¿Cuál es la importancia de
generar un checklist para la
producción del evento?
¿En qué momento de la gestión
de planificación del show, debemos
realizar el checklist?
¿Cuáles son las ventajas de
diseñar un checklist en la fase de
ejecución del evento?
Checklist
maestro para la producción de eventos
Fase de ejecución
La fase
comienza,generalmente, 2 días antes del evento y termina después del cierre.
Fase de ejecución - Gestión de riesgos
En la fase de
ejecución y gestión de riesgos es necesario determinar que los seguros, las licencias
y los permisos apropiados ya estén emitidos tanto los proveedores y para la
empresa organizadora del evento. Igualmente, es necesario comprobar dos veces
en el venue del evento que la
señalización de control de multitudes sea apropiada, incluyendo el acceso y la
salida.
Los
procedimientos de emergencia deben estar escritos y sus copias deben distribuirse
a todo el personal de producción. Es importante que el personal de emergencia y
seguridad esté en el lugar preestablecido y porte la ropa de seguridad
adecuada.
Se consultará
con el encargado del venue que todas
las salidas y rutas de evacuación estén despejadas, que las escaleras y los
bordes del escenario estén marcados con cinta de seguridad, las escaleras del
escenario tengan sus pasamanos y barandillas, las cajas eléctricas estén
marcadas con señales de precaución y todo el cableado que cruza las áreas de
tráfico de los pies esté firmemente acolchado y pegado al suelo.
También es
necesario revisar que la iluminación esté en niveles seguros, particularmente
entre bastidores, que los equipos puestos en andamios, por ejemplo, audio,
iluminación, A-V, decoración y otros equipos fueron asegurados adecuadamente. Se
debe verificar que la decoración u otro equipo puesto en andamios o techos del venue no representa ningún tipo de peligro
para los asistentes al show o el personal del evento. Finalmente se determinará
si las rutas para el traslado del personal hacia y desde el escenario, y sus áreas
de desempeño asignadas estén identificadas claramente y sean de fácil de acceso.
Fase de ejecución - Gestión de personal
En esta fase nos
aseguraremos de tener toda la información de contactos de emergencia del
proveedor. Comprobemos qué tan idóneo es el proveedor y nos aseguraremos que el
equipo adecuado esté disponible para el buen desempeño de todos los
proveedores. Igualmente, se supervisará, antes y durante el evento, el horario
y se garantizará la puntualidad de todos los proveedores para la operación de
sus equipos y el desempeño de las tareas asignadas.
Fase de ejecución - Gestión de la
producción
Dos días antes
del evento se llamará a todos los artistas, intérpretes o ejecutantes, y
proveedores para chequear que está todo listo por su parte y están familiarizados
con el horario. También chequearemos de nuevo los nombres de los contactos y
los números de teléfono de los proveedores y artistas es necesario tener estos
datos a la mano el día del evento.
El productor
del evento debe vestirse apropiadamente para el evento con chaqueta, corbata,
traje; vestido o traje de pantalón para mujeres. No se puede olvidar el porte del
carnet de identificación. Es importante tener al alcance los documentos del
evento, especialmente los números de teléfono de contactos. Es importante llegar
al venue temprano pues la decoración,
el audio, las luces y los A-V son lo primero,por lo que es necesario
apersonarnos con tiempo suficiente para comprobar si hay errores y corregirlos.
Inmediatamente
de su llegada al venue, hay que ponerse
en contacto con el cliente y el encargado o gerente del venue para hacerles saber que ya está presente y disponible para cualquier
consulta. Se debe comprobar nuevamente la programación del evento con el
cliente para saber si hay cualquier adición inusual, como discursos o
presentaciones especiales. También es prudente determinar dónde estará el
cliente en caso que se necesite contactarle en un apuro. Es posible que exista
la necesidad de caminar por todo el venue para repasar configuración del evento
varias veces y asegurarnos que toda la decoración, audio, luces, A-V, puesta en
escena y vestuarios, son los planeados desde el inicio.
Si es posible
y el presupuesto lo permite, compra refrescos de manera limitada para el equipo
y los artistas, intérpretes o ejecutantes. También es importante saludar a los
artistas cuando lleguen al venue y mostrarles
sus camerinos, es importante ser amables.
Fase de ejecución - Gestión de contratos
Se debe pagar
a los proveedores e intérpretes con prontitud, preferiblemente después de
culminar el evento. Si el cliente no ha pagado la cuota final, se solicitará el
pago inmediato antes del evento o se determinará y acordará el método de pago
final y el tiempo para realizarlo.
185-30_1010_ilu01. Fase de ejecución del checklist maestro
Fase de seguimiento
Esta fase
comienza inmediatamente después del evento en sí y termina cuando el cliente ha
pagado el total del evento. Al día siguiente del evento, se realizarán las
siguientes tareas:
- Se
llamará a todos los proveedores para comprobar que están contentos con el
resultado del evento o para explicar cualquier problema que se tuvo.
- También
llamaremos a la persona de contacto en el venue
para comprobar que están contentos con el resultado del evento.
- Finalmente
llamemos al cliente para asegurarnos que está satisfecho con el evento y para
verificar que todo lo acordado en el contrato fue cumplido a cabalidad.
- De
igual forma, enviaremos una carta de agradecimiento y un formulario de
evaluación de eventos al cliente una semana luego del evento, donde se incluirá
una factura final si el pago completo no fue realizado el día del evento.
- Es
necesario anotar en nuestra agenda y llamar al cliente 6 meses antes del evento del
próximo año para ofrecer nuevamente los servicios de producción.
- Se
debe realizar un seguimiento religioso de las cuentas por cobrar hasta que sean
pagadas y tratar de mantener menos de 30 días el plazo para el pago.
185-30_1010_ilu02. Fase de seguimiento del checklist maestro
