¿De qué manera impacta las nuevas
tecnologías en la preventa y venta de tickets para shows musicales en vivo?
¿Por qué es importante el uso de
internet en la preventa y venta de tickets y cuáles son las ventajas para el
productor del evento?
¿Cuál es la razón por la cual un
productor de eventos decide abrir nuevas fechas de conciertos?
Preventa
y venta de tickets para el show
Para los fans, el show comienza
cuando, 3 meses antes de la fecha prevista del evento, adquieren un ticket de entrada para uno de los
conciertos de su artista favorito. Para muchos fans, ese boleto es una pieza de colección por el alto valor
sentimental que tiene. El productor de un show
musical en vivo vigilará que el diseño de los tickets de preventa y venta sean de alta calidad, cónsonos con la
calidad del artista y de la producción.
Los tickets
son la imágen tangible de lo que será el evento. Asimismo, los establecimientos
y las páginas web especializadas que
se usarán para la venta, deben guardar relación con la calidad del evento de
manera intrínseca. Toda la planificación e infraestructura serán clave para
promover el show de manera anticipada
a la fecha del evento para lograr una preventa exitosa que ayude a contabilizar
la cantidad de personas asistentes al show.
Dicho proceso
de ventas es clave para el productor del evento, ya que desde la perspectiva
del asistente o fan, la experiencia
de compra, recepción y uso del ticket
es, a menudo, la primera impresión que tendrá del evento y marca el inicio de
su relación con el productor.
A
continuación, veremos algunos aspectos de la importancia en la calidad de los tickets, lo que beneficiará, entre otras
cosas, en la compra anticipada de entradas por parte de los fans:
- La impresión o digitalización del ticket debe ser de alta calidad.
- La venta de tickets
permite controlar el número de asistentes y hacer seguimiento del flujo de
personas durante todo el evento.
- La preventa de tickets
es clave, ya que usualmente es una parte esencial del flujo de efectivo.
- La preventa, a menudo, cubre gastos del venue antes de la fecha del evento.
- La preventa facilita el conocimiento de cuántas personas
asistirán al evento y, por lo tanto, permite al organizador planear, entre
otras cosas, cantidades de alimentos, bebidas y personal a contratar.
Modalidades en la preventa y venta de
tickets
Los avances
de equipos tecnológicos y en páginas web, facilitan cada vez más la compra a
los fans de sus tickets sin moverse
de su casa, continuación veremos algunas de sus ventajas:
- Los tickets se
emiten electrónicamente para garantizar el control y conteo de ventas.
- Los tickets también
vienen impresos con códigos de barras para agilizar el proceso de venta y de
acceso al venue.
- Igualmente, los tickets,
vienen con códigos de respuesta rápida (QR), donde los fans o clientes pueden
acceder a través de internet a su información de compra detallada o a datos y
recursos adicionales de importancia del show
y el artista.
- Los códigos facilitan el acceso al venue ya que permiten ser escaneados por el personal de seguridad
equipados con escáner de mano.
- Desde hace algún tiempo vemos el uso constante del sistema ticketing mobile, basados en tecnología de codificación QR donde los tickets son enviados a los teléfonos inteligentes
de los fans o clientes.
- De igual forma, existe el envío de tickets vía SMS y su costo
se carga a su recibo de teléfono móvil o a una cuenta configurada previamente por
el cliente
- De manera tradicional, los tickets vendidos en taquillas de diversos establecimientos con gran
afluencia de personas.
- Surgieron aplicaciones para teléfonos inteligentes que
permiten la compra de tickets y los
estudiosos creen que se convertirán en la forma principal de venta para futuros
eventos, aunque los operadores de telefonía móvil insisten en obtener de alguna
manera un porcentaje del precio total que tiene el ticket.
185-30_1003_ilu01. Modalidades para la preventa y
venta de tickets
La fase de
preventa de tickets es determinante
para decidir si seguir adelante con la fecha propuesta del evento o posponerla,
incluso ayuda a decidir si abrir nuevas fechas para el concierto. Dependiendo del
evento, la fase de preventa se puede omitir totalmente ya que, si es organizado
por una empresa privada, no hay necesidad de preventa de boletos o encontrar
patrocinadores ya que se establece un monto fijo a cobrar directamente al cliente.
Al establecer la estrategia de precios, el productor contabilizará dos
categorías de costos:
- Los costos fijos: son los que no varían con el volumen
de visitantes, ejemplo: el venue, la iluminación
o la energía eléctrica.
- Los costos variables: son aquellos que varían con el
volumen de visitantes, ejemplo: el costo de vasos, el catering, el personal de seguridad, ente otros.
185-30_1003_ilu02. Dos categorías de costos en la
venta de tickets
Agencias de ventas de tickets
Existen empresas que
prestan servicios de outsourcing,
para la preventa y venta de tickets, dichas empresas generan ventajas operativas,
administrativas y financieras a los productores de shows musicales en vivo. Veamos algunas de sus bondades:
- El uso de estas agencias amplía la distribución y
alcance de la venta de tickets.
- Facilita el proceso de compra con instrumentos
electrónicos ya establecidos por las agencias.
- Acelera el flujo de asistentes para ingresar al venue ya que la misma agencia instala
toda su estructura operativa para dicha tarea.
- El productor puede monitorear la preventa y venta de
tickets en tiempo real.
- El productor tiene acceso a los datos recopilados por
los sistemas automatizados, guían al productor a tomar decisiones en el momento
con respecto a las estrategias de marketing
usadas
- El mecanismo de contratar a una empresa evita
problemas de seguridad por uso de efecto, ya que las compras son anticipadas y
pagadas electrónicamente.
- El uso de las agencias ofrece ventajas financieras
para el productor del evento.
- Otro aspecto importante es que el uso de internet para
la gestión de compras de tickets
brinda velocidad en la compra, facilidad para seleccionar los servicios que
desee y tecnología de avanzada que brinda seguridad y confianza a los fans al momento de realizar su compra
virtual
Conclusión
Actualmente,
la tecnología aporta grandes beneficios operativos, logísticos y financieros a
la preventa y venta de tickets a
través de internet o mediante el uso de aplicaciones especializadas para
teléfonos inteligentes. La preventa de tickets
genera bienestar, seguridad, confianza, expectativa, ahorro de tiempo y dinero
a los asistentes. A su vez, el productor del evento obtiene cifras de cantidad
de personas que asistirán al evento, un dato importante para planificar con certeza
todas aquellas operaciones que pudieran verse afectadas por el volumen de
asistentes, además impacta positivamente en la proyección de las finanzas del
evento. Con determinación y asertividad definirás el proceso de preventa de tickets para impulsar financieramente el
evento que organices y darle solidez a tu carrera como productor de eventos al
pensar en los fans.
