costos, y la hoja de cálculo puede demostrar
las implicaciones en las fluctuaciones mientras que el precio se mantiene
constante. Los números previstos afectan muchas partes de la organización, y
deben ser lo más preciso posible. Por ejemplo, determinar si se debe
proporcionar catering para una asistencia promedio o hasta la capacidad máxima
del evento
- Las previsiones
determinarán el nivel de capacidad que proporcione en su evento, por ejemplo, en
términos de tamaño, personal, equipo y otros recursos. También necesitamos saber
cómo llegarán los asistentes, si vendrán
todos a la vez, o durante un perÃodo de tiempo. De qué manera llegará más gente
al show, cuántos se irán. Se deben hacer esfuerzos para dispersar la asistencia
en el tiempo y en el espacio, en lugar de arriesgarse a un desastre por
hacinamiento
- Sin una estimación de
la demanda futura no es posible planificar eficazmente las situaciones, sólo
para reaccionar ante ellas
Los productores de
eventos deben darse cuenta de que a menudo en un evento la capacidad no es
estática, ya que algunas personas entran y otros salen al mismo tiempo. Las
previsiones no deben ser llevadas a cabo por un grupo aislado de especialistas,
sino por toda la organización. La previsión es continua y las circunstancias
reales pueden actualizar las previsiones originales; consecuentemente, los
planes pueden ser modificados y las decisiones revisadas.
Existen tres requisitos
para una previsión de la demanda:
- En primer lugar, debe
expresarse en términos que sean útiles para la planificación y el control de la
capacidad
- Segundo, debe ser lo
más preciso posible
- Tercero, da una indicación
de incertidumbre relativa
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Previsión – Requisitos previsión de demanda
Técnicas de previsión
No hay un único método
de previsión que sea el mejor, y los tres que presentamos a continuación aquÃ
cubren la mayorÃa de las escalas de tiempo:
- La planificación de la
capacidad a largo plazo requiere que las previsiones se hagan varios años
antes. Esto suele ser importante para eventos grandes y complejos que implican
una amplia gama de diferentes grupos de personas tanto como participantes como organizadores,
por ejemplo, los Juegos OlÃmpicos, grandes eventos polÃticos, eventos anuales
complejos como Glastonbury o Rock in Rio
- Las previsiones a corto
y mediano plazo se realizan generalmente entre 3 meses y 2 años previos al
evento. Este calendario suele deberse a la necesidad de determinar el personal
y las necesidades básicas del evento, tales como: el alquiler de locales y
equipos, y para establecer los detalles del evento requerido
- Se necesitan
previsiones a corto plazo para planificar, ordenar y asignar recursos a una semanal
y un dÃa previo al evento. Cuanto más corto sea el plazo, más preciso será el
pronóstico
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Previsión - Técnicas
En general, las previsiones
a largo plazo se refieren a las decisiones estratégicas, es decir, el triángulo
de la organización, las previsiones a mediano plazo se refieren a las decisiones,
y las previsiones a corto plazo se refieren a las decisiones operativas
Tipos de previsiones
Los tres enfoques para
la previsión son cualitativos, cuantitativos y causal. Los tres enfoques están
interrelacionados y
deben tenerse en cuenta
a la hora de determinar una demanda prevista. La clasificación de métodos no
significa que cada uno sólo se puede utilizar de forma aislada.
Invariablemente, todos los pronósticos también tendrán un elemento de
subjetividad asociado a ellos.
